Vad gör en projektledare och vad är arbetsbeskrivningen för en projektledare?
Det är en fråga som vi kan ställa oss första gången vi ska ta jobb som projektledare. Men den är faktiskt lika naturlig när vi jobbat som projektledare ett tag.
Det beror inte minst på att en projektledare ofta är väldigt operativ, personen lever med projektets vardag, samtidigt som rollen kräver en viss förmåga att tänka långsiktigt och strategiskt för att säkerställa att mer än det som händer just nu hanteras.
I det här inlägget går vi igenom vad en projektledare jobbar med, vilka ansvarsområden en projektledare kan förväntas ha, diskuterar lite olika typer av projektledarroller samt tittar på hur projektledarens ansvar kan utvecklas från över tid då projektledaren går från att vara junior till mer senior.
Vad gör en projektledare? – Det korta svaret
En projektledare ansvarar för att planera, organisera och leda genomförandet av ett projekt från start till slut. Projektledaren säkerställer att projektet uppfyller målen och levereras inom sina tidsramar och budget till rätt kvalité. Under projektets gång fyller projektledaren en central roll när det kommer till att hantera intressenter, risker och förändringar.
Större projekt delas ofta upp i mindre delar och då pratar vi om huvudprojektledare och delprojektledare.
Ofta så styrs projekten enligt ett visst projektramverk och projektmetodik i det som kallas projektstyrningsmodell.
Projektet, dess innehåll, inklusive avgränsningar och förtydliganden, samt dess finansiering och resurser finns i projektplanen. Den skrivs ofta av projektledaren och definerar projektet personen leder.
Varje projekt är unikt i någon mening men projektledaransvaret är väldefinerat genom exempelvis olika certifieringsprogram för projektledare. Vi återkommer till detta mer i detalj längre ner i inlägget.
Då projektet har en hel ledningsfunktion så pratat vi ofta om projektets projektledning där projektledaren är huvudansvarig.
Projektledare som jobbar med att styra och leda flera projekt, som tillsammans strävar efter att uppnå ett visst resultat, kallas ibland programledare.
I projekt där samarbete med externa parter är en viktigt del så kan projektledaren också behöva använda affärsmannaskap för att lyckas med sin uppgift.
Vad är ett projekt?
Lite torrt akademiskt kan vi säga att en projektledare driver en tillfällig verksamhet med ett definierat slutmål, budget och innehåll. En sådan tillfällig verksamhet kallar vi för projekt (vi har definierat projekt i ett annat inlägg om du vill fördjupa dig mer).
I samband med projekt pratar vi ofta om matrisorganisationer. Begreppet används för att beskriva hur linje (linje här betyder företag eller organisation) och projekt samverkar i en organisation och den ger oss möjligheten att beskriva om projekten är starka eller svaga relativt linjen.
I starka projekt så har projektledaren, och projektorganisationen i sin helhet, större inflytande och möjlighet att påverka alla delar i projektet vilket kan ha såväl för som nackdelar.
Projektformer, certifiering och standarder
En IT-projektledare driver sitt projekt enligt standarder, i olika processer, på ett sätt som skiljer sig helt från någon som driver ett projekt inom exempelvis marknadsföring. Vi pratar här om projektstyrningsmodeller och projektmetodiker.
Vissa projektledare, exempelvis inom byggbranschen, kan ha långtgående ansvar för personalens säkerhet och hälsa. Då är skillnaden mellan en projektledare och en chef inte alls tydlig, medan andra organisationer tydligt skiljer på chefs- och projektledaransvaret.
Dessutom kan projekt variera i storlek. Vissa leder stora nationella eller globala projekt över många år medan andra projektledare i princip endast leder sig själva.
Med det sagt så finns det trots allt väldigt stora likheter mellan olika typer av projekt. Det gör att det är relevant att utbilda sig och certifiera sig som projektledare och det finns åtminstone två organisationer som aktivt jobbar med certifiering och utbildning av projektledare, nämligen IPMA och PMP.
Projektledarens arbetsuppgifter
Vad gör en projektledare under en arbetsdag? Det beror på bland annat:
- projektets storlek och organisation,
- verksamhetsområde,
- företagets kultur och organisationsform och på om
- det finns speciella problem eller utmaningar.
Det är vanligt att projektledaren är aktiv i:
- projektets planering,
- riskarbete,
- resurssättning,
- kommunikation såväl internt som externt,
- ekonomisk planering och
- prioriteringsfrågor.
