Många av oss har stött på begreppet projekt. Vi kanske gör ett arbete i skolan, är med i ett initiativ inom kommunen eller så jobbar vi på ett företag där begreppet projekt används.
Projekt kan vara stora och utsträckta i tid – byggandet av pyramiderna nämns ibland som stora och tidiga projekt – eller små och väldigt begränsade i tid.
Det korta svaret på frågan ”vad är ett projekt” är: Ett projekt är en temporär och unik verksamhet med tydliga mål, begränsad tidsram och resurser. Ett projekt organiseras för att leverera specifika resultat enligt projektdefinitionen.
Vill du ha det långa svaret så får du fortsätta läsa!
Vad är ett projekt?
Projekt är ett vanligt sätt att organisera arbetet i företag och andra organisationer. Projekt är tillfälliga med en bestämd början och ett bestämt slut.
Det projektet ska utföra och leverera som resultat ska också vara väl definierat – vi pratar ofta om projektets omfattning eller scoop – och avgränsat.
Avgränsningen och innehållet beskrivs exempelvis i ett projektdirektiv eller i en projektplan, lite beroende på hur företaget och organisationen arbetar.
Ett projekt har en budget, i form av pengar eller arbetstid, samt någon form av projektorganisation.
Projektet leds av en projektledare som ansvarar för tid, innehåll och ekonomi. Det är projektledarens ansvar att prioritera mellan dessa tre delar, ofta enligt en prioriteringsordning som finns angiven i projektplanen.
Då ett projekt ofta drivs parallellt med den ordinarie företagsorganisationen, kanske med resurser från många olika organisatoriska enheter, så uppstår något som kallas matrisorganisation som förklarar hur projekt- och företagets organisation möts.
Ett projekt kan bedrivas enligt en projektstyrningsmodell som exempelvis beskriver hur ett projekt formas, hur ett företag beslutar om budgeten för projektet och hur styrning och ledning av projekten ska ske på en övergripande företagsnivå.
En projektstyrningsmodell kan också beskriva hur arbetet inom projektet bedrivs, exempelvis genom stegvisa inkrement eller enligt vattenfallsmodellen.
När flera projekt samverkar mot ett strategiskt mål så säger vi att de är delar av ett program.
Att driva projekt
Att driva projekt som driftsform är väldigt etablerat och vedertaget inom en rad områden. Det i sin tur gör att företag kan få stöd i att driva projekt på många olika sätt, exempelvis genom att:
- Etablera befintliga projektstyrningsmodeller så som PPS, PRINCE och PEJL.
- Utbilda och certifiera projektledarare.
- Mäta projektmognad via exempelvis CMMI.
Det finns också en rad verktyg och metoder för att bryta ned projektet i mindre delar (WBS), skapa tidplaner (gantt-scheman eller milstolpar) eller följa upp ekonomin i projektet.
Vi ska titta på för- respektive nackdelar med projekt längre ner i inlägget, men vi kan slå fast redan här den breda erfarenhet som finns kring projekt är en av de stora fördelarna med just projekt.
Olika typer av projekt
Vi pratar ibland om projekt utifrån hur projekten drivs, vilket mål projekten har (hur vi ser resultaten) eller om projekten är väldigt nyskapande i form av Greenfield-projekt. Här är några exempel på hur projekten kan kategoriseras:
- Traditionella projekt
- Agila projekt
- Greenfield-projekt
- Produktutvecklingsprojekt
- Verksamhetsutvecklingsprojekt
För olika typer av projekt finns olika verktyg och projektstyrningsmodeller.
Varför projekt?
Företag, organisationer eller grupper, organiserar sig i projekt för att de vill fokusera på något. På så vis kan vi säga att projekten kompletterar vanlig ordinarie löpande verksamhet.
