Vad gör en projektledare?
Det är en fråga som vi kan ställa oss första gången vi ska ta jobb som projektledare. Men den är faktiskt lika naturlig när vi jobbat som projektledare ett tag.
Lite torrt akademiskt kan vi säga att en projektledare driver en tillfällig verksamhet, ett projekt (vi har definierat projekt i ett annat inlägg).
Ett projekt har ett tydligt mål och projektledaren har huvudansvaret för projektets tidplaner, leveranser och ekonomiska ramar.
Projektledarens ansvar är, att som högsta ansvarig, se till att projektets leveranser sker med rätt kvalité, vid rätt tidpunkt, till budgeterad kostnad.
Sedan driver en IT-projektledare sitt projekt enligt standarder, i olika processer, på ett sätt som skiljer sig helt från någon som driver ett projekt inom exempelvis marknadsföring.
Vissa projektledare, exempelvis inom byggbranschen, kan ha långtgående ansvar för personalens säkerhet och hälsa.
Arbetet kan också innebära kontakt med myndigheter av olika slag.
Andra projektledare leder i princip sig själva.
Projektledarens arbetsuppgifter ligger oss varmt om hjärtat här och därför är det här ett långt inlägg. Vi försöker besvara frågan ”vad gör en projektledare” så utförligt det bara går.
Här nedanför ser du vad du kan läsa om här.
Innehåll
Projektledarens arbetsuppgifter
Vad gör en projektledare under en arbetsdag? Det beror på bland annat:
- projektets storlek och organisation,
- verksamhetsområde,
- företagets kultur och organisationsform och på om
- det finns speciella problem eller utmaningar.
Det är vanligt att projektledaren är aktiv i:
- projektets planering,
- riskarbete,
- resurssättning,
- ekonomisk plannering och
- prioriteringsfrågor.
Ofta har också projektledaren det högsta ansvaret för att hantera kunder och underleverantörer när sådan finns i projektet.
Ett av projektledarens viktigaste ansvar är att se till att projektet fungerar så bra det går. Det innebär att projektgruppen, tillsammans med underleverantörer och kunder, ska fungera och prestera för att möta sina mål.
Det måste göras på ett sätt som är hållbart.
Det är också viktigt att projektledare jobbar med sina och projektets relationer. Så att de växer och utvecklas.
Det kräver att projektledaren kan, vill och har förmågan att agera som ledare. Det är just den delen av projektledaransvaret som är en, av två, viktiga intresseområden här på bloggen.
En projektledares personliga egenskaper
I tabellen här ovanför så ser du resultatet från undersökningar av platsannonser för projektledartjänster. Man har undersökt och sammanställt vilken kompetens som var mest efterfrågad i annonserna. Som du ser är det många personliga egenskaper hos projektledaren som ligger med på listan.
En projektledares personliga egenskaper och kraven på en projektledare är väldigt beroende på sammanhanget projektet genomförs i.
Min erfarenhet säger att det oftast är så att en projektledare måste kunna kunna kombinera en känsla för:
- god ordning,
- intresse för att driva verksamhet,
- affärsmässighet och
- respekt för projektets intressenters önskningar.
En bra projektledare ska också ha en vilja och förmåga att göra ett åtagande. I det sammanhanget måste projektledaren naturligt kunna ta plats. Engelsk litteratur nämner ofta begreppen: empowered and accuntability för att försöka fånga några önskvärda egenskaper hos en ledare.
Om du vill läsa mer om listan med önskade personliga egenskaper hos en projektledare så har jag skrivit ett separat inlägg om detta.
Projektledarskapets kunskapsområden (taget från PMP)
För att bli en certifierad projektledare så ska vi kunna hantera de kunskapsområden som hör till projektledarhantverket.
För den som är frågande, och undrar vad gör en projektledare, så går det att hitta ett svar genom att titta på vilka kunskapsområden de olika certifieringsorganisationerna lyfter fram som viktiga.
Här har jag tagit ett exempel från PMP-certifieringen och de kunskapsområden de lyfter fram.
Project Integration Management
Att kunna integrera olika delar i ett projekt – som ibland kanske har intressen som är i konflikt – är en viktig del i lite mer omfattande projekt.
