Vad är en SWOT-analys och hur gör man en? Mall | Exempel | Förklaring |

Vad är en SWOT-analys och hur gör vi en SWOT-analys på bästa sätt?

Det är frågorna som det här inlägget är tänkt att besvara.

En SWOT-analys är ett verktyg, eller metod, för att få fram och utvärdera fyra viktiga aspekter (styrkor, svagheter, möjligheter och hot) som sammantaget beskriver nuläget för företag, organisationer eller människor. Ofta ligger analysen till grund för strategiarbete eller så används den som en del i kommunikationen internt eller externt.

Själva verktyget och metoden är generell och används i en rad olika sammanhang och naturligtivs så måste omfattningen sättet analysen görs på anpassas beroende på vad syftet med vår SWOT-analys är.

Jag har personligen gjort SWOT-analyser i en rad olika sammanhang i arbetslivet, exempelvis i samband med:

  • Att vi gjort marknadsplaner.
  • Vi tagit fram projektplaner och genomfört projektarbete.
  • Att vi haft teambuildingaktiviteter då vi gjort SWOT-analyser för vårt team/projekt eller personliga SWOTar.

SWOT-analyserna har sedan använts internt inom organisationen som en del i det interna strategiarbetet, eller externt i diskussioner med exempelvis investerare.

Och du, en sista sak innan vi börjar!

Det flesta ledsnar något på att säga SWOT-analys och därför används begreppet SWOT, eller SWOTen i bestämd form, ofta synonymt.

Det gör vi också i den här texten kommer du märka!

Översikt – För- och nackdelar med en SWOT-analys

Som en första orientering kring det vi kommer prata mer om i inlägget så börjar vi med att sammanställa för- och nackdelarna med en SWOT-analys.

Fördelar
  • Allmänt känd och erkänd metod
  • Metoden är lätt att förstå och resultatet lätt kommunicera
  • SWOTen gör det ofta möjligt att lyfta nivån från det vardagliga till en något högre mer strategisk nivå
  • Metoden kan användas i en rad olika sammanhang och anpassas enkelt till område och ambitionsnivå
Nackdelar
  • Metoden ger svagt stöd i inhämtandet av information och underlag och garanterar på så vis inte någon kvalité i sig
  • Metoden ger svagt stöd i analys av informationen vilket lätt leder till att slutsatserna blir väl allmänna
  • Modellen, och sättet arbetet ofta bedrivs, kan öppna för tyckande där starka individer kan påverka resultatet
  • Analysen måste ibland kombineras med andra analysmetoder för att ge tillräckligt goda resultat vilket gör att enkelheten och överskådligheten minskar
  • De fyra områden som modellen fokuserar på är inte självklart de viktigaste i ett strategiskt arbete

Det är inte helt ovanligt att en SWOT-analys står för sig själv och presenteras som den är.

Men ofta ingår analysen i ett bredare material – exempelvis en marknadsplan – och då är det naturligt att komplettera analysen med delar som täcker upp för de nackdelar eller svagheter som en SWOT kan ha.

SWOT-analys – Mall

En SWOT presenteras ofta i form av en bild med fyra fält, se bilden här nedanför.

Den klassiska SWOT-analys mallen. Fyra kvadranter med Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Hot i respektive del.
Den klassiska SWOT-mallen! Fyra rutor där du listar styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

Du kan enkelt ladda hem vår mall genom knappen ovan och använda den i ditt egna material.

Bilden du ser här ovanför är tagen från mallen som du är fri att använda hur du önskar.

Tanken är att du enkelt ska kunna klippa in mallen i det grafiska sammanhang du arbetar i.

Utöver själva mallen så innehåller filen även stöd för förberedelserna och introduktion av SWOT-verktyget för ditt team.

Om du skriver en rapport i Word så är det lämpligt att sortera styrkor, svagheter, möjligheter och hot under rubriker, i den mall du redan använder, på enklast vis.

Vad är en SWOT-analys?

En SWOT-analys är ett verktyg som hjälper oss att sammanställa en individs, grupps eller företags:

  • Styrkor (Strenghts)
  • Svagheter (Weaknesess)
  • Möjligheter (Opportunities)
  • Hot (Threats)

Styrkor och svagheter är gynnsamma och ogynnsamma aspekter i verksamhetens interna liv medan möjligheter och hot handlar om gynnsamma och ogynnsamma externa faktorer.

