Ska du göra ett Gantt-schema, vill du bekanta dig med uttrycket eller är du nyfiken på hur du kan göra en bra tidplan för ditt projekt? Då har du kommit rätt! Här ska vi diskutera hur du gör en tidplan med hjälp av ett Gantt-schema och hur du använder Gantt-schemat för att bli klokare.
Vi kommer inte beskriva hur du ska göra ett Gantt-schema i ett speciellt verktyg, eller rekommendera något, i det här inlägget (du får dock lite tips om hur vi tänker och tycker).
När vi visar exempel på Gantt-scheman kommer vi göra tidplaner i Microsoft Project, men vi rekommenderar inte det verktyget före något annat. I många enklare sammanhang går det bra att göra ett Gantt-schema i Excel.
Vad är ett Gantt-schema?
Ett Gantt-schema är en form av tidplan där aktiviteternas längd representeras som liggande staplar. Det framgår vilka aktiviteter som kan göras parallellt, och oberoende av varandra, och vilka som är beroende av varandra och måste göras sekventiellt eller parallellt.
Ett Gantt-schema bör dessutom visa:
- Ett namn på aktiviteten.
- Beroenden/kopplingar, visualiserat med pilar.
- Milstolpar, visualiserade som trianglar eller romber.
- Om aktiviteten är klar, genomförd till viss del eller ej påbörjad.
Vissa föredrar också att visa vilken resurs/resurser som ska utföra eller användas i aktiviteten.
Som ni ser blir det en hel del information och dessutom bör du göra ett Gantt-schema relativt detaljerat.
Den grundläggande tanken är att Gantt-scheman ska vara för just detaljplanering. Mer avancerade verktyg, som Microsoft Project, gör det möjligt att gömma detaljer och på så vis kan ett Gantt-schema täcka behoven på övergripande nivå samtidigt som det stödjer väldigt detaljerad planering.
Henry Gantt anses vara upphovsman till konceptet, om det stämmer så såg det första Gantt-schemat dagsljuset på 1910-talet. I dag är sättet att göra tidplaner på väldigt spritt och vanligt.
För övergripande planering av stora komplexa projekt så används ofta andra metoder än Gantt-scheman inledningsvis. Det kan vara arbetspaktetsnedbrytning (Work Breakdown Structures) eller så kallade PERT-diagram.
För detaljplanering har Gantt-schemat tappat lite aktualitet och ersätts oftast med metoder som Agila projektmodeller gjort populära. Jag tänker då främst på KANBAN- eller SCRUM-tavlor.
Det finns en funktion som gör Gantt-schemat väldigt bra – sannolikt är det det bästa verktyget – för vissa typer av planeringsuppgifter: Möjligheten att visa projektets kritiska linje.
Projektets kritiska linje
Tänk dig att vi ska bygga ett hus. Vi börjar med att planera för arbete med grunden, för att sedan resa stommen i huset. När den är på plats så ska taket på.
Vi har börjat på vårt första exempel på ett Gantt-schema och vår tidplan ser ut så här.
Vi kan inte lägga på hustaket förrän föregående två steg är på plats. Inte heller kan vi resa stommen innan grunden är på plats. Det finns alltså ett sekventiellt beroende mellan de tre delarna vilket gör att tiden det tar att bygga huset i det här enkla exemplet blir 40 dagar.
Som ni ser är jag inte byggprojektledare!
Jag har också lagt till en milstolpe som en ”nolldagarsaktivtet”.
Nu lägger vi till:
- Eldragning,
- VVS-arbete,
- sätta gipsskivor,
- montera kök och
- måla.
Jag kopplar aktiviteterna till varandra på samma sätt som tidigare, men några aktiviteter kopplar jag till starten på takläggningen. Dessutom med en viss fördröjning. Jag har markerat delarna med röd penna.
Tanke är att jag kan börja jobba inne i huset när takläggningen kommit en bit på väg.
Den kritiska linjen går nu genom den sekvens av aktiviteter som slutar sist i tabellen ovan.
Den kritiska linjen går genom samtliga aktiviteter från slutet av projektet och bakåt till den startpunkt man väljer. Det är den kedjan – den kritiska linjen – som bestämmer projektets längd.
Den kritiska linjen visar vilka aktiviteter som direkt påverkar sluttidpunkten. I exemplet ovan har vi fyra aktiviteter – el och vvs – som faktiskt kan flyttas framåt något utan att tidplanen ändras.
Om du ska göra ett Gantt-schema i ett komplext verktyg som Microsoft Project så är kopplingen mellan aktiviteter kritiskt att förstå för att du ska få möjlighet att jobba med den kritiska linjen.
Som vi var inne på tidigare är det klokt att göra någon form av strategi för vilka typer av kopplingar man ska välja. KISS – keep it simple stupid – principen gäller!
Varför är Gantt-scheman ett bra sätt att göra tidplan?
- Det ger dig en visuell beskrivning av projekets aktiviteter och tidsåtgång.