Hur det här bäst görs beror väldigt mycket på sammanhanget och komplexiteten. Erfarenhet och domänkunskap underlättar ofta det här arbetet.
Project Scope Management
Att hålla i omfattningen av sitt projekt är en nyckelfaktor för en projektledare. Kunskapen här handlar mycket om goda metoder för att hantera och kontrollera ändringar.
Arbetet underlättas av att man har en bra tidplan som är förankrad.
Det här är ett område som ofta kopplas samman med ett projekts kommersiella utmaningar och därför kan erfarenhet och auktoritet som ledare vara viktigt.
Project Schedule Management
Plannering och tidplan! Kanske något av det som upptar en projektledares tid allra mest.
Det är bra att ha en bredd i sin förmåga att dela upp och planera ett projekt så teoretiska och praktiska kunskaper går ofta hand i hand när det gäller att göra bra tidplaner.
Ofta används också verktyg för att göra tidplaner. Ett exempel på hur en projektledare kan göra en tidplan är Gantt-schemat. Att använda SMARTA-mål är ytterligare ett exempel hur en projektledare kan använda olika metoder i sin planering.
Större projekt har ibland utpekade planörer som hjälper projektledaren med olika planeringsfrågor.
Project Cost Management
Att kunna uppskatta, styra och följa upp projektets kostnader kan vara en mycket viktig del i ett projekt. Men det kan också vara väldigt enkelt.
Ett internt utvecklingsprojekt, där man bestämt att teamet ska vara 10 personer, behöver exempelvis endast hantera sin planering så följer hela den ekonomiska planeringen ut av sig själv.
Project Quality Management
Ett kunskapsområde som handlar om hur vi som projektledare säkerställer att det vi levererar har rätt kvalité.
Det här är ett område som har olika vikt i olika tillämpningar. Ibland måste arbetet följa regulatoriska standarder, eller så levererar man inom områden med höga kvalitétskrav.
Vi kan som projektledare också få stöd av företagets processer och metoder i det här arbetet.
Min personliga uppfattning är att en projektledare måste intressera sig för ”hur” saker och ting görs. Hur vi når rätt kvalité är ett typiskt exempel på detta.
I mer komplexa projekt och sammahang finns såväl kvalitétsingenjörer, Quality Assurance och Compliance engineering som begrepp och roller för att säkerställa att rätt kvalité nås.
Project Resource Management
En bred rubrik som inkluderar ledarskapsfrågor – som teamutveckling – till bokning av produktcertifieringar och testaktiviteter.
Project Communications Management
En projektledare kommunicerar dagligen. Det gäller att fastslå hur, med vem (stakeholders) och hur ofta.
Project Risk Management
Riskhantering. Ett område som är relativt svårt kan jag tycka. Här har man hjälp av formella kunskaper och metoder, samt erfarenheter från tidigare projekt.
Project Procurement Management
Inköp kan vara en stor del av ett projekts verksamhet. Om verksamheten är omfattande så finns speciella inköpare som en del i projektet.
Projektledarens inblandning kan variera kraftigt beroende på sammanhang och upplägg.
Project Stakeholder Management
Hantering av kontaktytor och intressenter är del av projektledarens arbestuppgifter. Oftast delegeras inte det här jobbet, om det inte är ett väldigt stort projekt.
Vad gör en projektledare – Utmaningar
Det är vanligt att det finns konflikter mellan olika verksamheter i ett företag. Säljsidan vill starta nya kundprojekt; utvecklingssidan vill göra klart pågående projekt och ekonomiavdelningen vill säkra betalningar och god ekonomi.
Ett projekt kommer inte undan den verkligheten. Därför måste en projektledare vara beredd på att hamna i situationer där projektet , och projektledaren, hamnar i konflikt med personer eller konkurrerande åtaganden i företaget.
Det är också vanligt att det finns spänningar i relationen till kunder och leverantörer.
En projektledare möter också många människor. Det är människor som kan vara arga, ledsna, trötta, omotiverade eller splittrade på tusen och en ting i företaget.
Om man gör en rollbeskrivning för en projektledare, man kan exempelvis titta vilka dokument en projektledare är ansvarig för, så skulle den arbetsbeskrivningen inte fånga så mycket av en typisk projektledares vardag.