Ofta har också projektledaren det högsta ansvaret för att hantera kunder och underleverantörer när sådana finns i projektet.
I små projekt gör projektledaren det mesta av arbetet själv. I stora projekt så kan ansvaret vara fördelat på en rad delprojektledare eller ledningsroller i projektet.
Projektledaren är en ledare
Ett av projektledarens viktigaste ansvar är att se till att projektet fungerar så bra det går i form av samarbete mellan olika parter. Det innebär att projektgruppen, tillsammans med underleverantörer och kunder, ska fungera och prestera för att möta sina mål.
Det måste dessutom göras på ett sätt som är hållbart.
En del av detta är att projektledare jobbar med sina och projektets relationer. Ser till att de växer och utvecklas.
Det kräver att projektledaren kan, vill och har förmågan att agera som ledare. Det är just den delen av projektledaransvaret som är en, av två, viktiga intresseområden här på bloggen.
Arbetsbeskrivning för projektledare
Så här kan en arbetsbeskrivning se ut för en projektledare:
- Planera, organisera och leda genomförandet av olika projekt från projektstart till avslutning.
- Anpassa och utveckla arbetsformer.
- Utveckla och upprätta detaljerade projektplaner som inkluderar mål, omfattning, tidsramar, resursbehov och aktiviteter.
- Tilldela resurser, inklusive personal, budget och material, och säkerställa effektiv resursanvändning.
- Övervaka och styra projektets tidslinje genom att fastställa och följa upp milstolpar och aktiviteter.
- Kommunicera och samarbeta med projektets intressenter, inklusive teammedlemmar, kunder, leverantörer och andra berörda parter.
- Lösa konflikter, rapportera framsteg och säkerställa effektiv samarbetsmiljö.
- Säkerställa att projektet uppfyller de överenskomna kvalitetsstandarderna genom att implementera lämpliga kvalitetskontrollåtgärder och utföra noggranna granskningar.
- Identifiera, analysera och hantera projektets risker genom att utveckla en riskhanteringsplan och vidta lämpliga åtgärder.
- Upprätta och hantera projektets budget, övervaka kostnader och rapportera ekonomiskt läge till berörda intressenter.
- Ledarskap och teamhantering genom att ge tydliga riktlinjer, delegera uppgifter, motivera teammedlemmarna och skapa en positiv arbetsmiljö.
- Hantera projektets dokumentation och rapportering.
Kompetenskrav för projektledare
Som projektledare så är det ofta en fördel av relevant kunskap och utbildning inom det område som projektet är inom. Det gör att byggprojekt ofta leds av byggingenjörer och IT-projekt av IT-ingenjörer.
Dessutom är det naturligtvis en fördel om personerna i någon form vidareutbildat sig inom projektledning genom exempelvis olika projektledarcertifieringar.
Men en projektledare behöver också besitta en rad andra kunskaper och förmågor för att lyckas med det som krävs.
Det beror på att beslut som fattas ofta måste hantera en rad olika aspekter och faktorer.
En projektledares personliga egenskaper
I tabellen här nedanför så ser du resultatet från en undersökning av platsannonser för projektledartjänster.
I undersökningen och analysen har man sammanställt vilken kompetens hos projektledare som var mest efterfrågad i annonserna.
Som du ser är det många personliga egenskaper hos projektledaren som ligger med på listan.
En projektledares personliga egenskaper och kraven på en projektledare är väldigt beroende på sammanhanget projektet genomförs i.
Min erfarenhet säger att det oftast är så att en projektledare måste kunna kunna kombinera en känsla för:
- god ordning,
- intresse för att driva verksamhet,
- affärsmässighet och
- respekt för projektets intressenters önskningar.
En bra projektledare ska också ha en vilja och förmåga att göra ett åtagande och tydligt kommunicera detta. I det sammanhanget måste projektledaren naturligt kunna ta plats.
Engelsk litteratur nämner ofta begreppen: empowered and accuntability för att försöka fånga just önskvärda egenskaper när det kommer till hur ledaren ska agera relativt sitt åtagande.
Om du vill läsa mer om listan med önskade personliga egenskaper hos en projektledare så har jag skrivit ett separat inlägg om detta.
Vad gör en projektledare – Utmaningar
Det är vanligt att det finns konflikter mellan olika verksamheter i ett företag.
Säljsidan vill starta nya kundprojekt; utvecklingssidan vill göra klart pågående projekt och ekonomiavdelningen vill säkra betalningar och god ekonomi.
