I projekt använder vi ofta milstolpar för att mäta projektets framsteg och progress.
Det här inlägget är tänkt att besvara frågan ”vad är en milstolpe” och ge dig tips på hur du kan hitta och skapa bra milstolpar, tillsammans med bra kriterier för uppfyllande, i ditt projekt.
Milstolpar kan skapa en tydlighet i planeringen och motivera projektet att färdigställa och tydliggöra resultat eller delmål.
Bra milstolpar ger en tydlig och lättbegriplig överblick av projektet, dess faser samt viktiga leverabler.
När projektet levt en stund så kan också milstolparna ge en bild av status och utmaningar i projektet.
Men för att få full utdelning på jobbet med milstolpar krävs att de utformas rätt samt att det finns en relevant mängd milstolpar.
Tyvärr kan milstolpar också användas av övergripande projektledning eller chefer för att följa upp projektet i detalj i en form av micro-management.
En annan nackdel med milstolpar är att de inte fungerar så bra i projekt som ändras snabbt och ofta (agila projekt exempelvis).
Innehåll
Vad är en milstolpe?
En milstolpe har ett ID, namn och uppfyllandekriterie.
Ett exempel på en milstolpe är:
Milstolpe 1: Projektplan utgiven. Projektplanen är påskriven av chefen för projektkontoret.
Utöver detta så har en milstolpe ett planerat färdigställande datum (kallas ofta baseline) där milstolpen var tänkt att vara uppfylld från första början och ett prognosdatum.
Det är det datum som säger när vi tror att milstolpen är nådd en bit in i projektet.
| ID | Namn | Uppfyllandek. | Baseline | Prognos | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| MS1 | Projektplan utgiven | Påskriven projektplan | 2023-06-15 | 2023-06-30 | Resursplan försenad |
| MS2 | Komponenter till HW1 på lager | Alla komponenter på plats | 2023-09-30 | 2023-09-30 | |
| MS3 | HW1 testad i prod | Enheten fungerar enligt specifikation | 2023-11-30 | 2023-11-30 |
Tanken är att vi ska definiera milstolpar kring viktiga händelser i ett projekt. Detta görs i planeringsfasen och kompletterar den övriga planeringen. Inte minst tidplanen, i form av exempelvis Gantt-schema, och kanske också WBSen.
Den viktigaste delen i arbetet med milstolpar är att välja milstolpar klokt så att vi på ett bra och enkelt sätt kan definiera vad som ska vara på plats för att milstolpen ska vara nådd. Här kallar vi det uppfyllandekriterier.
En bra milstolpeplan kan vara mycket värdefull i utvärderingen av ett projekt och i efterkalkylen. Då fungerar de baseline datum man angav tidigt som en bra referens.
För- och nackdelar med milstolpar
Betalmilstolpar och Earned Value
Milstolpar är i grunden ett planeringsverktyg men används ofta i samband med fakturering. Då kallar vi dem ofta för betalmilstolpar.
Låt oss fortsätta med det tidigare exemplet ovan och lägga till hur mycket av projektbudgeten som faktureras kund när milstolparna nås.
| ID | Namn | Uppfyllandek. | Baseline | Prognos | Kommentar | Värde |
|---|---|---|---|---|---|---|
| MS1 | Projektplan utgiven | Påskriven projektplan | 2023-06-15 | 2023-06-30 | Resursplan försenad | 10% |
| MS2 | Komponenter till HW1 på lager | Alla komponenter på plats | 2023-09-30 | 2023-09-30 | 30% | |
| MS3 | HW1 testad i prod | Enheten fungerar enligt specifikation | 2023-11-30 | 2023-11-30 | 30% | |
| MS4 | Alla enheter HW 1 levererade | Samtliga 7 enheter är skickade till kund | 2023-12-31 | 2023-12-31 | Intern | |
| MS5 | HW leverans accepterad av kund | Samtliga 7 enheter är godkända av kund. | 2024-01-31 | 2024-01-31 | 30% |
Som ni ser så har vi blandat betalmilstolpar med interna ”vanliga” milstolpar.
Det här går att ta ett steg längre till något som kallas Earned Value Milstolpar vilket gör det möjligt att följa ekonomi och progress smart.
Vad är en bra milstolpe?