Skälet till det är att en projektledare vanligtvis jobbar med projektets utmaningar. Det är svårt att beskriva det i en rollbeskrivning. Men det är egentligen inte ett problem. Det är det som gör projektledaryrket fantastiskt intressant!
Vad gör en projektledare – Glädjen i att leda
Det som är utmaningar för en projektledare kan också vara det som gör jobbet väldigt intressant. Att jobba med andra, lösa problem och möta människor är intressant.
Att få företräda projekt som fungerar, som levererar och som överträffar förväntningarna hos omgivningen, och kanske projektet själv, är fantastiskt belönande.
Jag tycker att projektledarens ansvar är att sträva efter en organisation som fungerar och presterar över tid.
Få personer säger säkert emot, men det är sällan något som står i rollbeskrivning för en projektledare.
Det är inte heller lätt att förstå förrän man sett och upplevt ett projekt som verkligen fungerar.
Vi pratar om projekt och tittar på vad företagen förväntar sig av sina projektledare här i texten ovanför.
Men trots alla teorier och analyser så varierar vardagen för en projektledare våldsamt beroende på hur det företag man jobbar i bedriver sin verksamhet och hur företagskulturen är.
Många projektledare arbetar i matrisorganisationer som kan fungera på flera olika vis beroende på hur uttalad projektledarrrollen är i organisationen.
Du kan läsa mer om hur matrisorganisationer och projekt fungerar och samverkar genom att följa länken.
Det finns många typer av projektledare
Vad gör en junior projektledare?
Vad gör en junior projektledare som inte en senior gör? Svår fråga, oftast så skiljer sig inte rutinerna och arbetsbeskrivningen så mycket åt.
Juniora projektledare hanterar ofta något mindre projekt och är kanske inte så utsatta för elaka kunder eller höga kvalitetskrav.
Ett sätt att minska arbetsbördan och ansvaret för en projektledare är att lyfta bort ekonomidelen av projektet och låta någon annan, exempelvis en linjechef, hantera detta.
Juniora projektledare brukar oftast inte få ansvar för tidiga faser av projektet då rutiner och grundläggande beslut fattas.
En utmärkt start för en junior projektledare att börja sin karriär är som biträdande projektledare.
Vad gör en biträdande projektledare?
En biträdande projektledare är inget annat än en förlängning av projektledaren.
Det är helt upp till projektledaren och den biträdande projektledaren att jobba fram en arbetsfördelning och rollbeskrivning för den biträdande projektledaren.
Den kanske vanligaste arbetsfördelningen mellan den ordinarie och den biträdande projektledaren är att den biträdande blir mer administrativ och den ordinarie mer operativ, eller tvärtom.
Jag tycker att projektledarfunktionen ofta är underdimensionerad i mindre och medelstora projekt. Att ha två projektledare, en ordinarie och en biträdande, är ett sätt att ändra det.
Vad gör en tekniska projektledare?
Termen teknisk projektledare används olika. Inom vissa tekniktunga organisationer så är en teknisk projektledare någon som arbetar närmre tekniken och därför sannolikt slipper vissa administrativa uppgifter.
I stället får personen hantera mer tekniska frågor.
I processtunga utvecklingsmiljöer, så som medtech och flygbranschen, så kan också en teknisk projektledare ta stort ansvar för att rutiner och processer följs.
Om vi arbetar på ett företag med många olika typer av projektledare, inom exempelvis marknadsföring, HR, produktion och teknikutveckling, så betyder begreppet teknisk projektledare ofta att personen arbetar inom ett visst område.
Troligtvis på utvecklingsavdelningen.
Vad gör en Agil projektledare?
Det agila ramverket gör att det finns lite nya roller att förhålla sig till, exempelvis scrum mastern. Men rent praktiskt så förändras själva projektledarrollen väldigt lite.
En agil projektledare gör samma saker som en traditionell projektledare. Ansvarar för tid, teknik och ekonomi. Men verktygen, rollerna och tillvägagångssättet är annorlunda.
Det finns många olika typer av projekt
Ett mjukvaruprojekt, som har alla kompetenser som behövs på plats, kan ofta lösa enklare problem snabbt. I ett projekt där mekanik behöver tillverkas, kanske hos en underleverantör i ett annat land, har alltid ledtider även om problemen är ganska enkla.