Interna faktorer styr vi över medan externa faktorer fångar sådant vi inte kan styra, åtminstone inte direkt eller speciellt enkelt.

Det är vanligt att SWOT-analysen presenteras som fyra rutor med Styrkor – Svagheter på övre raden samt Möjligheter – Hot på nedre.

På så vis hamnar de gynnsamma faktorerna på vänster sida och de ogynnsamma på höger sida i bilden.

De interna faktorerna hamnar på övre raden medan de externa hamnar på nedre.

Med det kan vi göra om punktlistan ovan med följande förtydliganden:

  • Styrkor (Beskriver interna gynnsamma faktorer)
  • Svagheter (Beskriver interna ogynnsamma faktorer)
  • Möjligheter (Beskriver externa gynnsamma faktorer)
  • Hot (Beskriver externa ogynnsamma faktorer)
SWOT-analysen innehåller två interna faktorer att beakta: Styrkor och Svagheter.
Interna faktorer att ta hänsyn till i en SWOT.

Om SWOTen ska ligga till grund för ett strategiarbete i någon form så förväntar sig nog många att se en koppling mellan olika rutor och delar i analysen.

Styrkor bör ge möjligheter!

Svagheter gör att vi är exponerade för hot!

Stora händelser och utmaningar bjuder ofta på såväl hot som möjligheter.

Interna och externa faktorer – Två aspekter i en SWOT

Ibland kan det svårt att förstå om något är en svaghet eller ett hot, alternativt en styrka eller en möjlighet, när vi gör vår SWOT.

Då gäller det att jobba vidare med det ni hittat för att förstå om det ni diskuterar har sin grund i interna eller externa faktorer.

Det är det som avgör om du ska se något som en svaghet eller ett hot.

Vi återkommer till hur du gör en bra SWOT lite längre ned, men redan blir det tydligt att vi måste förstå och konkretisera det som vi väljer att ta upp i vår SWOT-analys om vi ska få full utdelning på det arbete vi gör.

En del av det arbetet handlar om att förstå om något ni lyfter fram i SWOTen har sin grund i en intern svaghet/styrka eller ett externt hot/möjlighet.

Exempel – Intern eller extern faktor

Under en brainstorming workshop så säger Hanna:

– Det är en svaghet att vi inte kan rekrytera personal med rätt kompetens!

Kanske har hon rätt, men detta kan lika gärna vara resultatet av externa faktorer och borde därför klassas som ett hot, eller?

Beror problemen med rekrytering på att företaget inte är attraktivt, inte kan betala relevanta löner eller att anställningsprocessen är så långsam att människor som faktiskt söker jobb hinner tacka ja till andra erbjudanden?

I så fall handlar det om en svaghet.

Om utmaningarna i rekryteringsprocessen istället handlar om att det inte går att hitta personal med rätt kompetens i området; inte går att få personer att flytta till platsen där företaget är eller att det helt saknas utbildning för att täcka behoven som verksamheten har?

I så fall är det ett hot vi pratar om.

Ser vi till exemplet ovan så kan det mycket väl vara en kombination av såväl interna som externa faktorer som avgör vilka möjligheter en organisation har att rekrytera rätt personal.

Att förstå skillnaden mellan externa och interna faktorer hjälper oss i analysen och arbetet med att skapa en SWOT.

Samtidigt, det får inte bli för tekniskt och svårt, då är det bättre att bestämma sig för någon del och arbeta vidare.

Gruppera och skapa sammanhang

Det är inte ovanligt att vi ser att ett ämne återkommer bland såväl styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

Att identifiera vissa områden kan bidra till att ge SWOT-analysen extra tydlighet och skapar ofta ett sammanhang för den som ska ta del av arbetet.

Personligen föredrar jag att ta med mig och rubriksätta områden när de dyker upp, men det får inte bli på bekostnad av konkretiseringen i SWOTen.

Det betyder att exempelvis rubriken “rekrytering” kan återkomma på både styrkor och svagheter i SWOTen, men under rubriken står något konkret och specifikt som går att agera på.

En annan typ av relation som är extremt intressant när vi gör vår SWOT handlar om när vi hittar matchande styrkor och möjligheter, alternativt matchande svagheter och hot.

Hitta matchande styrkor och svagheter.
Att kunna peka ut matchande styrkor och möjligheter i en SWOT kan vara en av de viktigaste delarna i arbetet.

