I projekt använder vi ofta milstolpar för att mäta projektets framsteg och progress.
Det här inlägget är tänkt att besvara frågan ”vad är en milstolpe” och ge dig tips på hur du kan hitta och skapa bra milstolpar, tillsammans med bra kriterier för uppfyllande, i ditt projekt.
Vi diskuterar också hur du jobbar med milstolparna från första stund i projektet till avslut.
Milstolpar i projekt kan skapa en tydlighet i planeringen och motivera projektet att färdigställa och tydliggöra resultat eller delmål.
Bra milstolpar ger en tydlig och lättbegriplig överblick av projektet, dess faser samt viktiga leverabler.
När projektet levt en stund så kan också milstolparna ge en bild av status och utmaningar i projektet genom att de visar vilka milstolpar som uppnåtts och vilka som inte gjort det.
Men för att få full utdelning på jobbet med milstolpar, de kräver ofta en hel del administration, krävs att de utformas rätt samt att det finns en relevant mängd milstolpar.
Tyvärr kan milstolpar också användas av övergripande projektledning, eller chefer, för att följa upp projektet i detalj i en form av micro-management.
En annan nackdel med milstolpar är att de inte fungerar så bra i projekt som ändras snabbt och ofta (agila projekt exempelvis). Men också traditionella projekt med många beroenden kan vara svåra att fånga och beskriva med hjälp av milstolpar.
Vad är en milstolpe?
En milstolpe har ett ID, namn och uppfyllandekriterie.
Ett exempel på en milstolpe är:
Milstolpe 1: Projektplan utgiven. Projektplanen är påskriven av chefen för projektkontoret.
Utöver detta så har en milstolpe ett planerat färdigställande datum (kallas ofta baseline) där milstolpen var tänkt att vara uppfylld från första början och ett prognosdatum.
Det är det datum som säger när vi tror att milstolpen är nådd en bit in i projektet.
| ID | Namn | Uppfyllandek. | Baseline | Prognos | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| MS1 | Projektplan utgiven | Påskriven projektplan | 2023-06-15 | 2023-06-30 | Resursplan försenad |
| MS2 | Komponenter till HW1 på lager | Alla komponenter på plats | 2023-09-30 | 2023-09-30 | |
| MS3 | HW1 testad i prod | Enheten fungerar enligt specifikation | 2023-11-30 | 2023-11-30 |
Hur används milstolpar?
Tanken är att vi ska definiera milstolpar kring viktiga händelser, eller så kan vi lägga milstolpar i slutet på en fas i projektet. De blir en tydlig markör att det sker något av vikt eller att en rad viktiga händelser är genomförda.
Milstolpar i projektet tas fram i planeringsfasen och kompletterar den övriga planeringen. Inte minst tidplanen, i form av exempelvis Gantt-schema, och kanske också WBSen.
Hur namnger man en milstolpe?
Välj ett naturligt namn som beskriver vad milstolpen omfattar och symbolisierar. Var tydlig men kortfattad.
I planeringssammanhang och rapportering så används oftast namnet på milstolpen i dokument och planer; välj namn med det i åtanke.
Uppfyllandekriterier
Den viktigaste delen i arbetet med milstolpar är att välja milstolpar klokt så att vi på ett bra och enkelt sätt kan definiera vad som ska vara på plats för att milstolpen ska vara nådd.
Här kallar vi det som definierar om en milstolpe är uppnåd eller inte för uppfyllandekriterier.
I milstolpeplanen kan du vara mer utförlig i beskrivningen av din milstolpe genom att skriva detaljerade och tydliga uppfyllandekriterier.
Tidsuppskattningar
Som du ser i exemplet här ovanför så är det vanligt att man sätter ett utgångsdatum, ofta det samma som milstolpen antas vara klar i projektets ursprungliga planering, och en prognos – som uppdateras löpande – för när milstolpen tros vara klar i dagens planering.