Det här påverkar naturligtvis projektledarens arbetsdag.
Att leda projekt som hela tiden skapar, levererar och hamnar i nya utmaningar kräver ofta att projektledaren har en arbetsledande roll.
I projekt som handlar om verksamhetsutveckling så kan projektledaren bli förändringens viktigaste missionär. Här är projektledaren den som kanske förstår helheten bäst.
Det ställer andra krav på projektledaren än vad ett utvecklingsprojekt gör.
En speciell typ av projekt är de jag skulle kalla integrationsprojekt.
Det är projekt som är vanliga inom exempelvis offentlig upphandling samt bil- och flygindustrin.
Det handlar ofta om omfattande verksamhet men som till största delen sker hos underleverantörer. Huvudprojektet – det som blir integrationsprojektet – ägnar sig då främst åt upphandling, uppföljning och koordinering av underleverantörer.
Integrationsprojekten är ansvariga för att leveranserna som görs provas, godkänns och integreras i en verksamhet eller produkt. Projektledarens jobb i den här typen av projekt handlar ofta om:
- avtal,
- avtalsförhandlingar,
- milstolpebetalningar,
- projektavslut,
- risk- och
- ändringshantering.
I den här typen av projekt är det bra om projektledaren har sådan personliga egenskaper att personen kan bygga en viss auktoritet och beslutsförmåga i sin roll.
Hoppas ni fått några svar på frågan vad gör en projektledare.
Projektledarbloggens syn på projektledarens roll
Att vara projektledare kan vara det roligaste arbete som finns, men det är också utmanande. Undersökningar på svenska universitet visar att projektledaren omsätts mycket snabbare än övriga projektmedlemmar på många företag.
Sällan kan projektledarens chef faktiskt ge en projektledare en arbetsbeskrivning eller kommunicera vilka förväntningar som finns och i det coacha sina ledare till att bli bättre.
Senare års trend med agila metoder skapar nya roller och behov samtidigt som den aktive och ledande chefen återkommit i många organisationer.
Det gör att projektledarrollen kan få konkurens och att det blir trångt i ledarskapet.
Det finns exempel på där organisationer försökt skapa starka linjeorganisationer, starka projekt och införa agila arbetssätt samtidigt.
Det gör att behovet av stöd; kontinuerlig kompetensutveckling och coachning av projektledare i själva hantverket ökat på senare år. Frågan ”Vad gör en projektledare” är då lika relevant för de som jobbat som projektledare länge, som det är för den som börjar sitt första projektledarjobb.
Det är i det sammanhanget Projektledarbloggen skapades. Du kan läsa mer om den här bloggens syn på projektledaren här.
Vanliga frågor
Vad gör en projektledare?
En projektledares uppgift är att säkerställa att projektets leveranser sker med rätt kvalité, vid rätt tidpunkt, till budgeterad kostnad. Många projektledare är dessutom arbetsledare i den verksamhet man leder, det vill säga sitt projekt. Beroende på storlek och typ av projekt kan också projektledaren ansvara för viktiga delar i projektet såsom kontrakt, avtal, underleverantörskontakter och förhandlingsledning.
En projektledare ser till att det finns rätt resurser i form av personal, utrustning och pengar för de olika projektfaserna.
Vad gör en teknisk projektledare?
Mindre administration och mer tekniskt arbete är nog tanken. Vissa företag använder också ett begrepp som design leader för samma roll. En teknisk projektledare har som primärt mål att säkra att tekniken eller produkten blir bra. Men kan också hålla i exempelvis kalkyler och metodbeskrivningar. Tekniska projektledare hjälper ofta kunderna i tekniska frågeställningar för att säkra rätt underlag och rätt beslut i tekniska frågor.
Finns det en rollbeskrivning för projektledarrollen?
Nej, åtminstone inte direkt och konkret. Det finns olika certifieringsstandarder som försöker fånga projektledarens kompetensområden. Ett exempel på en sådan standard är IPMA. Men vad som är den faktiska rollen är väldigt situationsberoende. Sedan kan vi konstatera att det finns vissa typer av projektledarbeteenden som är mer gynnsamma än andra. Men rollen formas av kunder, chefer och alla de som arbetar i projektet.
