Vad är en projektstyrningsmodell och vad tillför en projektstyrningsmodell vårt projekt och vår verksamhet?
Det ska det här blogginlägget handla om!
Vi börjar direkt med ett kort svar på frågan ”Vad är en projektstyrningsmodell”: En projektstyrningsmodell är ett ramverk som beskriver hur en organisation genomför projekt i sin verksamhet. Den beskriver faser, processer, projektdokumentation, metodik och strategier.
En bra projektstyrningsmodell stödjer företagets ledning och projektledningen och gör projekt mer effektiva, höjer projektkvalitén, ökar transparensen och definierar hur projekt ska formas, ledas och styras. Ett samlat sätt att bedriva projekt gör det också lättare för omgivningen att förstå och samarbeta med projekten i organisationen.
Även om det finns standarder inom projektstyrning och en hel massa modeller så finns det inte en universiell projektstyrningsmodell. Istället finns en rad olika typer av projektstyrningsmodeller utformade för olika tillämpningar och behov.
I det här inlägget ska vi först analysera vad en projektstyrningsmodell bör innehålla och tillföra. Sedan ska vi titta på några exempel på olika projektstyrningsmodeller, eller projektramverk som det ibland kallas.
Vad är en projektstyrningsmodell?
En projektstyrningsmodell är ett ramverk som beskriver hur ett projekt ska genomföras. Det finns en rad etablerade projektstyrningsmodeller men det är vanligt att varje företag och verksamhet gör någon form av egen anpassning av modellen och tar fram egna mallar för de artefakter – så som planer och rapporter – som krävs.
En projektstyrningsmodell kan ofta delas upp i tre delar:
- En projektprocess som beskriver de olika faser ett projekt genomgår på den högsta eller övergripande nivå. Vi kan säga att projektprocessen beskriver projektledarens arbete, ett managemenperspektiv, och att projektprocessen beskriver hur ett projekt styrs och rapporterar.
- En projektmetodik beskriver de principer, metoder och verktyg som används för att planera, genomföra, styra och avsluta ett projekt. En projektmetodik ger projektet vägledning om hur projektarbetet ska utföras, vilka metoder projektet ska använda och vilka standarder det ska följa.
- En projektkultur uttrycker de värderingar, normer och beteenden som präglar hur människor samarbetar, kommunicerar och lär sig i ett projekt. En projektkultur skapar en känsla av gemenskap, engagemang och motivation. En projektkultur påverkas av faktorer som ledarskap, vision, mål och feedback.
Vissa projektramverk fokuserar endast på en av punkterna ovan medan andra projektstyrningsmodeller täcker flera eller alla delar.
I mindre bolag, och för mindre projekt, så räcker ofta enbart en projektmetodik långt medan det i stora bolag och för stora projekt kan finnas skäl att dela upp projektmodellen i flera delar.
Fortsätt läsa så utvecklar vi det nedan!
Ett projekts olika faser – Projektprocessen
Ett sätt att dela upp ett projekt på är att utgå från fyra – eller fler – olika projektfaser i ett projekts livscykel:
- Initiera projekt
- Planera projekt
- Genomföra projekt
- Avsluta projekt
Projektstyrningsmodellen talar om vad som är syftet i en viss fas och vad som behöver göras – utifrån ett lednings och styrningsperspektiv – och beskriver vad som ska finnas på plats för att nästa fas ska kunna initieras.
Det kan handla om planer, WBSer, SWOT, ekonomiska prognoser, analyser och tecknade kontrakt exempelvis.
Det bör också framgå vem som fattar beslut när en fas avslutas och nästa tar vid.
Ofta innehåller projektstyrningsmodellen mallar för planer, så som projektplanen, och dokument som ska användas i projektledningsarbetet.
Utöver det beskrivs några processer kring exempelvis framtagning av ekonomiska prognoser och beslutsfattande.
Resten av arbetet i projektet beskrivs genom valet av projektmetodik.
Att avsluta en projektfas och gå in i en ny
Olika projektfaser har olika syfte och mål och ett syfte med ett projektramverk är att fånga vilka faser ett projekt har och övergången mellan dem.
Det är vid de övergångarna ett projekt kan stoppas, få nya direktiv eller så beslutar man att ytterligare information från den tidigare fasen måste till för att fatta ett beslut att gå vidare eller stoppa projektet.
Vissa projektramverk pratar om tollgates och tollgatesbeslut i sin modell när de pratar om större övergripande projektbeslut.
Varför dela upp en projektstyrningsmodell i olika delar?
Stora bolag vill ofta leda och styra sina projekt enligt samma projektprocess oavsett vilken typ av projekt det handlar om.
Om du tittar tillbaka på stycket ovanför så ser du att det går att hålla sig på en mycket generell och abstrakt nivå när det kommer till projektstyrning. Därför fungerar det här upplägget bra.
