En Work Breakdown Structure (WBS) är en metod eller verktyg som hjälper oss att bryta ned projektarbete i en struktur av mindre hanterbara delar. Fokus i WBSen är på vad som ska göras.
Strukturen är hierarkisk vilket gör att det kan finns olika nivåer i en WBS. De minsta nivåerna refererar vi oftast till som arbetspaket (work packages).
Ofta ritar vi WBSer – det kommer exempel längre ned – i ett träddiagram för att visualisera nedbrytningen vilket också – om vi gjort vår WBS smart – ger en visualisering av projektet i sin helhet.
WBSen görs tidigt i en projektplaneringsfas – vilket är väldigt tidigt i projektets livscykel – och används sedan för att bryta ner arbetet i samband med att kostnadsberäkningar, riskanalys och planering görs.
Längre fram i projektets livscykel används WBSen för uppföljning och kontroll av projektverksamheten.
Vad är en WBS?
En WBS är ett verktyg, eller en metodik, som används för att bryta ner ett projekts omfattning i mindre delar och beskrivs ofta såväl i text som grafiskt.
I exemplet nedanför så har vi ritat ett förslag på en WBS för ett projekt som ska ta fram en sportigare GTi-modell av en befintlig bil.
Åtminstone jag, som är rejält motorintresserad, tycker WBSen i exemplet ovan är riktigt bra.
Den beskriver vad som ska göras i mindre greppbara delar och där mer detaljering behövs så har man brutit ned arbete ytterligare.
Den som är lite mer skeptisk undrar kanske hur vi ska integrera och testa det som görs, eller hur planeras marknadsföringen?
De minsta enheterna längst ner i trädet – arbetspaketen – är den nivå där projektarbetet planeras, budgeteras och följs upp.
En WBS kan användas för att styra arbetet genom att olika delar i WBSen aktiveras eller beordras ut vid olika tidpunkter i organisationen.
Som vi varit inne på tidigare så används WBSens struktur i alla sammanhang där vi jobbar med projektets omfattning och innehåll. Du hittar därför WBSens struktur i ekonomisystemen och i tidplanerna exempelvis.
Arbetspaket
Arbetspaket är de minsta enheterna – lövnoder skulle vi nog säga i vissa sammanhang – längst ner i hierarkin.
Arbetspaketen är den mest detaljerade nivåerna i ett projekt och det är där vi gör allt planeringsarbete. Det görs ofta i separata arbetspaketsbeskrivningar som detaljerar:
- Omfattning på arbetet
- Tidsuppskattningar
- Resurs- och kompetensbehov
- Ekonomi planering
- Beroenden
För komplexa projekt så är rådet att alltid börja med att definiera vad som ska göra. När det ska göras och alla beroenden kan hanteras senare vid framtagningen av en tidplan i form av ett Gantt-schema.
Parallellt med det arbetet så är det lämpligt att se vilka milstolpar som kan vara lämpliga att lyfta fram.
Ibland sätter organisationer mål för sina arbetspaket, och säger att de inte ska vara större än säg 500 timmar, vilket naturligtvis påverkar WBSens utformning. Mindre arbetspaket ger fler nivåer i WBSen.
Att skapa en WBS
WBSen kan skapas med hjälp av en rad olika metoder, t.ex. mind mapping, brainstorming och med hjälp av ett programvaruverktyg för projektledning.
Det går också utmäkt att spåna WBS-struktur med exempelvis ChatGPT. Här är ett exempel på promt jag ChatGPT som gav en mycket bra startpunkt för en WBS:
Jag ska skapa en WBS. Vi ska bygga ett hus på vår tomt. Kan du ge ett förslag på WBS och rita upp den?
När WBSen är klar bör den granskas och godkännas av projektsponsorn, projektledaren och andra viktiga intressenter.
Olika sätt att göra en WBS på – Olika skolor
Om vi backar tillbaka till vårt exempelprojekt där vi ska ta fram en GTi-modell utifrån en redan existerande bilmodell så finns det olika sätt att göra WBSen på.
Ni har sett en version som var fokuserad på vilka delar i produkten vi skulle jobba med.
”Renläriga” projektledarutbildningar brukar förorda den typen av WBSer men jag har aldrig sett en sådan i praktiken. Någonstans har jag läst att de fungerar bäst för mindre projekt där fokus på produkt och funktion är i fokus.
Vanligast är, utifrån min erfarenhet, är WBSer som är speglar organisationsstrukturen i företaget.
I bilden nedan så ser ni exempel på det genom att inköp och marknad har egna arbetspaket.
Detta fungerar bra för stora projekt i stora organisationer men bidrar inte direkt till någon tydlighet. Det går inte längre att se vad som är syftet med projektet i WBSen här nedanför.
Här nedanför är ytterligare ett exempel på en WBS där organisationen och olika kompetensområden fått ligga till grund. Den är om möjligt ännu luddigare men ofta efterfrågas information på den här nivån i olika organisationer och företag.
De senare exemplen på WBSer kan fungera för att definiera och estimera arbete men för uppföljning och styrning
Att tänka på när du gör en WBS
Vi har besvarat frågan ”Vad är en WBS” och gett dig exempel på hur WBSer kan utformas.
Ofta så faller WBSen ut relativt naturligt utifrån det tidiga planeringsarbetet när vi fokuserar på vad som ska göras. Om du sedan väger in organisationens önskemål och tittar på hur tidigare projekt jobbat så brukar saker och ting falla på plats.
Med det sagt så har jag varit med vid flera tillfällen, i större organisationer, där vi konstaterat att WBS-strukturen egentligen inte stöttat någon kontroll och uppföljning i projektet.
Programmeraren programmerade, testaren testade och experten var med på möten. Men hur långt vi kommit, vad vi jobbade med och vad som var klart var mycket svårt att hålla reda på.
I ett försök att få bättre styrning så försökte vi forma om WBSen så att den skulle bli tydligare.
I någon mån och mening lyckades vi med det men på bekostnad av att väldigt få av de som jobbade i projektet kände sig hemma i den struktur vi satt upp.
Det ledde till nya problem och vi beslutade senare att gå tillbaka till den traditionella struktur – som speglade organisationen i företaget – på toppnivå som vi tidigare haft.
Vad vi istället gjorde vara att vi tittade mer på själva arbetspaketsbeskrivningarna och gjorde dem något mindre, sett till omfattning och tid, samtidigt som vi gjorde dem tydligare.
Vanliga frågor
Vad är en WBS?
En WBS är ett verktyg för projektledare för att del upp ett projekt i mindre delar. WBSen skapar en struktur för nedbrytningen av ett projekt och den återkommer i tidrapportering, planering, resurssäkring och annan projektrelaterad dokumentation. Ofta ritas en WBS som en hierarkisk bild som beskriver nedbrytningen av ett projekt.
Vad betyder WBS
WBS står för Work Breakdown Structure. Ofta ritas en WBS som en hierarkisk struktur. WBS används för att bryta ner större projekt i mindre delar, ofta kallade arbetspaket eller work packages.
Vad kallas den lägsta nivån i en WBS?
Lägsta nivån i en WBS kallas för arbetspaket. Arbetspaket ska vara tydligt definierade och det ska inte finnas överlapp mellan olika arbetspaket i WBSen. Ett arbetspaket ska vara konkret och begripligt men inte på så låg nivå att det blir enskilda aktiviteter.