Bra milstolpar ska ha uppfyllandekriterier som:
- Naturligt beskriver slut- eller starpunkt på faser i projektet eller andra händelser
- Är lagom komplexa – Har rätt mängd beroenden och antal kriterier
En bra milstolpe ska vara väl definierad och beskriven, dessutom bör uppfyllnadskriterierna vara valda så att de naturligt bidrar med någon form av insikt om vad vi uppnått.
Att det blivit torsdag i vecka 7 säger inte så mycket om vad projektet åstadkommit medan provstart, leveranser, acceptanser, utgivna planer och specifikationer fungerar betydligt bättre som milstolpar.
Dessutom bör vi skapa milstolpar som ger god mätkvalité i form av rimlig precision.
Att säga att ”vi levererade mjukvara 2.0” är utifrån det en sämre milstolpe än ”vi levererade mjukvara 2.0, enligt specifikation xyz med noll fel som klassats som kritiska”.
Ännu bättre är i någon mening ”Kunden har accepterat leveransen av mjukvara 2.0 enligt specifikation xyz”.
Men det är en balansgång mellan att bli för specifik, och kanske dessutom lägga med externa beroenden som man inte rår över – så som kunden – jämfört med att ha allt för allmänt hållna milstolpar som inte säger så mycket.
Genom att dela upp milstolpen som vi gjort med MS4 och MS5 i exemplet ovan så har vi också visat på ett klassiskt trick som ofta används när externa faktorer blir en del i att uppnå milstolpen.
Antal milstolpar – Att mäta progress
Milstolparna ger oss underlag för statusrapportering i olika form men för att det ska fungera mer övergripande så måste det finnas ett rimligt antal milstolpar i projektet.
Milstolparna får inte heller bli så stora och omfattande att de sällan eller aldrig uppfylls.
Ett projekt som gjort 80% av jobbet men inte uppfyllt några milstolpar vet vi väldigt lite om.
Det här leder till att det ofta är klokt att ha lite fler men enklare milstolpar.
Tyvärr kan det också innebära att vi får skapa lite mer krystade milstolpar med ganska litet arbetsinnehåll.
Tänk på vad du vill uppnå med milstolparna
Tidigare hade vi exemplet ”Projektplan utgiven” som milstolpe. Det kan vara för att det är ett viktigt dokument tidigt i projektet samtidigt som det i någon mening anger att projektets planeringsfas är avslutat.
Tyvärr så kan en sådan milstolpe vara uppfylld genom att vi på enklast sätt ser till att någon skriver på en dålig plan utan att granska den.
Då ger inte milstolpen speciellt mycket värde till projektet!
Det här är ett ganska vanligt fenomen när det blivit ett stor antal milstolpar i projektet och vi dessutom satt upp kriterier för uppfyllande som egentligen inte tillför så mycket.
Samtidigt så kanske milstolpen från början inte var så tokig, det är bra att planera verksamheten innan man startar, och viss självdisciplin – ta fram en plan med rätt kvalité -kan då vara på sin plats för att få den nytta som milstolpe-arbetet kan erbjuda.
Att fälla milstolpar
Jag tycker det är vanligt att vi säger att ”vi fäller milstolpar” och med det menar vi att vi uppfyllt kriterierna för uppfyllnad.
Därför kan du höra att det att nå en milstolpe eller fälla en milstolpe synonymt.
På samma sätt kan du höra begreppet uppfyllandekriterie och fällningskriterie synonymt.
Vad är skillnaden mellan en milstolpe (milestone) och en beslutsgrind (tollgate)?
”Tollgate” och ”milstolpe” är två olika begrepp som används inom projekthantering för att markera viktiga händelser eller mål under projektets gång.
Skillnaden mellan dem är att milstolpar ofta används som en generell term för olika händelser medan beslutsgrindar, eller tollgates, ofta används för att beskriva specifika granskningar eller godkännanden som måste ske vid olika tidpunkter i ett projekt.
En tollgate kan t.ex. vara en formell granskning av projektet som måste godkännas av en högre ledning innan projektet kan fortsätta till nästa fas.
Milstolpar, å andra sidan, kan vara en mängd olika händelser eller mål som markerar viktiga steg i projektet, men som inte nödvändigtvis kräver någon formell granskning eller godkännande.