Tabellen nedan ger en översikt över olika typer av driftsformer vi diskuterar här och deras för- respektive nackdelar.
| Driftsform | Beskrivning | Fördelar | Nackdelar |
|---|---|---|---|
| Linjeverksamhet | En hierarkisk och stabil organisation där varje medarbetare har en tydlig roll och ansvar. | Enkel att förstå och styra. Ger kontinuitet och effektivitet. Passar bra för repetitiva uppgifter. | Trög och byråkratisk och därmed oflexibel. Svår att fokusera. |
| Projekt | En tillfällig organisation. Har avgränsat mål, tidsplan och budget. | Möjliggör flexibilitet och innovation. Tvärfunktionellt samarbete. Etablerade processer, metoder och verktyg ger bra stöd. | Risk för kortsiktiga prioriteringar. Kan leda till lågt produkt och kundfokus. |
| Agila metoder | Iterativ och adaptiv arbetsprocess som levererar värde i små och snabba steg. | Ger kundfokus och feedback. Främjar lärande och förbättring. Ger långsiktiga perspektiv. | Kan vara svår att planera och mäta. Kräver hög motivation och engagemang. |
| Program | En samling av relaterade projekt som syftar till att uppnå ett gemensamt strategiskt mål. | Ger helhetssyn och samordning. Skapar synergier och stordriftsfördelar. | Komplext och resurskrävande. Oklar skillnad mellan linjeroller och programroller. |
Tabellen är tänkt att ge ett sammanhang. Låt oss fortsätta titta mer på vad ett projekt är lite mer i detalj.
Fördelar med att driva verksamhet som projekt
Fördelarna med projekt är bland annat att de kan fokusera resurserna på ett specifikt mål, de kan skapa en känsla av brådska och engagemang och de kan motivera människor att arbeta hårt och samarbeta över organisationsgränser.
Projektformen gör det också möjligt att forma team med medlemmar från olika delar av ett företag, eller med medlemmar från olika företag, utan att ett företag behöver organisera om. Det är det vi menar när vi säger tvärfunktionellt ovan.
Det uttalade fokuset, och den väl avgränsade verksamheten, gör det möjligt att styra kostnad, jobba med resurssäkring och ha ett aktivt riskarbete inom ramen för det uppdrag man har.
Det gör det också möjligt för en organisation att minska bördan på sina chefer och dela upp ansvaret. Projekten blir då mer operativa och chefen kan vara något mer strategisk.
Arbetsfördelningen mellan chefer och projektledare kan hanteras via en rollbeskrivning för projektledare som kan användas i en organisations olika projekt.
Sist men inte minst: Välutbildade projektledare som använder sig av beprövad och god projektledarmetodik och/eller verktyg ger verksamheter goda förutsättningar för att styra omfattande och komplex verksamhet.
Nackdelar med att driva verksamhet som projekt
Projektupplägget passar mer eller mindre bra i olika sammanhang och många verksamheter som traditionellt använt projekt för att bedriva sin verksamhet, exempelvis inom produktutvecklande bolag, går ifrån driftsformen.
Det kan bero på att:
- Verksamheten inte lämpar sig för att drivas som projekt.
- Projektarbetet blir för kortsiktigt och svårstyrt.
- Projekten delar så många resurser i organisationen att antalet beroenden blir för många.
- Linje och projekt hamnar i konflikt kring exempelvis prioriteringar, kultur och arbetsformer.
Projekt har sin plats i många sammanhang men inom produktutvecklande bolag, där jag jobbat, så har exempelvis Agila driftsformer – exempelvis i form av SCRUM-team – tagit över till stor del.
Ett projekt kan köpa verksamhet eller själv leda arbetet
Det finns flera olika sätt att organisera sin projektorganisation på. Vi pratar om starka och svaga projektorgansiationer.
I ett extremfall så driver inte projektet någon – eller åtminstone en väldigt begränsad – verksamhet. Vi säger då att vi har en svag projektorganisation.
Projektledningen är då en aktör långt borta från många som arbetar inom projektet.
Projektet ”handlar” verksamhet inom den egna organisationen eller hos underleverantörer.
Med det menar vi att projektledningen definierar större eller mindre arbetspaket som de som utför arbetet själva styr och leder.
