Många av oss har stött på begreppet projekt. Vi kanske gör ett arbete i skolan, är med i ett initiativ inom kommunen eller så jobbar vi på ett företag där begreppet projekt används.
Projekt kan vara stora och utsträckta i tid – byggandet av pyramiderna nämns ibland som stora och tidiga projekt exempelvis – eller små och väldigt begränsade i tid.
I det här inlägget ska vi besvara frågan ”vad är ett projekt”.
Vad är ett projekt?
Projekt är ett vanligt sätt att organisera arbetet i företag och andra organisationer. Projekt är tillfälliga med en bestämd början och ett bestämt slut.
Det projektet ska utföra och leverera som resultat ska också vara väl definierat – vi pratar ofta om projektets omfattning eller scoop – och avgränsat.
Avgränsningen och innehållet beskrivs exempelvis i ett projektdirektiv eller i en projektplan lite beroende på hur företaget och organisationen arbetar.
Ett projekt har en budget, i form av pengar eller arbetstid, samt någon form av projektorganisation.
Då ett projekt ofta drivs utanför den ordinarie företagsorganisationen, kanske med resurser från många olika organisatoriska enheter, så uppstår ofta något som kallas matrisorganisation som förklarar hur projekt- och företagets organisation möts.
Företag organiserar sig ofta i form av projekt för att de vill fokusera på något. Projektledaren blir då den som får det uttalade ansvaret att säkerställa att de önskade målet nås i slutänden.
Fördelar med att driva verksamhet som projekt
Fördelarna med projekt är bland annat att de kan fokusera resurserna på ett specifikt mål, de kan skapa en känsla av brådska och engagemang och de kan motivera människor att arbeta hårt och samarbeta över organisationsgränser.
Projektformen gör det också möjligt att forma team med medlemmar från olika delar av ett företag, eller med medlemmar från olika företag, enkelt utan att ett företag behöver organisera om.
Det uttalade fokuset och den väl avgränsade verksamheten gör det möjligt att styra kostnad, jobba med resurssäkring och ha ett aktivt riskarbete.
Det gör det också möjligt för en organisation att minska bördan på sina chefer och dela upp ansvaret. Projekten blir då mer operativa och chefen kan vara något mer strategisk.
Arbetsfördelningen mellan chefer och projektledare kan hanteras via en rollbeskrivning för projektledare som kan användas i en organisations olika projekt.
Sist men inte minst: Välutbildade projektledare – kanske certifierade projektledare – som använder sig av beprövad och god projektledarmetodik och/eller verktyg ger verksamheter goda förutsättningar för att styra omfattande och komplex verksamhet.
Nackdelar med att driva verksamhet som projekt
Projektupplägget passar mer eller mindre bra i olika sammanhang och många verksamheter som traditionellt använt projektformen för att bedriva sin verksamhet, exempelvis inom produktutvecklande bolag, går ifrån driftsformen.
Det kan bero på att:
- Verksamheten inte lämpar sig för att drivas som projekt.
- Projektarbetet blir för kortsiktigt och svårstyrt.
- Projekten delar så många resurser i organisationen att antalet beroenden blir för många.
- Linje och projekt hamnar i konflikt kring exempelvis prioriteringar, kultur och arbetsformer.
Projekt har sin plats i många sammanhang men inom produktutvecklande bolag där jag jobbat så har exempelvis Agila driftsformer – exempelvis i form av SCRUM-team – tagit över till stor del.
Ett projekt kan köpa verksamhet eller själv leda arbetet
Det finns flera olika sätt att organisera sin projektorganisation på.
I ett extremfall så driver inte projektet någon – eller åtminstone en väldigt begränsad – verksamhet.
Projektledningen är då en aktör långt borta från många som arbetar inom projektet.
Projektet består av ”upphandlad” verksamhet inom den egna organisationen eller hos underleverantörer.
Med det menar vi att projektledningen definierar större eller mindre arbetspaket som de som utför arbetet själva styr och leder.
Fokus blir då koordinering, uppföljning och styrning av arbetspakten inom den övre projektledningen.
Exempel på den här typen av projekt kan vi hitta i toppen på stora infrastrukturprojekt exempelvis.
Alternativt så har projektet alla resurser som krävs för att utföra ett uppdrag och ansvarar då för arbetsledning och planering av resurserna. Ansvaret kan också omfatta arbetsmiljöansvar och formellt arbetsgivaransvar för personalen i projektet.
I det här fallet så hittar vi oftast inte så mycket ”företagsstrukturer” bakom själva projektet.
Den här typen av projekt kan vi exempelvis hitta inom byggsektorn.
När organisationer bedriver projekt inom företag där linjeverksamheten har en framträdande roll så pratar vi om matrisorganisation, vilket vi nämnde tidigare.
I en matrisorganisation så delar projekt och linje ansvaret och det kan vara uppdelat så att vi linjen står för resurs, kompetens och arbetssätt exempelvis.
Finns det alternativ till att bedriva verksamhet i projektform?
Min personliga uppfattning är att projektet till viss del tappat sin status som den bästa och/eller enda driftsformen som fungerar.
Det gäller, som vi var inne på tidigare, inte minst inom utvecklingsorganisationer som strävar efter att vara Agila och effektiva.
Då finns andra typer av ledare så som SCRUM-master och produktägare istället för projektledare.
Om företag väljer bort projekt som driftsform så får ofta den traditionella företagsorganisationen, med chefen eller andra formella ledare som organisatörer, en ökad betydelse.
Företag som vill ha långvarigt fokus, på exempelvis en kund, kan använda program och programledare som alternativ till projekt.
Ett program är en fokuserad verksamhet, med utpekade mål, men har inte utpekade start och slutdatum.
Summering – Vad är ett projekt?
Ett projekt är en driftsform där målet är att nå definierade mål inom en förutbestämd budget och tidsram.
Projektarbetet kan bedrivas på olika vis; ett projekt kan själv ”äga” och styra sina resurser eller köpa upp arbetspaket beroende på omfattning, företagskultur och projektupplägg.
Ett välskött projekt ger verksamheten god kontroll och överblick över kostnad, progress och risk, men det finns också nackdelar med driftsformen.
En sådan nackdel är att projektverksamhet ofta inte är speciellt effektiv på att hantera förändring eller driva verksamhet med produkten i fokus.
Där anses Agila metoder mer moderna och ändamålsenliga.