Ett projekt kommer inte undan den verkligheten. Därför måste en projektledare vara beredd på att hamna i situationer där projektet , och projektledaren, hamnar i konflikt med personer eller konkurrerande åtaganden i företaget.
Det är också vanligt att det finns spänningar i relationen till kunder och leverantörer.
En projektledare möter också många människor. Det är människor som kan vara arga, ledsna, trötta, omotiverade eller splittrade på tusen och en ting i företaget.
Detta gör att en stor del av projektledarens arbete faktiskt handlar om att adressera projektets utmaningar.
Det är det som gör projektledaryrket fantastiskt intressant!
Det är svårt att beskriva det i en rollbeskrivning men viktigt att lyfta fram om vi ska besvara frågan: Vad gör en projektledare.
Vad gör en projektledare – Glädjen i att leda
Att jobba som projektledare innebär ofta att vi jobbar med andra.
Att få företräda projekt som fungerar, som levererar och som överträffar förväntningarna hos omgivningen, och kanske projektet själv, är fantastiskt belönande.
Jag tycker att projektledarens ansvar är att sträva efter en organisation som fungerar och presterar över tid.
Få personer säger säkert emot, men det är sällan något som står i rollbeskrivning för en projektledare.
Det är inte heller lätt att förstå förrän man sett och upplevt ett projekt som verkligen fungerar.
Projektledarens vardag påverkas av företagskulturen
Vi pratar om projekt och tittar på vad företagen förväntar sig av sina projektledare här i texten ovanför.
Men trots alla teorier och analyser så varierar vardagen för en projektledare våldsamt beroende på hur det företag man jobbar i bedriver sin verksamhet och hur företagskulturen är.
Många projektledare arbetar i matrisorganisationer som kan fungera på flera olika vis beroende på hur uttalad projektledarrrollen är i organisationen.
Du kan läsa mer om hur matrisorganisationer och projekt fungerar och samverkar genom att följa länken.
Det finns många typer av projektledare
Vad gör en junior projektledare?
Vad gör en junior projektledare som inte en senior gör? Svår fråga, oftast så skiljer sig inte rutinerna och arbetsbeskrivningen så mycket åt.
Juniora projektledare hanterar ofta något mindre projekt och är kanske inte så utsatta för elaka kunder eller höga kvalitetskrav.
Ett sätt att minska arbetsbördan och ansvaret för en projektledare är att lyfta bort ekonomidelen av projektet och låta någon annan, exempelvis en linjechef, hantera detta.
Juniora projektledare kanske inte heller får ansvar för tidiga faser av projektet då rutiner och grundläggande beslut fattas.
En utmärkt start för en junior projektledare att börja sin karriär är som biträdande projektledare.
Vad gör en biträdande projektledare?
En biträdande projektledare är inget annat än en förlängning av projektledaren.
Det är helt upp till projektledaren och den biträdande projektledaren att jobba fram en arbetsfördelning och rollbeskrivning för den biträdande projektledaren.
Den kanske vanligaste arbetsfördelningen mellan den ordinarie och den biträdande projektledaren är att den biträdande blir mer administrativ och den ordinarie mer operativ, eller tvärtom.
Jag tycker att projektledarfunktionen ofta är underdimensionerad i mindre och medelstora projekt. Att ha två projektledare, en ordinarie och en biträdande, är ett sätt att ändra det.
Vad gör en tekniska projektledare?
Termen teknisk projektledare används olika. Inom vissa tekniktunga organisationer så är en teknisk projektledare någon som arbetar närmre tekniken och därför sannolikt slipper vissa administrativa uppgifter.
I stället får personen hantera mer tekniska frågor.
I processtunga utvecklingsmiljöer, så som medtech och flygbranschen, så kan också en teknisk projektledare ta stort ansvar för att rutiner och processer följs.
Om vi arbetar på ett företag med många olika typer av projektledare, inom exempelvis marknadsföring, HR, produktion och teknikutveckling, så betyder begreppet teknisk projektledare ofta att personen arbetar inom ett visst område.
Troligtvis på utvecklingsavdelningen.
Vad gör en Agil projektledare?
Det agila ramverket gör att det finns lite nya roller att förhålla sig till, exempelvis scrum mastern. Men rent praktiskt så förändras själva projektledarrollen väldigt lite.
En agil projektledare gör samma saker som en traditionell projektledare. Ansvarar för tid, teknik och ekonomi. Men verktygen, rollerna och tillvägagångssättet är annorlunda.