Om du kan hitta matchande styrkor och möjligheter, alternativt svagheter och hot, så tycker jag personligen att SWOTen känns mer välgjord och insiktsfull.

Tankesättet kan dessutom vara till stöd i prioriteringen av de som kommer upp i arbetet.

En svaghet som inte har något hot kopplat till sig är sannolikt inte så farlig, för att nämna ett exempel.

Om ett ni identifierar ett hot som påverkar era konkurrenter i samma utsträckning och det matchar mot en av era styrkor, då …

Ett specialfall av matchningar är när vi hittar styrkor unika för oss som matchar hot som gäller flera av våra konkurrenter i någon mening.

I de flesta fall blir detta en möjlighet!

Hur sätter man samman arbetsgruppen för en SWOT?

Det är sällan någon i ett företag eller organisation kan företräda både de interna och externa aspekter i en SWOT utan oftast krävs det fler personer för att göra en SWOT-analys.

Externa faktorer i en SWOT är: Möjligheter och Hot.
Externa faktorer är sådan vi inte rår över.

Att få till rätt gruppsammansättning när du gör en SWOT är därför en viktig del i arbetet.

Ta med någon från sälj- eller marknadssidan om du vill fånga det som är viktigt vad gäller externa faktorer, och någon från support- eller utvecklingsorganisationen för att få lite extra fokus på de interna faktorerna.

Gör ni det här i en mindre grupp, exempelvis ett projektteam så tycker jag att så många som möjligt ska vara med i arbetet.

Dialogen och förståelsen som följer med arbetet är då ofta lika mycket eller mer värt än själva SWOTen som så.

Varför gör man en SWOT-analys?

En SWOT-analys kan användas för att:

  • Skapa en gemensam bild över nuläget.
  • Lägga grunden till en gemensam strategi – SWOTen är ofta en del i ett strategiarbete.
  • Visa att vi förstått de utmaningar vi står inför och sedan kommunicera dem till andra.
  • Tydliggöra bakomliggande faktorer som påverkar strategiska beslut.

SWOT-analyser är vanliga i sammanhang där vi vill fånga och beskriva en verksamhets interna och externa utmaningar och möjligheter.

Det gäller exempelvis i marknadsplaner, investeringsprospekt, bokslutsrapporter, projekt- och produktplaner.

En välgjord SWOT-analys gör livet lättare för oss då vi förstår vår verksamhet bättre och underlättar dialog med andra högst avsevärt.

Hur gör man en SWOT-analys på bästa sätt?

Då har vi diskuterat mallen och formatet och det är dags att börja diskutera hur vi gör en SWOT-analys!

Exakt hur du gör beror mycket på vilken tillämpning och vilket sammanhang du ska göra SWOTen i.

Det vi beskriver här är ett ganska ambitiöst arbete och även om du hoppar över en del punkter i vår beskrivning så är de inte där av en slump.

Reflektera gärna över de delar som inte känns så relevanta för er och fundera på om det inte går att uppnå den effekt vi försöker uppnå på ett enkelt vis.

Vad är en SWOT-analys - Ett svar på det är att studera vilka olika steg som bör ingå i arbetet med att ta fram en SWOT.
Det här är naturliga steg när du ska göra en SWOT-analys.

Syfte – Vem är mottagaren av din SWOT?

Det är bra om du redan innan du börjar med en SWOT-analys funderar på vem som är mottagare av det färdiga arbetet.

Gör ni jobbet i en ledningsgrupp och ska använda en SWOT som underlag för kommande års verksamhet?

Då ska ni fokusera och utveckla SWOTen utifrån det.

Om SWOTen ska vara med som en del i en presentation till företagets investerare så ska fokus sannolikt vara lite annorlunda.

Då blir också det slutgiltiga resultatet annorlunda även om vi använder samma mall för vår SWOT.

Om du fortsätter läsa så finns det ett eget stycke här nedanför som diskuterar vad som är viktigt i en SWOT.

Där får du hjälp att styra upplägget något mer.

Du får också idéer som hjälper dig bestämma omfattningen på arbetet.

Vem bör delta i arbetet med en SWOT?

När du är på det klara med vem som är den tänkta mottagaren av SWOTen så är det enklare att bemanna och styra den grupp som ska arbeta med att ta fram och sammanställa SWOT-analysen.

Som vi varit inne på så finns det åtminstone två sätt att se på de områden som finns i en SWOT.