Projektmetodiken kan dock helt skilja sig åt beroende på om det är ett verksamhetsutvecklingsprojekt, IT-projekt, produktionsprojekt eller utvecklingsprojekt.
På så vis kan vi kombinera en mer generell och gemensam projektstyrning för samtliga projekt i verksamheten med anpassad metodik för de specifika projektbehoven.
Projektkulturen kan vara den samma som företagskulturen eller så finns det skäl till att betona andra värden och beteenden. Mer om det senare.
Därför används projektramverk
Projektramverk används för att skapa en gemensam struktur och ett gemensamt språk för projektledningsfunktionen i en organisation. Ramverket hjälper också till att säkerställa kvalitet, effektivitet och kontroll över projektens resultat och resurser.
En väl fungerande projektstyrningsmodell ser till att projekten startas, styrs och stängs utifrån tydliga beslut fattade utifrån korrekt och relevant information.
Det finns olika typer av projektramverk som passar olika typer av projekt och sammanhang. Till exempel kan man använda ett sekventiellt projektramverk som följer en fast och förutbestämd plan, eller ett agilt projektramverk som är mer flexibelt och anpassningsbart till förändringar.
Exempel på projektstyrningsmodeller
Några vanliga exempel på projektstyrningsmodeller är:
- PPS – En svensk projektmodell som bygger på fyra principer: affärsnytta, engagemang, struktur och kontroll.
- PROPS – En svensk projektmodell som bygger på sex faser: förstudie, planering, genomförande, avslutning, uppföljning och förvaltning.
- PRINCE2 – En brittisk projektmodell som bygger på sju principer, sju teman och sju processer som styr projektet från start till mål.
- Projektilen – En svensk projektmodell som bygger på fem faser: idé, förberedelse, genomförande, avslutning och utvärdering.
Det finns också andra projektmodeller som är mer anpassade till specifika branscher och tillämpningar. Exempel här är: XLPM och PEJL.
Exemplen här ovan hanterar själva projektprocessen och ett projekts livscykel. De kan behöva kompletteras med någon form av projektmetodik.
Exempel på projektmetodik
Vanliga exempel på projektmetodik är:
- RUP – Ett ramverk för objektorienterad systemutveckling som bygger på fyra faser, sex bästa tillämpningar och nio discipliner.
- Vattenfallsmetoden – En linjär och sekventiell metod som bygger på fem faser: kravanalys, design, implementation, testning och underhåll.
- Agila metoder – Ett samlingsnamn för olika metoder som bygger på att leverera värde i korta iterationer, anpassa sig till förändringar och samarbeta med kunden.
- Spiralmodellen – En iterativ och riskbaserad metod som bygger på fyra steg: planering, riskanalys, utveckling och utvärdering.
- Prototypmetoden – En metod som bygger på att skapa en fungerande modell av systemet tidigt i processen för att få feedback från kunden och förbättra designen.
Som en del i projektmodellen kan projektet använda projektmilstolpar. De är händelser i projektet som projektet själv definierar. Milstolpar är ett verktyg medan tidigare nämna tollgates är beslutsgrindar i projektmodellen.
Projektkultur – Sista delen i en projektstyrningsmodell
Jag tror aldrig jag sett något om projektkultur i ett företags eller organisations verksamhetsledningssystem men det är trots det värt att lyfta fram och notera.
Här tangerar vi ledarskapet i projektet och hur den mänskliga interaktionen ser ut.
Så här skulle vi kunna sammanfatta projektkultur:
Projektkultur är ett begrepp som beskriver de värden, normer, attityder och beteenden som råder i ett projekt. En god projektkultur är en som främjar engagemang, motivation, samarbete, kvalitet och säkerhet bland alla som är involverade i projektet. En dålig projektkultur kan leda till konflikter, misstag, förseningar och kostnadsökningar.
Skillnaden mellan projektstyrning och projektledning
Projektledning handlar om att genomföra projekt och är på så vis mer operationell och fokuserad på genomförandet, medan projektstyrning är mer strategisk och fokuserad på beslutsfattande och riktning. Båda är nödvändiga för ett framgångsrikt projekt, men de har olika fokus och ansvarsområden.
Sammanfattning – Varför ska vi ha en Projektstyrningsmodell?
En projektstyrningsmodell sätter riktlinjerna för hur ett projekt ska drivas, följas upp och styras.
Modellen kan vara översiktlig, och kräva kompletterande projektmetodik, eller mer eller mindre komplett beroende vilken modell vi utgår från.
Genom att ha en projektstyrningsmodell så skapas samsyn kring projektet, dess olika faser, vad som ska göras och när. Dessutom ger en bra modell insyn och ökad möjlighet att styra projektet från ett ledningsperspektiv.
