En projektplan är ett dokument som beskriver projektets mål, uppgifter och resurser.
Dokumentet är i projektledningens verksamhet och är tänkt att hjälpa projektledare och team-medlemmar att förstå varför projektet finns, projektets dess omfattning och begränsningar samt beskriva hur projektet arbetar.
I stora projekt så är projektplanen en övergripande plan som i mångt och mycket hänvisar till underliggande planer för exempelvis risk management, kvalitets-, mjukvaru- eller testverksamhet.
Ett projekts faser
När vi pratar om projekt så är det vanligt att vi pratar om ett projekts fyra (alt. fem) faser:
- Initieringsfasen
- Planeringsfasen
- Genomförande
- (Uppföljning)
- Avslut
I den bästa av världar så initieras ett projekt på ett strukturerat och ordnat vis. Under den fasen så reder vi ut vad projektet ska göra, hur budgeten ser ut och vilka ramar som gäller för projektet.
Vilka faser en organisation använder sig av och vad de förväntas skapa för resultat ges av den projektstyrningsmodell man använder.
Initieringsfasen, eller någon av de tidiga faserna, leder i många fall till ett projektdirektiv som på ett övergripande sätt beskriver syftet och det förväntade resultatet i ett projekt.
Projektplanen är resultatet av arbetet i projektplaneringsfasen
Efter initieringsfasen så påbörjas projektarbetet med att projektet planerar upp och definierar projektet. Då skrivs också projektplanen.
Arbetet bygger vidare på projektdirektivet med att definiera vad projektet ska göra, samtidigt som man gör den inledande tids- och resursplaneringen.
I planeringsfasen definierar också projektet vilka processer och rutiner som ska följas och eventuell anpassning (i bland kallad tailorisering) görs av processe/rutiner och beskrivs i planen.
Planen ligger sedan till grund för de kommande faserna i projektet.
Det är i planeringsfasen vi skriver huvuddelen av projektplanen och det är vanligt att projektplanen signeras av projektägaren eller någon chef i företaget som en led i arbetet.
Genom att planen godkänns så har också projektledaren förankrat det som står däri och fått mandat att driva projektet enligt projektplanen.
Här är en viktig del att komma överens om hur huvudaspekterna i projektet i form av:
- Tid
- Ekonomi
- Omfattning, kvalité, resultat
ska hanteras och prioriteras inbördes. Här används ofta projekttriangeln som stöd för diskussionen.
Projektplanen är en ömsesidig överenskommelse
Personligen tycker jag att en utgiven projektplan ska ses som en ömsesidig överenskommelse där företagets linjeorganisation, alternativt dess höga chefer, accepterar och bejakar projektets budget och resursbehov.
En bra genomförd planeringsfas har rett ut det som projektet behöver veta och hantera för att kunna fungera, samt etablerat rutiner för hur arbetet ska utföras.
Sedan uppdateras och revideras projektplanen under projektets gång, exempelvis i samband med ändring av innehåll och anpassningar av arbetssätt.
Vad ska en projektplan innehålla?
I inlägget där vi diskuterar ”vad är ett projekt” så lyfter vi fram att ett projekt ska ha ett avgränsat syfte och mål.
Detta ska naturligtvis speglas i projektplanen.
Utöver detta så finns det en rad saker en utförlig projektplan bör innehålla. Här är en översikt med de viktigaste delarna fetmarkerade:
- Målet med projektet ska vara tydligt definierat i projektplanen. Fokusera inte bara på hårda leverabler! Ett projekt kan exempelvis ha verksamhetsmål parallellt med andra mål.
- Antaganden och avgränsningar.
- Resursplanering (tid, ekonomi, personal, underleverantörer, produktionslinor, …)
- Identifiera vilka aktiviteter som behöver göras och vilka processer som ligger till grund. (Här används ofta något som kallas Statement of Work (SoW) och Work Breakdown Structure (WBS)).
- Riskanalys och värdering.
- Kommunikationsplan inklusive intressentanalys.
- Tidplan, exempelvis i form av Gantt-schema och/eller milstolpeplaner.
- Plan för kvalitetsarbete.
- Rutiner för ändringshantering.
Beroende på hur omfattande projektet är, och om det är ett internt projekt eller ett projekt som kräver en hel del interaktion med omgivningen exempelvis, så kommer planerna se helt olika ut och vara mer eller mindre utförliga inom respektive område.
Läs gärna på om SMART-målformulering. De huvudmål du lyfter fram i projektplanen bör vara SMARTa.
Vad gör en projektplan bra?
En bra projektplan används exempelvis för att introducera nya i projektet eller för att hitta viktig grundläggande information som behövs med jämna mellanrum.
Projektplanen är också något som ligger till grund för den grundläggande ansatsen i projektet. Det är en del av den ”baseline” som vi ibland behöver gå tillbaka till när vi blir utmanade om varför vi gör på ett visst sätt, eller hur vi kommit fram till tids- och prisuppskattningar.
Det gäller att hitta en balans mellan det allt för detaljerade och det allt för övergripande.
Väldigt många verksamheter har tagit fram en mall för sina projektplaner där det framgår vad som ska tas fram. Mallarna kan vara mycket bra, men det finns gott om exempel där innehållet inte gett så mycket mer än mallen.
Det är definitivt fel nivå. En projektplan ska inte vara en generisk plan utan anpassas till projektet och ge värde där.
När projektplanerna inte innehåller mer än mallens rubriker så är den ofta inte utgiven och signerad av någon i företaget vilket brukar vara ytterligare ett tecken på att ingen sett något värde i projektplanen.
Går det att ha en webb-sida som projektplan?
Problemet med projektplaner är att de ofta är word-dokument som ruttnar i någon mapp på en filserver som heter ”projekt management” eller motsvarande.
Ett sätt att gå runt detta är att använda Sharepoint, Jira/Confluence eller andra webb-tjänster för att göra innehållet mer lättåtkomligt.
Jag har personligen goda erfarenheter av detta, men i organisationer där det krävs signerade dokument så blir det till att ta fram word-dokumentet som ligger till grund för webb-sidan trots allt.
Slutsats – Vad är en projektplan?
Rollbeskrivningen för en projektledare i ett företag och den mall som används för projektplaner ska ha stora likheter. Det beror på att projektplanen i stora drag är en plan för de ansvarsområden som projektledaren ska hantera, styra och leda.
Utöver detta så beskriver projektplanen syftet med projektet, dess mål, budgetar samt avgränsningar.
Vanliga frågor
Vad är syftet med en projektplan?
Syftet med en projektplan är att fungera som ett dokument som klargör och beskriver projektets mål, uppgifter och resurser. Den är ett centralt verktyg i projektledningens verksamhet och är avsedd att hjälpa projektledare och teammedlemmar att förstå varför projektet finns, dess omfattning och begränsningar, samt att beskriva hur projektet ska genomföras.
Vilka huvudkomponenter finns i en projektplan?
En projektplan bör åtminstone innehålla en tydlig beskrivning av projektets mål, avgränsningar och resurser. I praktiken innehåller ofta projektplanerna mycket mer än så.
Vem tar fram projektplanen?
I många projektmodeller så görs något första dokument i form av projektdirektiv. Det är väldigt översiktligt och kan skrivas av en beställare av projektet i organisationen. Projektplanen skrivs sedan utifrån direktivet av projektledaren i takt med att projektet planeras upp.