  1. Internt och externt faktorer
  2. Gynnsamma och ogynnsamma faktorer

Bara det gör att det oftast finns skäl att ta med:

  1. Personer som kan mycket om det interna livet
  2. Personer som kan mycket om externa faktorer
  3. Personer som ser och kan formulera relevanta problem och utmaningar
  4. Personer som ser och kan fånga möjligheter

Gäller SWOTen för ett företag vill vi ofta ha med företrädare för respektive område och disciplin.

Gäller SWOTen en begränsad del av verksamheten, exempelvis ett projekt, produkt eller för ett område inom ett företag så vill vi ha med kunniga företrädare i verksamheten, men det kan också vara bra att ha en extern referens från exempelvis HR eller marknadsavdelningen.

En sådan extern person kan bidra till lite perspektiv, inte minst med tanke alla problem som lätt går att hitta i en verksamhet.

Så forma ditt SWOT-team klokt!

Och du!

I många fall är inte själva SWOT-analysen så intressant när arbetet väl är gjort.

Om du tror att det kan vara så i ditt fall så finns det poänger med att göra gruppen lite större för att säkerställa delaktighet i en större grupp.

Exempel på en dålig SWOT-analys
Det här är exempel på frågor som är vanliga i en SWOT. De visar också på att en SWOTen i sig inte säkerställ något resultat av värde utan rätt grupp och arbetet runt är nödvändiga komponenter.

Vad har vi för ingångsdata – Research

Sannolikt kommer du behöva hjälp av dina SWOT-kamrater för att göra den research som krävs i arbetet, men du bör reflektera tidigt över om det finns hårda fakta som du bör ha med dig in i SWOT-arbetet.

Kanske krävs det till och med ett arbete innan SWOT-analysen för att ta fram relevant information.

I mogna organisationer, projekt och sammanhang så går det ofta att hitta rätt mycket information i tidigare gjort arbete.

Kanske är också SWOTens mål och syfte också väldigt väl beskrivet.

I båda de fallen är det relevant att säkerställa att du får med relevant information in i arbetet.

I ett start-up bolag, eller i ett nystartat projekt, så kanske SWOT-analysens syfte är att identifiera vilka områden som behöver undersökas närmare.

Då kanske SWOT-analysen är ett första steg som ligger till grund för vidare arbete.

Hur arbetar vi fram en SWOT?

Inledning

Kontakta de som ska delta i SWOT-analysen och förklara vad du vill göra och hur arbetet med SWOTen ska gå till.

Du bör förklara:

  • Vad en SWOT är.
  • Hur resultatet i SWOTen ska användas.
  • Vilken form av research respektive deltagare bör göra innan ni börjar på allvar.

Research

Varje deltagare bör sedan göra någon form av förberedelse och research för att kunna bidra på ett relevant sätt till SWOTen.

Det kan handla om att man pratar lite med sina arbetskamrater man ska företräda, gör en research kring konkurrenter eller sammanställer säljkårens information om kundläget.

I det här läget är det bra om du kan distribuera den ingångsdata som du har med dig in i arbetet och ge inläsning på materialet som hemuppgift.

Workshop

Nästa steg är att träffas i den grupp som ska göra SWOTen.

Personligen gillar jag att göra någon form av workshop, kanske med hjälp av gula lappar, vita tavlor och mycket diskussion.

Här kan det vara bra att fånga så mycket dialog och information som möjligt inför nästa steg.

Det är bra om man inom ramen för en workshop även hinner prioritera de faktorer och delar ni diskuterat så att SWOTen lyfter fram de viktiga punkterna enligt ert tycke.

Sammanställning

Workshopen har säkert gett massor av indata, nu kan en mindre grupp, eller kanske enskild individ sammanställa resultatet.

Om SWOT-analysen ska vara del i något större, exempelvis en årsredovisning, så är ofta arbetet relativt klart när de viktiga punkterna i SWOTen är utvalda och nedtecknade.

Det beror på att det ofta finns skäl att analysera och kommentera SWOTen i andra delar av dokumentet.

Sammanställningen bör leda till att materialet ni fått fram är tydligt och lättillgängligt.

Om ni inte är gjort tidigare så måste ni prioritera och välja de viktigaste punkterna att jobba vidare med i detta steg.

I vissa sammanhang låter man själva SWOT-analysen sluta här , SWOTen blir då ingångsdata till vidare analys- och strategiarbete i någon form.