- Du får möjlighet att se och identifiera den kritiska linjen.
- Med verktyg kan du simulera olika projektupplägg och se vilken konsekvens olika händelser medför.
- Det ger dig goda möjligheter att visualisera ditt projekt.
- Du får ett verktyg som ger dig möjlighet att styra och följa upp din planering.
- Metoden är vanlig, de flesta kommer förstå hur modellen fungerar och vad tidplanen beskriver.
Att göra ett Gantt-schema är dessutom ganska enkelt.
Att tänka på när du ska göra ett Gantt-schema
Om det är första gången du ska göra ett Gantt-schema så ska du vara mycket noga med att förstå hur du länkar samman aktiviteter. Det är ofta ”där” tidplanen ”går sönder” efter ett tag då man ändrar och planerar om.
Det är också vanligt att kraven på tidplanen ökar över tid. Hur du använder din tidplan ska tydligt framgå i din projektplan. När information finns så är det väldigt lätt att börja kräva allt mer ut från planen. Det handlar om att personer vill lägga till resursplanering, uppföljning av hur bra tidsuppskattningarna var från början – något som kan användas i en projektutvärdering och lessons learned – och olika former av statusinformation.
Begriplighet och möjlighet att underhålla planen måste alltid beaktas.
Hitta rätt nivå
Någon gång under ett projekt så kommer säkert någon att avkräva dig en mycket detaljerad tidplan. Samtidigt kommer många sucka och stöna när ni ska planera och ingen kommer anse att den tid du lägger på att hålla tidplanen uppdatera är värdeskapande.
Större projekt kan ha personer som lägger hela sin arbetsdag, eller åtminstone delar av den, med att hålla tidplanen uppdaterad och aktuell.
Saknar du stöd för att hantera omfattande tidplaner så är det än mer viktigt att du hittar rätt nivå i din planering.
Det går att göra på lite olika vis när du förhåller dig till detaljplanering. Ett sätt är att göra en övergripande tidplan och sedan detaljera delarna då de blir aktuella.
Ett annat sätt är att göra en övergripande plan och sedan göra auktionslistor separat. Jira eller Trello är verktyg som erbjuder möjligheten att göra KANBAN- och SCRUM-tavlor och erbjuder annan funktion som är viktigt i ett projekt.
Naturligtvis måste verktyget och tidplanen också ha en plats. Användas någonstans och uppdateras.
Kom ihåg: För komplexa Gantt-scheman är svåra att underhålla och tappar fort sin aktualitet.
Vilka naturliga rubriker finns?
Om projektet har en WBS så bör den speglas i Gantt-schemat. Jag föredrar också att lägga in milstolpar och tollgates i planeringen, under en egen rubrik.
Inleveranser och viktiga händelser, så som certifieringstillfällen och leveranser, bör sättas under en egen rubrik för tydlighet.
Arbete med styrdokument, lessons learned, uppdatering av viktiga projektdokument bör också finnas i planen. De kan behöver förtydligas och uppdateras för olika projektfaser. De står normalt sett inte med i listan av vad projektet ska leverera och glöms därför lätt bort.
Slå samman resurshantering och tidplanering
Mer avancerade verkyg för att göra Gantt-scheman gör det möjligt att göra tid och resursplanering i samtidigt i samma verktyg. Personligen är jag tveksam till att göra den typen av kopplingar i en tidplan.
Jag tycker tidplanen blir för svår att läsa. Om jag ska göra ett Gantt-schema så gör jag det främst för att se den kritiska linjen.
Tydlighet
Tänk på vilka aktiviteter du skriver ner och hur du formulerare dem. Går det att bli klar, förstår du vilka aktiviteter som krävs för att ni ska gå i mål. Läs gärna inlägget om SMARTa mål.
Vilka andra viktiga punker bör du planera?
En tidplan ska inte bara innehålla det uppenbara, så som projektets leverabler. Du ska planera in teambuildning, lessons learned rapportskrivning med mera. Läs gärna inlägget om att hitta rätt balans i projektledandet.
Och glöm inte att planera arbete med din tidplan och projekplan.
Vad är mindre bra med att använda ett Gantt-schema?
Många skulle svara obegripligt på frågan ”vad är ett Gantt-schema”. Det beror inte på att principen är svår att förstå, tror jag. Men om du ska göra ett Gantt-schema så bör du tänka på att det ska, eller åtminstone bör, kunna förstås av andra.
Att sprida tidplanen
En del i att kommunicera tidplanen handlar om att kunna sprida den. Det är nästa omöjligt om man använder Microsoft Project som annars har stora poänger. Utgå från att chefer, kunder och övrig personal inte har licenser för att kunna ta del av din plan på ett bra vis.
Då får man göra PDF-filer för att kommunicera, vilket reducerar möjligheterna något.