En bra milstolpeplan kan vara mycket värdefull i utvärderingen av ett projekt och i efterkalkylen.
I efterkalkylen fungerar de baseline datum man angav tidigt i projektet, i samband med att de första milstolparna definierades, ofta som en bra utgångspunkt i analysen.
Milstolpar tas fram tidigt i projektet
Helst ska milstolpar definieras så tidigt som möjligt i projekt. Ofta tas majoriteten av milstolparna fram samtidigt som den första tidsplanen och WBSen.
En bra milstolpeplan hjälper dig att sammanfatta och förstå projektet mer i detalj. Rätt gjord så är den dessutom en mycket bra grund för dialog med projektmedlemmarna.
Löpande uppföljning
Den metod vi beskrivit ovan bygger utgår från att vi tar fram en ursprunglig milstolpeplan tidigt i projektet och sedan håller det dokumentet levande och uppdaterat genom att uppdatera fältet med prognosdatum.
Avklarde (fällda) milstolpar kan exempelvis färgmarkeras gröna.
Om det finns många milstolpar i ett projekt så kan det vara värt att ta fram ett milstolpediagram eller speciellt tidplan med milstolparna utplacerade.
Ett milstolpediagram är ofta en tabell/Excel-ark där ID, namn och baseline/prognosdatum framgår. Avklarade milstolpar visualiseras som klara eller tas bort.
När används milstolpar i projekt?
Jag skulle vilja påstå att milstolpar är en form av ”best practice” inom projektledning och att de används väldigt frekvent i alla typer av projekt.
Bäst fungerar milstolpar i väldigt traditionella projekt där aktiviteter och faser i hög utsträckning genomförs i sekvens.
Om innehållet i arbetet och milstolparna ändras ofta, eller om mycket arbete kan utföras oberoende av andra aktiviteter så tappar milstolparna visst signalvärde och kan då ifrågasättas.
Jag har personligen aldrig sett begreppet milstolpe i ett projekt som är agilt.
En del av problemen som finns med milstolpar kan hanteras genom att välja milstolpar och uppfyllandekritirier smart. Fortsätt läs så förtydligar vi detta nedan.
För- och nackdelar med milstolpar
Betalmilstolpar och Earned Value
Milstolpar är i grunden ett planeringsverktyg men används ofta i samband med fakturering. Då kallar vi dem ofta för betalmilstolpar.
Låt oss fortsätta med det tidigare exemplet ovan och lägga till hur mycket av projektbudgeten som faktureras kund när milstolparna nås.
| ID | Namn | Uppfyllandek. | Baseline | Prognos | Kommentar | Värde |
|---|---|---|---|---|---|---|
| MS1 | Projektplan utgiven | Påskriven projektplan | 2023-06-15 | 2023-06-30 | Resursplan försenad | 10% |
| MS2 | Komponenter till HW1 på lager | Alla komponenter på plats | 2023-09-30 | 2023-09-30 | 30% | |
| MS3 | HW1 testad i prod | Enheten fungerar enligt specifikation | 2023-11-30 | 2023-11-30 | 30% | |
| MS4 | Alla enheter HW 1 levererade | Samtliga 7 enheter är skickade till kund | 2023-12-31 | 2023-12-31 | Intern | |
| MS5 | HW leverans accepterad av kund | Samtliga 7 enheter är godkända av kund. | 2024-01-31 | 2024-01-31 | 30% |
Som ni ser så har vi blandat betalmilstolpar med interna ”vanliga” milstolpar.
Det här går att ta ett steg längre till något som kallas Earned Value Milstolpar vilket gör det möjligt att följa ekonomi och progress smart.
Vad är en bra milstolpe?
Bra milstolpar ska ha uppfyllandekriterier som:
- Naturligt beskriver slut- eller starpunkt på faser i projektet eller andra händelser
- Är lagom komplexa – Har rätt mängd beroenden och antal kriterier
En bra milstolpe ska vara väl definierad och beskriven, dessutom bör uppfyllnadskriterierna vara valda så att de naturligt bidrar med någon form av insikt om vad vi uppnått.