Analys

Om SWOTen ska stå för sig själv, den kanske ska användas i ett ledningsgruppsarbete, så är det naturligt att göra en analys och någon form av handlingsplan/strategiplan baserat på SWOTen.

Exakt hur analysen ska se ut beror naturligtvis väldigt mycket på det ni funnit i arbetet och hur väl ni lyckats fånga de punkter ni väljer att lyfta fram.

Ofta är analysen ganska enkel om ni beskrivit de punkter ni tagit med på ett bra sätt och varit väldigt konkreta.

Den bilden förstärks ytterligare om ni har data eller fakta som en del i underlaget.

Om inte SWOTen är enkel och tydlig så finns det flera analysmetoder vi kan använda för att arbeta vidare med det som kommit fram.

VRIO-analys hjälper dig att analysera och beskriva dina styrkor på ett strukturerat vis.
VRIO-analys hjälper dig beskriva och förstå styrkorna du identifierat och lyft fram.

De hittade styrkorna kan analyserars med hjälp av en VRIO-analys.

VRIO-analysen hjälper dig ta fram bestående konkurrensfördelar och kan på så vis komplettera SWOTen.

PEST-analys är ett stöd för att hantera de externa faktorerna i en SWOT.
PEST-analysen hjälper dig analysera externa faktorer mer i detalj.

PEST-analys kan användas för att bryta ner och analysera de externa faktorerna i en SWOT.

Läs gärna avsnittet om de nackdelar som kan finnas med en SWOT här nedanför.

Där diskuterar vi några ytterligare aspekter som kan göra din analys bättre.

Fortsatt strategiarbete

Utifrån min erfarenhet är ofta målet med SWOTen uppnått när analysdelen är genomförd.

Det beror på att jag arbetat med SWOTar där det arbetet naturligt hamnat i verksamheten, ledningsgruppen eller produktstrategiarbetet.

Men om det inte är så, exempelvis för att vi tittar på något nytt område för verksamheten vi är i så kan vi behöva jobba fram strategier och handlingsplaner utifrån vår SWOT-analys.

Hur vi på bästa sätt genomför strategiarbete ligger utanför det här blogginlägget, men vi kan tipsa om att det finns ett komplement till SWOTen, anpassad för strategiarbete, i form av något som kallas TOWS-matris.

Vad är bra med en SWOT-analys?

Det finns två huvudsakliga värden i att göra en SWOT-analys.

  1. Arbetet som ligger till grund för analysen – före, under och efter – gör ofta individer och organisationer klokare. Klokskapen byggs upp av researchen tillsammans med informationsutbyte i arbetet.
  2. SWOT-analysen och sammanställningen som blir resultatet underlättar kommunikationen med många intressenter, såväl internt som externt.

Det betyder att om du ska få full pang för pengarna när du gör din SWOT-analys så ska du beakta hur arbetet görs, vilket vi varit inne på, och du ska också lägga tid på att sammanställa resultatet så att det är enkelt att ta till sig och förstå för andra.

Utöver ovanstående så är också fördelarna med en SWOT-analys att metoden är:

  • Allmänt känd och accepterad.
  • Enkel att kombinera med andra metoder, så som benchmarking, för att beskriva och analysera olika situationer och sammanhang.
  • Lätt att använda och anpassa i många sammanhang.

Vad är den viktigaste delen i en SWOT-analys?

Det finns inget självklart svar på vad som är den viktigaste komponenten, eller viktigaste resultatet, i en SWOT-analys.

Det beror lite på vad som kommer upp i själva arbetet, men det handlar också om i vilken företagskultur och i vilket sammanhang analysen görs och används.

Personer som är inte gillar risk och som är problemfokuserade vill se stort fokus på de delar som handlar om svagheter och hot.

Organisationer som arbetar med ständig förbättring kan också fokusera hårt på vad som bör förbättras.

Tittar vi på modern forskning så tonar den ofta ner nyttan av att fokuserar på problemen i en organisation till förmån för att fokusera på möjligheterna.

I investeringssammanhang så är det också mycket viktigt att lyfta fram styrkor och möjligheter.

Ur ett investeringsperspektiv så har jag vid något tillfälle fångat följande punkter som de viktigaste när vi gör en SWOT:

  • Beskriva styrkan som finns i företaget med fokus på tillgångarna (personal, patent, utrustning, rättigheter, kunder).
  • Beskriv de ekonomiska åtagande och risker som är kopplade till tillgångarna.
  • Tydliggör hur styrkorna i företaget matchar möjligheterna genom att visa att det finns en tydlig koppling.