Verktyg och konkurens
Idag använder många Jira, Trello eller andra typer av verktyg som stödjer arbetet och detaljplanering på ett bättre vis. Det är svårt att få verktygen att hänga samman och eftersom få jobbar med ett Gantt-schema så blir det ofta utdaterat och tappar sin aktualitet.
Svårt att förstå för den oinsatte
Om du gör ett Gantt-schema och utvecklar det över tid så blir det lätt din plan. Avancerade länkningar och simuleringar gör det lätt svårgenomträngligt. Då är det lätt att slå planen ifrån sig och kräva enklare planer.
Är din tidplan önskad plan eller faktisk uppskattning – Baseline hantering av tidplan
Tidigt i ett projekt så är förhoppningsvis projektets tidplan den mest korrekta tidplan som finns. När ett projekt pågått ett tag så är det vanligt att man har en tidplan som är kopplat till kontraktet, resursallokering, viktiga milstolpar eller andra viktiga händelser.
Men den faktiska tidplanen, den som du får om du sätter dig med alla projektmedlemmar, kan vara en helt annan. Tekniska problem, sjukdomar, tillkommande arbete, förseningar i leveranser från underleverantörer eller feluppskattningar i den ursprungliga tidplanen gör att man flera olika versioner av tidplanen.
Bestäm dig för vilka tidplaner du ska ha och ge det ett stycke i din projektplan. Där bör det framgå:
- Vad som är en utgåva av en tidplan.
- Vad som är en arbetsutgåva eller snapshot.
- Hur du hanterar en ny utgåva av tidplan. (Uppdaterade kalkyler, estimat, resursplaner).
Planering är något av en projektledares viktigaste uppgifter.
Verktyg för att göra Gantt-schema
Det här en sammanställning över verktyg där du kan göra ett Gantt-schema. Personligen tycker jag det är lite tamt att göra Gantt-schema i Excel, men det är väldigt vanligt.
Microsoft Project
Komplext, kompetent och dyrt. Kanske har verktyget till viss del överlevt sig själv då det inte riktigt hunnit med när det gäller att stödja Agila arbetssätt och distribuerade arbetsgrupper på ett enkelt vis.
Excel och olika kalkylprogram
Fungerar för enklare tillämpningar, men min personliga uppfattning är att det ganska snart blir ett klent verktyg. Det går att utveckla programmen lite genom att implementera viss logik och intelligens visa skript funktionerna som finns.
Webb-verktyg
Monday.com är ett verktyg jag personligen skulle vilja utvärdera mer.
Frågor och svar om Gantt-schema
Vad är ett Gantt-schema?
Ett Gantt-schema är en tidplan som visar vilka aktiviteter som ingår i projektet; i vilken sekvens aktiviteterna är tänkta att utföras och om det finns beroenden mellan olika aktiviteter. Ett Gantt-schema bör vara detaljerat.
Moderna verktyg kan också gör det möjligt att koppla aktiviteter och resurs, samt ge möjlighet att visa planerade tidpunkter och faktiska utfallet i planen.
Varför ska ett projekt ha ett Gantt-schema?
Ett Gantt-schema ger alla intressenter en ökad möjlighet att förstå projektet och de beroenden som finns. Ofta måste projekt planeras om och förändringar i planeringen måste förklaras och förankras. Ett Gantt-schema gör beslutsfattande och kommunikation mycket enklare.
Går det att göra Gantt-schema i Excel?
Ja, det går. Den som är lite kunnig kan dessutom göra väldigt bra översikter med färgkodning och resursplanering. Men några naturliga verktygsstöd, som avancerade beroenden, och med det simuleringar och analys och förståelse för kritiska linjen, är inte möjliga. För ett mer komplext projekt är det nödvändiga funktioner.
Finns det alternativ till Gantt-schema?
Ja det finns många olika sätt att planera ett projekt och driva det. SCRUM- och KANBAN-tavlor erbjuder mycket bättre visuellt stöd. Verktyg som JIRA och Trello erbjuder mycket bra stöd för att jobba med den typen av planering.
För att bryta ned ett komplex projekt i ett tidigt stadie kan ett PERT-diagram vara ett alternativ.
Vad är kritiska linjen för något?
Kritiska linjen är den längsta kedjan av aktiviteter i en tidplan som måste utföras efter varandra för att slutföra ett projekt. Ofta har ett projekt många fler aktiviteter än de som ingår i kritiska linjen, men de går då att planera parallellt med andra aktiviteter på något vis.
Kuriosa – Tidplan eller tidsplan
När jag skrev det här inlägget så hakade jag upp mig på om det heter tidplan eller tidsplan.
Jag säger att jag gör en tidplan, medan andra verkar tycka att det heter att göra en tidsplan.
Båda formerna ska vara godkända av språkrådet och skillnaden består i hur man hanterar foge s:et.
Jag säger:
- Tidplan,
- tidtagning och
- tidtabell.
Medan foge s:et får finnas med i:
- Tidsperiod och
- tidsplanering.
Jag hoppas det är ok!
