Det här är del två i fallstudien – du läser del 1 här där jag pratar mer om projektet – där vi tittar på en verksamhet som hade goda förutsättningar att lyckas, men som samtidigt snarast kämpade för att överleva.
Här följer en kort resumé av del 1.
Projektets starka sidor
- God kompetens.
- Gott tekniskt stöd vid behov.
- Dialogen med underleverantörer och kunder fungerar mycket bra.
- En begränsad teknisk utmaning – relativt låg risk.
- Duktiga projektledare hade för mig hade hanterat grundläggande projektledarfunktioner, så grundläggande planering, resursplaner och budget fanns. Det gjorde också etablerade arbetssätt med underleverantörer och viss grundläggande mötesstruktur i verksamheten.
Någon sorts sammanfattning av projektet och verksamhetens status var att det gick att förstå vad vi skulle göra och när saker och ting måste vara klart.
Projektets svaga sidor
- Väldigt splittrade ingenjörer.
- Lågt ”commitment” mot sitt egna åtagande.
- Antalet problem vi löste under en vecka var litet. Det som var problem ältades och löstes inte.
- Arbetet med att nå rätt kostnadsnivå var odefinierat.
- Kontakten och förankringen med management var liten, vilket bland annat gjord det svårt att förankra vissa beslut och åtgärder.
- Vissa beroenden var oklart hanterade. Främst gällde det teknikutveckling i andra projekt som skulle samordnas med vår verksamhet. Även inköpssidans arbetsformer relativt projektet var oklara.
- Det var snudd på omöjligt att förstå vad som var klart och vad som återstod att göra.
Vi jonglerade alla uppgifter så gott vi kunde, samtidigt som de blev allt fler.
Min kompetensnivå
Jag hade begränsad erfarenhet som projektledare men god kompetens i att hantera:
- underleverantörer (både i utvecklingsfas och produktion),
- inköpsfrågor och kostnadsaspekter på våra produkterna,
- produktionsstarter av produkter,
- intressenter till projektet i alla dess former (management, leverantörer, …) .
Min kompetens kring arbetsledning och projektledning var mycket begränsad. Jag hade ingen branscherfarenhet eller erfarenhet av att arbeta i så splittrad verksamhet som det här faktiskt var.
Min första insikter
Det gick inte att förstå vad som var klart. Planeringen och visualiseringen vi hade talade om hur vi borde ligga till med en rad aktiviteter och leveranser. Den sa också vad som skulle hända framöver, men främst hos våra kunder. Det var alltså inte vår planering vi tittade på oftast utan vi studerade begränsningsramarna vår verksamhet hade. Inte heller kunde vi se vårt faktiska läge.
Ingen i projektet lovade något och inget blev klart. Vi löste i stället akuta problem, ofta genom lite magi, som gjorde att vi löste det akuta här och nu. Resten gick som i sirap.
Jag bad tidigt flera av ingenjörerna om tidsuppskattningar på några aktiviteter vi arbetade med, men det var svårt att få något bra material.
Någon visste inget alls.
Någon uppskattade jobbet till 10 timmar men behövde två – tre veckors heltidsarbete för att slutföra uppgiften, och ytterligare någon hade inte alls tid att göra några uppskattningar då han inte jobbade med de saker vi pratade om för tillfället.
Mitt bidrag som ledare var att verka för att vi skulle göra klart våra uppgifter i stället för att jonglera med massor av halvfärdiga leveranser. Vi skulle kvalitetssäkra dem, och när det var relevant även få kundgodkännande, för att sedan gå vidare. Jag fick relativt bra respons på det initiativet.
Men det skapade också en del problem.
- Några personer kunde överhuvud taget inte göra klart uppgifterna, antingen för de saknade förmågan eller för att förutsättningarna inte var på plats. Det gjorde att när trycket ökade på att färdigställa arbetsuppgifter så ökade min arbetsbörda dramatiskt. Problemen hamnade hos mig.
- Det berodde i sin tur på att väldigt få jobbade tillsammans och att vi inte hade någon struktur för att lösa problem. Så trots att vi hade en enastående kompetens samlat i verksamheten, och goda kontakter med de som kunde stödja oss i olika frågor, så resulterade det inte i faktisk prestanda.
Arbetsledning
Så här i efterhand kan jag reagera över att verksamheten egentligen aldrig haft någon arbetsledningsfunktion. Den lilla arbetsledning som fanns fungerade ungefär så här:
– Olle, kan du skriva en specifikation på produkt Z så att vi kan gå ut med en upphandling?
– Ja.
Det var allt.
Jag hade inte kompetens för att se det då, och de som jobbade där ville nog inte ens ha en arbetsledare. För nu var ingenjörsarbetet så där härligt svårt och odefinierat samtidigt som det i någon mening var kravfritt. Men det rådde ingen vidare arbetsglädje för det det mesta blev för svårt.
Eftersom vi inte hade någon idé om vad arbetsledning innebär samtidigt som de flesta hade behov av någon form av ramverk så pratade vi varje vecka om vad ”vad som skulle göras” eller ibland bara ”borde göras”.
Vi pratade sällan om vad som gjorts, eller inte gjorts, och aldrig om hur ett framtida moment skulle göras.
Naturligtvis stannade vi aldrig upp och funderade på hur vi som enhet skulle jobba.
En god arbetsledningsfunktion hade stöttat individerna i projektet mer i vardagen och mer faktiskt säkrat att vi höll våra åtaganden. Den hade också stöttat ingenjörerna i att få mer sammanhängande tid för eget arbete och minskat splittringen.
Vad kunde jag gjort mer
Vi hade mycket ritningar, underlag, specifikationer och rapporter som skulle hanteras. Det hade lämpat sig väldigt bra att ha kanban-tavlor för vissa delar i projektet.
Vi hade en visuell planering, men den var främst informativ som jag nämnde tidigare.
I samband med en kanban-tavla hade det varit lämpligt att ha dagliga korta möten för att hålla takt, hantera problem och öka commitment.
Den tekniska ledningen var extremt operativ. Det gjorde i sig att effektiviteten hos ingenjörerna minskade för de fick inte den stöttning de behövde, eller en mottagare och ett avslut av viktiga leverabler och aktiviteter så att de kunde komma till avslut.
Vi gjorde inget för att skapa mer lugn på arbetsplatsen och jag gjorde inget för att frigöra tid för mig och den tekniska ledning som fanns i projekt.
I stället så gjorde vi saker som gjorde att vi fick mer att göra i stället för mindre, som jag nämnde ovan.
Vad kunde jag gjort mer?