Som ni ser så verkar inte professionella investerare så intresserade av vilka hot som vi i en verksamhet ser.

Kanske är det för att de tycker att det är där de gör sin egna bedömning och att det är där de har sin kompetens.

Nackdelar med SWOT – Alternativa metoder

SWOT-analysen har fått konkurrens från en något mer modern metod som kallas SOAR-analys.

Likheten är slående, det går i princip att använda samma upplägg och mall för de två olika metoderna.

Det vi gör är att vi tar bort två områden vi tittar på i SWOTen och lägger till två nya enligt följande:

  • Styrkor (Strenghts)
  • Möjligheter (Opportunities)
  • Mål (Aspirations)
  • Resultat (Results)

Som du ser är hot och svagheter borta och med det SWOTens förmåga att beskriva nuläget.

Istället har flyttat fokus mot framtiden och vilka mål och resultat vi vill se i framtiden.

Det finns gott forskningsstöd – inom området positiv psykologi – för att förorda en SOAR-analys före en SWOT i många fall.

Det gäller i synnerhet när vi arbetar internt med strategi och förbättringsarbete.

Med det sagt; Investerare och analytiker är sannolikt mer intresserade av den klassiska SWOTen.

Lästips: Vi har ett speciellt inlägg om SOAR-analys här på projektledarbloggen. Där hittar du mer information, tips och mallar på samma sätt som här.

Andra nackdelar med SWOT-analysen är att:

  • Det är lätt att göra en SWOT-analys, samtidigt som det inte finns något metodstöd för att säkerställa kvalitén på det som fångas. Kvalitén blir därför lätt ojämn.
  • Metoden ger inget stöd för att prioritera och gradera det faktorer som kommer fram i arbetet.
  • En SWOT-analys är i hög grad en självvärdering, alltså något vi gör själva om oss själva. Utan fakta, exempelvis i form av benchmarking och mätningar, så kan resultatet påverkas mycket av starka personer och åsikter.

Sista punkten ovan kan vi läsa som att en SWOT är en form av tyckande.

Det är i vissa delar sant och bilden förstärks om det inte finns någon bakgrundsfakta, exempelvis i form av benchmarking, till SWOT-analysen.

Bra research ger som regel bättre underlag och en bättre SWOT och kompenserar för detta.

Men ibland är SWOT-analysen starten till ett arbete och då kan behovet av faktainsamling vara något som SWOTen lyfter fram som ett resultat.

Benchmarking kan därför vara en del i efteranalysen lika gärna som något som måste finnas innan SWOT-arbetet börjar.

Gör din SWOT-analys bättre

Låt oss börja med ett exempel som tar handlar om just hårda fakta.

Exempel – Fakta eller självvärdering

I vårt tidigare exempel så hade vi Hanna som påstod att:

– Det är en svaghet att vi inte kan rekrytera personal med rätt kompetens!

De här borde vi kunna mäta, dels på totalen – växer vårt företag fortare eller långsammare än jämförbara företag – dels genom väldigt specifika mätningar.

Det kan handla om att vi jämför ett företags löneläge med statistik, mäter prestandan i rekryteringsprocessen eller frågar människor med bredare perspektiv som har insikter i flera bolag.

Det kan var styrelseledamöter, konsulter eller nyanställda från andra bolag.

Att kunna sätta den egna förmågan i relation till andra, inte minst då konkurrenter, kan göras via benchmarking, eller informellt via kontakter på olika vis som vi gav exempel på innan.

Benchmarking kan vara ett utmärkt komplement till en SWOT!

Dels ger det mer substans, samtidigt som hårda fakta kan göra prioriteringsarbetet mycket enklare.

En SWOT-analys bör samla in människors kunskaper och insikter samtidigt som kvalitén höjs om det går att fläta in fakta och substans, exempelvis via benchmarking, i arbetet.

Kanske blir då själva arbetet att stryka risker och svagheter – eller tona ner styrkor och svagheter – som etablerat sig som sanningar.

Hitta rätt balans

När ni jobbar med att ta fram en SWOT är risken stor att vissa deltagare blir väldigt “svartvita”.

Allt är skit, eller så finns det ingen gräns för möjligheterna.

