PDSA-cykeln beskriver en arbetsmetod som är vanlig inom ständiga förbättringar. PDSA är en förkortning för Plan-Do-Study-Act. På svenska säger vi Planera-Genomföra-Studera-Agera-cykeln och det är alltså en metod för kontinuerlig förbättring och kvalitetsstyrning. Den används inom olika områden för att systematiskt planera och genomföra förbättringar i processer.
PDSA-cykeln är en vidareutveckling av PDCA-cykeln som ofta används som synonymt begrepp. I stället för study används då istället begreppet check.
Tanken är study ska ”vara lite mer” än check som låter som en ren kontroll. Läs vidare så får du veta mer!
I korthet
- PDSA-cykeln börjar med en noggrann planering som hjälper till att identifiera och sätta upp mål för förbättringar inom en process eller ett system.
- Genom att genomföra och testa åtgärder kan man utvärdera deras effektivitet och anpassa dem för att uppnå önskade resultat för att förbättra processen.
- PDSA-cykeln handlar om att kontinuerligt övervaka och analysera resultaten för att identifiera nya möjligheter till förbättringar och implementera dem för att uppnå en ständig förbättring i prestanda och kvalitet.
- PDSA-cykeln stödjer systematisk och kontinuerlig förbättring genom att vi gör små återkommande förändringar. Det som vi ofta hänvisar till som ständiga förbättringar.
Vad är PDSA-cykeln?
PDSA-cykeln innebär att vi jobbar med förändringar och förbättringar i fyra – Plan, Do, Study och Act översatt till svenska: Planera, Göra, Studera och Agera)faser. Arbetssättet ger oss en metod för att testa och implementera förändringar i en process.
- Planera: Definiera tydliga mål och planera förändringen som ska testas.
- Göra: Genomför förändringen enligt planen och samlar relevant data för att utvärdera resultatet.
- Studera: Analysera data och utvärdera resultatet av förändringen för att avgöra om den har varit framgångsrik.
- Agera: Om förändringen har gett önskat resultat kan den implementeras på en större skala. Annars behöver förändringen justeras och processen börjar om.
När används PDSA-cykeln?
PDSA-cykeln används när det finns behov av att förbättra en process eller lösa ett problem. PDSA-cykeln används när man vill genomföra förändringar inom kvalitetsförbättring och processförbättring på ett systematiskt sätt.
Den kan appliceras inom olika områden, såsom hälso- och sjukvård, utbildning, tillverkning och projektledning.
Så här använder vi PDSA-cykeln
Där jag jobbar, i en kontorsmiljö, så använder vi PDSA-cykeln i vårt förbättringsarbete. Vi planerar ganska noga, för att förstå nyttan med det arbete vi lägger ner. Sedan inför vi den förändring vi tänkt oss och studerar resultatet.
När vi studerat färdig så har vi ofta inget mer implementationsarbete att göra utan vi använder agera-fasen till att se om förbättringen är beständigt. Tycker vi det så tar vi bort förbättringen från vår Kanban-tavla efter en tid. Annars måste vi agera.
Vi backar sällan, jag tror inte vi gjort det någon gång, tillbaka det förbättringsarbete vi gjort.
Det skiljer sig lite från en produktionsmiljö. Här kan en förändring göras i en del av verksamheten, eller kanske i en maskin. Syftet med studie-fasen kan då vara att bilda sig en uppfattning om det är värt att införa förbättringen brett.
Då blir agera-fasen en större införande av det vi lärt oss i göra- och studera-fasen.
Planera
I planeringsfasen identifieras och analyseras det befintliga problemet eller förbättringsområdet. Målen för den förändring vi önskar göras beskrivs och en plan utarbetas för att implementera förändringar.
Här är min erfarenhet att vi kan vara hårda när vi sätter målen. Kan vi inte hitta något mål som är tydligt och väldefinierat, och som ger oss värde, så är det inte förbättringsarbete vi gör.
Då eländesforskar vi bland allt gnäll som finns på en arbetsplats.
Sträva efter SMARTA-mål. Jobba för att inkludera och engagera omgivningen.
Genomföra
Under genomförandefasen implementeras de planerade förändringarna.
Om det är möjligt bör ni dokumentera genomförandet i någon form. Mät nyckeltal, titta på utbildningsinsatser som görs och vilka förändringar som görs i processer och verktyg.
Det är nödvändig för att kunna utvärdera resultaten senare.
Här tillför PDSA-cykeln något som är lätt att missa när vi pratar om förbättringsarbete. Vi utgår nämligen inte från att vi är klara nu!
Studera
I studiefasen undersöks och analyseras resultaten av genomförandet. Data samlas in och utvärderas för att bedöma effektiviteten hos de implementerade förändringarna.
Det är viktigt att identifiera eventuella framgångsfaktorer eller brister för att kunna vidta åtgärder för att förbättra processen ytterligare.
Agera
I agera-fasen används resultaten och slutsatserna från studie-fasen för att vidta åtgärder ytterligare åtgärder. Om förändringarna har varit framgångsrika implementeras de på bredare skala och vid behov justeras eller förbättras de för att uppnå bästa möjliga resultat.
Som jag var inne på så använder vi den här fasen i kontorsmiljö till att se om förändringarna är beständiga eller om vi återgår till gamla sätt att arbeta.
Vanliga frågor
Hur kan PDSA-cykeln användas i organisationsutveckling?
PDSA-cykeln är en cirkulär modell för lärande och är en av de mest använda metoderna inom organisationsutveckling. Den kan användas för att systematiskt och kontinuerligt förbättra en organisation genom att göra små modifieringar istället för radikala förändringar. Cykeln består av fyra steg: Planera, Göra, Studera och Agera.
Vad innebär ”implementerad i göra-fasen” i PDSA-cykeln?
”Implementerad i göra-fasen” i PDSA-cykeln betyder att den plan som skapats i planeringsfasen faktiskt genomförs. Detta innebär att småförändringar testas och data samlas in för att utvärdera deras effektivitet. Genom att implementera planen kan man observera hur de föreslagna lösningarna fungerar i praktiken.
Kan PDSA-cykeln användas för att föreslå en eller flera lösningar?
Ja, PDSA-cykeln kan användas för att föreslå en eller flera lösningar. I planeringsfasen utvärderas en process och det bestäms hur den kan förbättras. Under denna fas är det möjligt att identifiera och föreslå olika lösningar för att uppnå det önskade resultatet. Genom att göra små förändringar blir det enklare att utvärdera deras effektivitet och välja den mest lämpliga lösningen.
Vilka är de fyra olika stegen i PDSA-cykeln?
De fyra olika stegen i PDSA-cykeln är: Planera, Göra, Studera och Agera.
Vad innebär ”justera” i PDSA-cykeln?
”Justera” är en ytterligare fas som ibland används i PDSA-cykeln. Den innebär att man gör justeringar och korrigeringar baserat på resultaten från studiefasen. Om resultaten visar att de genomförda förändringarna inte ledde till förbättringar, kan det vara nödvändigt att justera planen eller implementeringen för att uppnå önskat resultat.
Kan PDSA-cykeln upprepas flera gånger?
Ja, PDSA-cykeln kan upprepas flera gånger beroende på framstegen i utvecklingen. Genom att kontinuerligt tillämpa cykeln kan man fortsätta att förbättra processen och uppnå önskade resultat. Varje repetition av cykeln ger möjlighet att lära sig mer och göra ytterligare förbättringar.
