En matrisorganisation är en företagsstruktur där det finns mer än en rapporteringsväg. Det innebär att anställda har mer än en chef, alternativt ledare, som leder arbetet och som de måste rapportera till.
I inlägget ska vi reda ut mer i detalj vad det innebär att organisera sig och driva verksamhet i en matrisorganisation.
Vi ska också titta på en matrisorganisations för- respektive nackdelar.
Vad är en matrisorganisation?
En matrisorganisation beskrivs ofta enligt bilden nedan. Där har vi ett företag med fyra organisationsenheter (skribenter, jurister, projektledare samt ekonomer) samtidigt som vi har fyra projekt (1-4).
- Projekt 1 består av skribenter och en projektledare.
- Projekt 2 har deltagare från samtliga enheter.
- Projekt 3 består av jurister och ekonomer.
- Projekt 4 består endast av projektledare.
I exemplet ovan så har en medarbetare dels en linje och dels ett projekt som styr verksamheten och kräver någon form av närvaro och rapportering.
Ofta bestämmer sig företag och organisationer för någon form av arbetsfördelning i en matrisorganisation. Det kan handla om att projekten hanterar och leder verksamheten fullt ut medan linjen endast bistår med resurser.
Ett annat alternativ är att projekten endast står för finansiering och övergripande planering medan linjen bedriver all verksamhet.
Exemplen ovan lyfter fram det som brukar kallas stark och svag matrisorganisation. Den tredje typen av matrisorganisation kallas balanserad.
Tabellen här nedanför beskriver hur de olika formerna påverkar det dagliga arbetet för projektledaren beroende på vilken typ av matrisorganisation som råder.
| Så påverkas projektledarens | Svag matrisorg. | Balanserad matrisorg. | Stark matrisorg. |
|---|---|---|---|
| Titel | Projektkoordinator | Projektledare | Projektledare |
| Fokus | Delad tid. Verksamhet utanför projektet. | Heltid. Projektleder och jobbar i projektet. | Heltid, främst projektledararb. |
| Befogenheter | Begränsade befogenheter och makt. | Balanserad nivå på befogenheter och makt. | Stora befogenheter och makt. |
| Tid | Deltid. | Heltid. | Heltid. |
| Rapportering | Oftast till sin linjechef som ofta är projektägare. | Till linjechef som är projektägare. | Till projektkontors-chef. |
Det är väldigt vanligt att företag och organisationer organiserar sig funktionellt vilket innebär att ekonomer organiseras med ekonomer, jurister med jurister, mjukvaruutvecklare med mjukvaruutvecklare eller testare med testare.
Precis som vi ritat i bilden ovan.
Då verksamhet ofta behöver organiseras för kortare uppdrag, med resurser med olika kompetens, så väljer då många företag att organisera sig i projektform och matrisorganisationen är ett faktum!
I inlägget där vi diskuterar vad ett projekt är så kan du läsa mer om för- respektive nackdelar med att organisera sig i projektform.
Fördelar med matrisorganisationer
Den största fördelen med en matrisorganisation är att funktionella enheter kan anställa och utveckla kompetenta medarbetare samtidigt som de kan nyttjas inom hela organisationen.
Organisationsformen kännetecknas också av att kommunikationen fungerar bra över organisatoriska gränser vilket i sin tur leder till en effektivare organisation.
För organisationer som genomgår stora och snabba förändringar så behöver inte heller personal känna att de sitter i ”fel” verksamhet utan resurser fördelas om till områden och projekt som växer och som behöver resurser.
Nackdelar med matrisorganisationer
Anställda kan behöva rapportera till två ledare, vilket kan skapa förvirring och konflikter.
Konflikter kan uppstå mellan cheferna och projektledare när det gäller makt och auktoritet.
Anställda kan bli förvirrade när det gäller sina roller och ansvarsområden. Det gäller i synnerhet när det finns en stark funktionell tillhörighet – man ser sig exempelvis som jurist först och främst – medan projektet vill ha projektsysslor som inte alls matchar utförda.
Ibland kan oklara prioriteringar i olika ”ledder” i matrisen förvirra de anställda.
I allmänhet har matrisorganisationer fler chefer, vilket gör att overhead-kostnaderna blir mycket höga.
Många gånger är arbetsbelastningen hög i matrisorganisationer. Det har att göra med med att det kommer in ”extraarbete” såväl via projekten som via linjeorganisationen.
Framgångsfaktorer i en matrisorganisation
En matrisorganisation bygger till stor del på att informationsflödet fungerar. Därför måste projektledare och chefer hela tiden kommunicera på ett tydligt och effektivt vis.
Utbilda er själva i hur en matrisorganisation fungerar och försök tydliggöra roller och ansvar. Jag har aldrig stött på en organisation som fullt ut kunnat beskriva hur matrisorganisationen faktiskt fungerar utan hur ansvar och befogenheter fördelas är en del av företagskulturen.
Den går att ändra om det inte fungerar! När ni lär er mer så blir det också mer tydligt vad du ska göra som projektledare.
Var observanta på att personer inte ”försvinner” i organisationen så att de hänger utan styrning och ledning.
Olika typer av matrisorganisationer
Exemplet ovan där vi har linje och projekt som samverkar är en vanlig typ av matrisorganisation, men det är långtifrån den enda typen.
Här är ytterligare några exempel:
- Vi kan ha linje- och produktorganisation som samverkar i en matrisorganisation.
- Stora globala organisationer kan ha funktionella organisationer som samverkar med lokala team och grupper genom en matrisorganisation.