Om du leder SWOT-arbetet så måste du hitta ett ett sätt att vikta samman olika aspekter, positiva och negativa, och prioritera mellan dem.

En bra SWOT-analys innehåller viktigt information, inte en stor mängd information.

Försök vara konkret men behåll en strategisk mindset

Något som underlättar prioriteringsarbetet, och som ökar förståelsen bland alla inblandade, är om ni kan konkretisera det ni får fram.

Då går ni från allmänna problem och möjligheter till specifika, som gäller er och som är skrivna utifrån den kunskap ni har.

Titta på bilden nedanför!

Exempel på när SWOT-analysen är för detaljerad och specifik.
En bra SWOT-analys är specifik utan att tappa ett strategisk perspektiv och bli allt för detaljerad.

Går vi för långt så blir det som i bilden och då tappar vi lite den strategisak vy vi eftersöker i SWOTen.

Gruppera och hitta teaman

I det här inlägget så har vi haft exempel som varit kopplade till rekrytering.

Det är inte ovanligt att SWOTar har återkommande teman som handlar om personal, lokaler, kunder, produkter, teknologi och IT-stöd för att nämna några exempel.

Samla då gärna era konkreta och mer detaljerade slutsatser under en rubrik som återkommer på flera områden.

Kanske både på styrkor och svagheter.

Eller varför inte på alla delar?

Det underlättar för den som ska ta del av SWOTen om det går att sätta saker i ett sammanhang.

Matcha styrkor mot möjligheter och svagheter mot risker. På så vis blir inte delarna i SWOTen fristående utan arbetet smälter samman till en helhet.

Vad är en SWOT och hur gör man en? – Sammanfattning

En SWOT hjälper dig att sammanställa styrkor, svagheter, möjligheter och hot på ett sätt som är lätt att ta till sig för utomstående.

Exakt hur du gör din SWOT beror mycket på omständigheterna, men här har du fått en rad tips på saker du kan tänka på för att höja kvalitén på din SWOT-analys.

Ska jag lyfta fram något som viktigare än något annat så är det att försöka få med en del fakta in i arbetet.

Det kan vara benchmarkingsiffror relativt värsta konkurrenten eller relevanta siffror i någon marknadsrapport.

Och så skulle jag vilja lyfta fram vikten av att vara några personer med olika kompentes, bakgrund, erfarenhet och personlighet.

Vanliga frågor

Vad är en SWOT-analys?

En SWOT-analys sammanställer Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Hot för ett företag, projekt, organisation eller person. Metoden är enkel att ta till sig och resultatet är lätt att förstå. SWOT-analys används inom många områden på olika vis och har bred acceptans.

Hur gör man en SWOT-analys?

En SWOT-analys består av att samla fakta och kunskap om interna och externa faktorer för att sedan behandla, analysera, prioritera och formulera resultatet i en SWOT. Ofta ingår olika kompetenser och flera människor i arbetet som sker i flera steg.

Varför gör man en SWOT-analys?

En SWOT-analys kan användas för att:

  • Skapa en gemensam bild över nuläget.
  • Lägga grunden till en gemensam strategi – SWOTen är ofta en del i ett strategiarbete.
  • Visa att vi förstått de utmaningar vi står inför och sedan kommunicera dem till andra.
  • Tydliggöra bakomliggande faktorer som påverkar strategiska beslut.

När används en SWOT-analys?

En SWOT-analys används ofta som en del i strategiarbetet i exempelvis ett företag. SWOT-analysen ingår och ofta i sammanhang där vi vill beskriva nuläget tydligt och överskådligt, exempelvis i samband med ett bokslut.

Välkommen till Projektledarbloggen!

Jag som skriver här heter Anders Gustafsson och jag har ett stort intresse för ledarskap och projektledarhantverket. Jag har alltid varit mer intresserad av komplexa funktioner och övergripande frågeställningar i produktutveckling än jag varit för detaljer. Den bilden har förstärkts när jag alltmer börjat intressera mig för människorna runt om mig och hur jag påverkar dem.

Min utbildningsbakgrund är en Civilingenjörsutbildning på Y-linjen i Linköping, doktorandstudier - som aldrig avslutades - och på senare år har jag läst ledarskap och psykologi på universitetsnivå.

Du hittar mer om mig om du följer länken till LinkedIn precis här nedanför.

Idag jobbar jag som projektledare hos en teknikkonsult i Stockholmsregionen och där jobbar jag, som jag gjort i många år, med produktutveckling.