Fokus blir då för projektledningen: koordinering, uppföljning och styrning av arbetspaketen.
Exempel på den här typen av projekt kan vi hitta i toppen på stora infrastrukturprojekt exempelvis.
Alternativt så har projektet alla resurser som krävs för att utföra ett uppdrag och ansvarar då för arbetsledning och planering av resurserna. Ansvaret kan också omfatta arbetsmiljöansvar och formellt arbetsgivaransvar för personalen i projektet.
I det här fallet så hittar vi oftast inte så mycket ”företagsstrukturer” bakom själva projektet.
Den här typen av projekt kan vi hitta inom byggsektorn exempelvis. Många konsultbolag fungerar också på detta vis när de sätter upp projekt.
När organisationer bedriver projekt inom företag där linjeverksamheten har en framträdande roll så pratar vi om matrisorganisation, vilket vi nämnde tidigare.
I en matrisorganisation så delar projekt och linje ansvaret och det kan vara uppdelat så att linjen står för resurs, kompetens och arbetssätt. Projekten står då för arbetsledning, prioritering, planering och beslutsfattande.
Tabellen nedan ger en sammanställning av skillnaderna i starka respektive svaga projektorganisationer.
| Stark projektorganisation | Svag projektorganisation | |
|---|---|---|
| Auktoritet och befogenhet hos projektledaren | Hög | Låg |
| Beslutsfattande sker | Självständigt inom projektet | Beroende av andra avdelningar/funktioner |
| Resurs | Självständig organisation med egna resurser | Beroende av andra avdelningar/funktioner för att utföra det som krävs. |
| Projektstruktur | Tydlig och etablerad | Mindre etablerad |
| Stödjande processer i projektet | Omfattande | Mindre fokus |
| Rapporteringslinjer | Direkt rapportering till högre nivåer inom linje-organisationen | Rapporterar till lägre nivås chefer och är ibland endast rådgivande |
| Prioritet för projekt | Hög | Kan konkurrera med andra organisatoriska initiativ |
Finns det alternativ till att bedriva verksamhet i projektform?
Min personliga uppfattning är att projektet till viss del tappat sin status som den bästa och/eller enda driftsformen som fungerar.
Det gäller, som vi var inne på tidigare, inte minst inom utvecklingsorganisationer som strävar efter att vara Agila och effektiva.
Då finns också andra typer av ledare så som SCRUM-master och produktägare istället för projektledare.
Om företag väljer bort projekt som driftsform så får ofta den traditionella företagsorganisationen, med chefen eller andra formella ledare som organisatörer, en ökad betydelse.
Agila projekt eller organisationsformer vill ändra sättet organisationen gör saker och ting på. Men det kan finnas andra skäl till att begreppet projekt inte riktigt fungerar.
Projekt eller program?
Företag som vill ha långvarigt fokus, på exempelvis en kund, vill exempelvis inte prata om tidsbestämda och välspecificerade uppdrag.
Man vill istället skapa långsiktiga samarbeten som växer med tiden och fokuserar mer på strategiska mål. För det finns något som kallas program och programledare som alternativ till projekt och projektledare.
Inom ett program kan målen vara att växa verksamhet, ta nya affärer eller etablera samarbeten.
Ett program saknar tydligt definierat slutdatum.
Summering – Vad är ett projekt?
Ett projekt är en driftsform där målet är att nå definierade mål inom en förutbestämd budget och tidsram.
Projektarbetet kan bedrivas på olika vis; ett projekt kan själv ”äga” och styra sina resurser eller köpa upp arbetspaket beroende på omfattning, företagskultur och projektupplägg.
Ett välskött projekt ger verksamheten god kontroll och överblick över kostnad, progress och risk, men det finns också nackdelar med driftsformen.
En sådan nackdel är att projektverksamhet ofta inte är speciellt effektiv på att hantera förändring eller driva verksamhet med produkten i fokus.
Där anses Agila metoder mer moderna och ändamålsenliga.