En matrisorganisation är en företagsstruktur där det finns mer än en rapporteringsväg. Det innebär att anställda har mer än en chef, alternativt ledare, som leder arbetet och som de måste rapportera till.
I inlägget ska vi reda ut mer i detalj vad det innebär att organisera sig och driva verksamhet i en matrisorganisation.
Vi ska också titta på en matrisorganisations för- respektive nackdelar.
Vad är en matrisorganisation?
En matrisorganisation är en organisation där människor jobbar inom en linjeorganisation och en eller flera projektorganisationer samtidigt.
Det är vanligt att linjeorganisationen är en funktionsorganisation där personalen är organiserade efter den funktion man har i den hierarkiska organisationen. Marknadsförarna sitter på marknadsavdelningen medan ekonomerna sitter på ekonomiavdelningen.
I praktiken har den som jobbar i en matrisorganisation två ledare; en chef och en projekt- eller teamledare samtidigt. Det kanske verkar märkligt men det var faktiskt behovet av kopplingar till flera ledare som ligger till grund för modellen. Mer om det senare.
Syftet med en matrisorganisation är att skapa ett företag som är flexibelt samtidigt som det kan jobba mer strategiskt med exempelvis rekrytering och utveckling av personal.
En matrisorganisation beskrivs ofta enligt bilden nedan. Där har vi ett företag med fyra organisationsenheter (skribenter, jurister, projektledare samt ekonomer) samtidigt som vi har fyra projekt (1-4).
- Projekt 1 består av skribenter och en projektledare.
- Projekt 2 har deltagare från samtliga enheter.
- Projekt 3 består av jurister och ekonomer.
- Projekt 4 består endast av projektledare.
I exemplet ovan så har en medarbetare dels en linje och dels ett projekt som styr verksamheten och kräver någon form av närvaro och rapportering.
Ofta bestämmer sig företag och organisationer för någon form av arbetsfördelning i en matrisorganisation. Det kan handla om att projekten hanterar och leder verksamheten fullt ut medan linjen endast bistår med resurser.
Ett annat alternativ är att projekten endast står för finansiering och övergripande planering medan linjen bedriver all verksamhet.
Stark eller svag matrisorganisation
Exemplen ovan lyfter fram det som brukar kallas stark och svag matrisorganisation. Den tredje typen av matrisorganisation kallas balanserad.
Tabellen här nedanför beskriver hur de olika formerna påverkar det dagliga arbetet för projektledaren beroende på vilken typ av matrisorganisation som råder.
| Så påverkas projektledarens | Svag matrisorg. | Balanserad matrisorg. | Stark matrisorg. |
|---|---|---|---|
| Titel | Projektkoordinator | Projektledare | Projektledare |
| Fokus | Delad tid. Verksamhet utanför projektet. | Heltid. Projektleder och jobbar i projektet. | Heltid, främst projektledararb. |
| Befogenheter | Begränsade befogenheter och makt. | Balanserad nivå på befogenheter och makt. | Stora befogenheter och makt. |
| Tid | Deltid. | Heltid. | Heltid. |
| Rapportering | Oftast till sin linjechef som ofta är projektägare. | Till linjechef som är projektägare. | Till projektkontors-chef. |
Det är väldigt vanligt att företag och organisationer organiserar sig funktionellt vilket innebär att ekonomer organiseras med ekonomer, jurister med jurister, mjukvaruutvecklare med mjukvaruutvecklare eller testare med testare.
Precis som vi ritat i bilden ovan.
Då verksamhet ofta behöver organiseras för kortare uppdrag, med resurser med olika kompetens, så väljer då många företag att organisera sig i projektform och matrisorganisationen är ett faktum!
I inlägget där vi diskuterar vad ett projekt är så kan du läsa mer om för- respektive nackdelar med att organisera sig i projektform.
Fördelar med matrisorganisationer
Den största fördelen med en matrisorganisation är att funktionella enheter kan anställa och utveckla kompetenta medarbetare samtidigt som de kan nyttjas inom hela organisationen.
Det ger företag möjlighet att jobba med kompetens och kompetensutveckling samtidigt som företaget är flexibelt och anpassningsbart.