Det finns många olika typer av projekt
Ett mjukvaruprojekt, som har alla kompetenser som behövs på plats, kan ofta lösa enklare problem snabbt. I ett projekt där mekanik behöver tillverkas, kanske hos en underleverantör i ett annat land, har alltid ledtider även om problemen är ganska enkla.
Det här påverkar naturligtvis projektledarens arbetsdag.
Att leda projekt som hela tiden skapar, levererar och hamnar i nya utmaningar kräver ofta att projektledaren har en arbetsledande roll.
I projekt som handlar om verksamhetsutveckling så kan projektledaren bli förändringens viktigaste missionär. Här är projektledaren den som kanske förstår helheten bäst.
Det ställer andra krav på projektledaren än vad ett utvecklingsprojekt gör.
En speciell typ av projekt är de jag skulle kalla integrationsprojekt.
Det är projekt som är vanliga inom exempelvis offentlig upphandling samt bil- och flygindustrin.
Det handlar ofta om omfattande verksamhet men som till största delen sker hos underleverantörer. Huvudprojektet – det som blir integrationsprojektet – ägnar sig då främst åt upphandling, uppföljning och koordinering av underleverantörer.
Integrationsprojekten är ansvariga för att leveranserna som görs provas, godkänns och integreras i en verksamhet eller produkt. Projektledarens jobb i den här typen av projekt handlar ofta om:
- avtal,
- avtalsförhandlingar,
- milstolpebetalningar,
- projektavslut,
- risk- och
- ändringshantering.
I den här typen av projekt är det bra om projektledaren har sådan personliga egenskaper att personen kan bygga en viss auktoritet och beslutsförmåga i sin roll.
Hoppas ni fått några svar på frågan vad gör en projektledare.
Projektledarbloggens syn på projektledarens roll
Att vara projektledare kan vara det roligaste arbete som finns, men det är också utmanande. Undersökningar på svenska universitet visar att projektledaren omsätts mycket snabbare än övriga projektmedlemmar på många företag.
Sällan kan projektledarens chef faktiskt ge en projektledare en arbetsbeskrivning eller kommunicera vilka förväntningar som finns och i det coacha sina ledare till att bli bättre.
Senare års trend med agila metoder skapar nya roller och behov samtidigt som den aktive och ledande chefen återkommit i många organisationer.
Det gör att projektledarrollen kan få konkurens och att det blir trångt i ledarskapet.
Det finns exempel på där organisationer försökt skapa starka linjeorganisationer, starka projekt och införa agila arbetssätt samtidigt.
Det gör att behovet av stöd; kontinuerlig kompetensutveckling och coachning av projektledare i själva hantverket ökat på senare år. Frågan ”Vad gör en projektledare” är då lika relevant för de som jobbat som projektledare länge, som det är för den som börjar sitt första projektledarjobb.
Det är i det sammanhanget Projektledarbloggen skapades. Du kan läsa mer om den här bloggens syn på projektledaren här.
Mera läsning – Projektledarskapets kunskapsområden (taget från PMP)
Den som vill fördjupa sig ännu mer i vad vi gör som projektledare kan snegla på det som certifieringsorganen IPMA och PMP tycker är centralt för en projektledare att kunna.
Min erfarenhet säger att de väl fångat de formella kraven som finns på en projektledare och vilka områden en projektledare måste bevaka.
Här har jag tagit ett exempel från PMP-certifieringen och de kunskapsområden de lyfter fram.
Project Integration Management
Att kunna integrera olika delar i ett projekt – som ibland kanske har intressen som är i konflikt – är en viktig del i lite mer omfattande projekt.
Hur det här bäst görs beror väldigt mycket på sammanhanget och komplexiteten. Erfarenhet och domänkunskap underlättar ofta det här arbetet.
Project Scope Management
Att hålla i omfattningen av sitt projekt är en nyckelfaktor för en projektledare. Kunskapen här handlar mycket om goda metoder för att hantera och kontrollera ändringar.
Arbetet underlättas av att man har en bra tidplan som är förankrad.
Det här är ett område som ofta kopplas samman med ett projekts kommersiella utmaningar och därför kan erfarenhet och auktoritet som ledare vara viktigt.
Project Schedule Management
Planering och tidplan! Kanske något av det som upptar en projektledares tid allra mest.
Det är bra att ha en bredd i sin förmåga att dela upp och planera ett projekt så teoretiska och praktiska kunskaper går ofta hand i hand när det gäller att göra bra tidplaner.