Att det blivit torsdag i vecka 7 säger inte så mycket om vad projektet åstadkommit medan provstart, leveranser, acceptanser, utgivna planer och specifikationer fungerar betydligt bättre som milstolpar.
Dessutom bör vi skapa milstolpar som ger god mätkvalité i form av rimlig precision.
Att säga att ”vi levererade mjukvara 2.0” är utifrån det en sämre milstolpe än ”vi levererade mjukvara 2.0, enligt specifikation xyz med noll fel som klassats som kritiska”.
Ännu bättre är i någon mening ”Kunden har accepterat leveransen av mjukvara 2.0 enligt specifikation xyz”.
Men det är en balansgång mellan att bli för specifik, och kanske dessutom lägga med externa beroenden som man inte rår över – så som kunden – jämfört med att ha allt för allmänt hållna milstolpar som inte säger så mycket.
Genom att dela upp milstolpen som vi gjort med MS4 och MS5 i exemplet ovan så har vi också visat på ett klassiskt trick som ofta används när externa faktorer blir en del i att uppnå milstolpen.
Antal milstolpar – Att mäta progress
Milstolparna ger oss underlag för statusrapportering i olika form men för att det ska fungera mer övergripande så måste det finnas ett rimligt antal milstolpar i projektet.
Milstolparna får inte heller bli så stora och omfattande att de sällan eller aldrig uppfylls.
Ett projekt som gjort 80% av jobbet men inte uppfyllt några milstolpar vet vi väldigt lite om.
Det här leder till att det ofta är klokt att ha lite fler men enklare milstolpar.
Tyvärr kan det också innebära att vi får skapa lite mer krystade milstolpar med ganska litet arbetsinnehåll.
Tänk på vad du vill uppnå med milstolparna
Tidigare hade vi exemplet ”Projektplan utgiven” som milstolpe. Det kan vara för att det är ett viktigt dokument tidigt i projektet samtidigt som det i någon mening anger att projektets planeringsfas är avslutat.
Tyvärr så kan en sådan milstolpe vara uppfylld genom att vi på enklast sätt ser till att någon skriver på en dålig plan utan att granska den.
Då ger inte milstolpen speciellt mycket värde till projektet!
Det här är ett ganska vanligt fenomen när det blivit ett stor antal milstolpar i projektet och vi dessutom satt upp kriterier för uppfyllande som egentligen inte tillför så mycket.
Samtidigt så kanske milstolpen från början inte var så tokig, det är bra att planera verksamheten innan man startar, och viss självdisciplin – ta fram en plan med rätt kvalité -kan då vara på sin plats för att få den nytta som milstolpe-arbetet kan erbjuda.
Att fälla milstolpar
Jag tycker det är vanligt att vi säger att ”vi fäller milstolpar” och med det menar vi att vi uppfyllt kriterierna för uppfyllnad.
Därför kan du höra att det att nå en milstolpe eller fälla en milstolpe synonymt.
På samma sätt kan du höra begreppet uppfyllandekriterie och fällningskriterie synonymt.
Vad är skillnaden mellan en milstolpe (milestone) och en beslutsgrind (tollgate)?
”Tollgate” och ”milstolpe” är två olika begrepp som används inom projekthantering för att markera viktiga händelser eller mål under projektets gång.
Skillnaden mellan dem är att milstolpar ofta används som en generell term för olika händelser medan beslutsgrindar, eller tollgates, ofta används för att beskriva specifika granskningar eller godkännanden som måste ske vid olika tidpunkter i ett projekt.
En tollgate kan t.ex. vara en formell granskning av projektet som måste godkännas av en högre ledning innan projektet kan fortsätta till nästa fas.
Milstolpar, å andra sidan, kan vara en mängd olika händelser eller mål som markerar viktiga steg i projektet, men som inte nödvändigtvis kräver någon formell granskning eller godkännande.