Organisationsformen kännetecknas också av att kommunikationen fungerar bra över organisatoriska gränser vilket i sin tur leder till en effektivare organisation.
För organisationer som genomgår stora och snabba förändringar så behöver inte heller personal känna att de sitter i ”fel” verksamhet utan resurser fördelas om till områden och projekt som växer och som behöver resurser.
Nackdelar med matrisorganisationer
Anställda kan behöva rapportera till två ledare, vilket kan skapa förvirring och konflikter.
Konflikter kan uppstå mellan cheferna och projektledare när det gäller makt och auktoritet.
Anställda kan bli förvirrade när det gäller sina roller och ansvarsområden. Det gäller i synnerhet när det finns en stark funktionell tillhörighet – man ser sig exempelvis som jurist först och främst – medan projektet vill ha projektsysslor som inte alls matchar utförda.
Ibland kan oklara prioriteringar i olika ”ledder” i matrisen förvirra de anställda.
I allmänhet har matrisorganisationer fler chefer, vilket gör att overhead-kostnaderna blir mycket höga.
Många gånger är arbetsbelastningen hög i matrisorganisationer. Det har att göra med med att det kommer in ”extraarbete” såväl via projekten som via linjeorganisationen.
Framgångsfaktorer i en matrisorganisation
En matrisorganisation bygger till stor del på att informationsflödet fungerar. Därför måste projektledare och chefer hela tiden kommunicera på ett tydligt och effektivt vis.
Utbilda er själva i hur en matrisorganisation fungerar och försök tydliggöra roller och ansvar. Jag har aldrig stött på en organisation som fullt ut kunnat beskriva hur matrisorganisationen faktiskt fungerar utan hur ansvar och befogenheter fördelas är en del av företagskulturen.
Den går att ändra om det inte fungerar! När ni lär er mer så blir det också mer tydligt vad du ska göra som projektledare.
Var observanta på att personer inte ”försvinner” i organisationen så att de hänger utan styrning och ledning.
Olika typer av matrisorganisationer
Exemplet ovan där vi har linje och projekt som samverkar är en vanlig typ av matrisorganisation, men det är långtifrån den enda typen.
Här är ytterligare några exempel på matrisorganisation:
- Vi kan ha linje- och produktorganisation som samverkar i en matrisorganisation.
- Stora globala organisationer kan ha funktionella organisationer som samverkar med lokala team och grupper genom en matrisorganisation.
Historisk bakgrund till matrisorganisationen
Matrisorganisationen, som vi beskrivit den här ovanför, har sina rötter i mitten av 1900-talet, men konceptet har utvecklats och anpassats över tid för att möta föränderliga kraven i affärsvärlden.
Under 1950-talet började företag i USA, särskilt inom flygplansindustrin, att utforska nya sätt att organisera arbetskraften för att öka effektiviteten och främja innovation.
Många säger att det var starten för matrisorganisationen. Det man främst eftersträvade var en struktur som tillät anställda att rapportera till flera chefer, ofta med olika fokusområden.
Organisationsmodellen utvecklades vidare, inte minst för att stödja forskning och utveckling inom militärindustrin.
Idag är matrisorganisationen vanlig bland företag som strävar efter att vara både flexibla och effektiva, samtidigt som de främjar ett öppet informationsflöde och samarbete över avdelningsgränserna.
Vanliga frågor
Vad är en matrisorganisation?
En matrisorganisation är en organisation där människor jobbar inom linje- och en eller flera projektorganisationer samtidigt. Vi har en chef och en projektledare där båda på något vis är inblandade i ledning, styrning och utveckling av verksamheten.
Varför används en matrisorganisation?
Matrisorganisationer är vanliga i bolag som väljer att driva projekt. Det är ett effektivt sätt att organisera, rekrytera och utveckla personal samtidigt som det skapar flexibilitet när det kommer till att fördela och använda resurser.
När passar en matrisorganisation?
Matrisorganisationer är vanliga inom företag som har projekt, men andra typer av matrisorganisationer är möjliga. En matrisorganisation gör det möjligt att samtidigt ha en organisation och en chef som svarar för exempelvis kundsupport, samtidigt som medarbetare från kundsupporten kan medverka i tvärfunktionella team med andra kompetenser.