Ofta används också verktyg för att göra tidplaner. Ett exempel på hur en projektledare kan göra en tidplan är Gantt-schemat. Att använda SMARTA-mål är ytterligare ett exempel hur en projektledare kan använda olika metoder i sin planering.
Större projekt har ibland utpekade planörer som hjälper projektledaren med olika planeringsfrågor.
Project Cost Management
Att kunna uppskatta, styra och följa upp projektets kostnader kan vara en mycket viktig del i ett projekt. Men det kan också vara väldigt enkelt.
Ett internt utvecklingsprojekt, där man bestämt att teamet ska vara 10 personer, behöver exempelvis endast hantera sin planering så följer hela den ekonomiska planeringen ut av sig själv.
Project Quality Management
Ett kunskapsområde som handlar om hur vi som projektledare säkerställer att det vi levererar har rätt kvalité.
Det här är ett område som har olika vikt i olika tillämpningar. Ibland måste arbetet följa regulatoriska standarder, eller så levererar man inom områden med höga kvalitétskrav.
Vi kan som projektledare också få stöd av företagets processer och metoder i det här arbetet.
Min personliga uppfattning är att en projektledare måste intressera sig för ”hur” saker och ting görs. Hur vi når rätt kvalité är ett typiskt exempel på detta.
I mer komplexa projekt och sammanhang finns såväl kvalitétsingenjörer, Quality Assurance och Compliance engineering som begrepp och roller för att säkerställa att rätt kvalité nås.
Project Resource Management
En bred rubrik som inkluderar ledarskapsfrågor – som teamutveckling – till bokning av produktcertifieringar och testaktiviteter.
Project Communications Management
En projektledare kommunicerar dagligen. Det gäller att fastslå hur, med vem (stakeholders) och hur ofta.
Project Risk Management
Riskhantering. Ett område som är relativt svårt kan jag tycka. Här har man hjälp av formella kunskaper och metoder, samt erfarenheter från tidigare projekt.
Project Procurement Management
Inköp kan vara en stor del av ett projekts verksamhet. Om verksamheten är omfattande så finns speciella inköpare som en del i projektet.
Projektledarens inblandning kan variera kraftigt beroende på sammanhang och upplägg.
Project Stakeholder Management
Hantering av kontaktytor och intressenter är del av projektledarens arbetsuppgifter. Oftast delegeras inte det här jobbet, om det inte är ett väldigt stort projekt.
Vanliga frågor
Vad gör en projektledare?
En projektledares uppgift är att säkerställa att projektets leveranser sker med rätt kvalité, vid rätt tidpunkt, till budgeterad kostnad. Många projektledare är dessutom arbetsledare i den verksamhet man leder, det vill säga sitt projekt. Beroende på storlek och typ av projekt kan också projektledaren ansvara för viktiga delar i projektet såsom kontrakt, avtal, underleverantörskontakter och förhandlingsledning.
En projektledare ser till att det finns rätt resurser i form av personal, utrustning och pengar för de olika projektfaserna.
Vad gör en teknisk projektledare?
Mindre administration och mer tekniskt arbete är nog tanken. Vissa företag använder också ett begrepp som design leader för samma roll. En teknisk projektledare har som primärt mål att säkra att tekniken eller produkten blir bra. Men kan också hålla i exempelvis kalkyler och metodbeskrivningar. Tekniska projektledare hjälper ofta kunderna i tekniska frågeställningar för att säkra rätt underlag och rätt beslut i tekniska frågor.
Finns det en rollbeskrivning för projektledare?
Kortfattat: Planera, organisera och leda genomförandet av projekt. Tilldela resurser, följa progress, kommunicera med intressenter, säkerställa måluppfyllelse och budgetkontroll. Hantera risker och leda teamet mot framgång.
Vad bör man kunna som projektledare?
Projektledaren ska kunna planera, organisera och leda ett projekt. Ofta innebär detta ett brett ansvarstagande inom många discipliner. En projektledare är också en viktig ledare för sina medarbetare och intressenter.
Vad använder en projektledare för metoder och verktyg
Ofta följer en projektledare någon form av projektmodell för att övergripande definiera och planera projektet. Den är ofta gemensam för samtliga projekt i ett företag eller organisation och bidrar till att skapa gemensam terminologi och underlätta styrningen av ett projekt. Verktyg som används av projketledaren är exempelvis Gantt-scheman och Kanban-tavlor.