SMART målformulering – Skriv SMARTa mål och lyckas bättre

SMART målformulering – eller SMARTa mål – beskriver de fem viktigaste delarna ett välformulerat mål behöver innehålla. Åtminstone enligt denna modell!

Termen SMARTa mål skapades helt enkelt som stöd för att formulera mål på ett bättre vis och har sin grund i en av de mer populära ledarskapsfilosofierna under 1980-talet. (1981 skrev Doran om Management by Objectives och lite senare skrev även Professor Rubin om SMARTA mål). George T. Doran och Professor Robert S. Rubin brukar därför räknas som grundare till idén.

Vad betyder SMART målformulering?

SMARTa mål är:

• Specifika,
• Mätbara,
• Accepterade,
• Realistiska, och
• Tidsatta.

SMART är en översättning från engelskan, och även om den svenska översättningen är ganska nära originalet, så finns det skillnader. Så här ser definitionen av SMART ut på engelska:

• Specific,
• Measurable,
• Attainable (Uppnåbar, realistisk)
• Relevant, and
• Time Based.

Det är begreppen Attainable och Relevant som bytts ut mot begreppet Accepterade och Realistiska i svenskan och våra SMARTa mål.

Beroende lite på vad vi läser in i begreppen så är begreppet accepterade något tydligare framlyft i svenska varianten än den amerikanska.

Om vi pratar individuella mål, satta av oss själva, så är begreppet accepterade kanske inte det viktigaste med ett mål. Pratar vi däremot om en grupp eller en organisation så är naturligtvis förankringen av ett mål centralt.

SMARTa mål – De fem delarna

Specifika mål

• Att minska kostnaderna med fem procent är ett specifikt mål.
• Att minska kostnaderna med fem procent på inköpt material är ännu mer konkret och tydligt.
• Att inköpsfunktionen ska minska kostnaderna med fem procent på inköpt material tar oss ytterligare ett steg.
• Genom att tillsätta ytterligare en person på halvtid i projekt X så ska inköpsavdelningen minska kostnaderna med fem procent på inköpt material i projektet, visar att vi kan ta oss ytterligare ett steg mot ett mer specifikt mål.

Frågor du kan ställa för att skapa mer specifika mål

Det finns en komihåg-regel som kan underlätta formuleringen och göra målen mer specifika. Den brukar kallas 5 V regeln. Den säger att ett specifikt mål bör innehålla:

• Vad vill vi uppnå,
• Varför är det här viktigt,
• Vem eller vilka är inblandade – vilka resurser är inblandade,
• Var görs det här,
• Vilka resurser och begränsningar gäller.

Som ni ser i exemplet om besparingar ovan så har vi börjat med vad vi vill uppnå, för att sedan fylla på med fler punkter från listan.

Utöver 5 V regeln så är det bra om du kan besvara frågorna:

• Vilka är de viktigaste stegen för att uppnå målet?
• Vem är ansvarig för respektive del i målet
• Hur mäter vi framstegen – är det Key Performance Indicators (KPIer) vi använder
• Hur gynnar detta mål oss – Hur mäts vinsten av att vi lyckas uppnå ett mål.
• Hur ska vi fira målet.

Det ger dig mer specifika mål!

Mätbara mål

Det finns tre olika typer av lögner: lögn, förbannad lögn och statistik brukar man säga. Så det skadar inte att lägga lite tid på att definiera hur vägen mot ert mål ska mätas eller manifesteras.

Hur ska ni mäta? Under vilken tidsperiod eller när? Vad ska ingå? Vem mäter? Kan ni svara på frågorna så har ni sannolikt ett mätbart mål.

SMART målformulering handlar till stor del om tydlighet. Kontrollera en extra gång att målet är tydligt.

Frågor du kan ställa för att få mer mätbara mål

• Hitta kvantitativa mått, vilket exempelvis är procent, antal, tid och vikt.
• Beskriv hur du kommer samla in och bearbeta data.
• Vem mäter framtstegen?
• Finns det steg på vägen som ni behöver definera och hålla koll på?

Accepterade mål

Vad krävs för att mål ska vara förankrat och accepterat?

Åtminstone följande:

• Resurserna som krävs finns.
• Alla förstår målet och ser det som realistiskt.
• Målet är kommunicerat och accepterat av de som är inblandade.

Här kan vi stanna upp och fundera över begrepp som commitment och empowerment. Det två orden fångar två viktiga komponenter hos oss människor när vi ska gå från ord till handling.

De beskriver om vi är engagerade i målen och om vi känner att vi har förmågan och möjligheten att infria dem.

För att människor ska kunna engagera sig och faktiskt arbeta mot mål så måste sannolikt antalet mål vara begränsat. Kom ihåg att det är lättare att sätta mål än att uppfylla dem!

Frågor du kan ställa för att få mer accepterade mål

• Har målet tagits fram i samarbete med alla viktiga intressenter?
• Är målet i linje med teamets och organisationens övergripande mål?
• Vad har ni gjort för att säkerställa att målet är accepterat av alla?
• Hur samlar ni in feedback under arbetets gång?

Realistiska mål

Rubriken säger det mesta, men i praktiken är det här något av det svåraste som finns.

Om målet är för enkelt och högst realistiskt formulerat så tappar det sitt värde. Blir det för svårt så blir det orealistiskt och endast en förhoppning som aldrig kommer inträffa.

Vissa säger att om man ska sätta ett mål så måste det vara rimligt utmanande, annars är det tveksamt om det är ett mål.

Vissa vill ha högt satta mål som uttrycker deras förhoppning, även om det är högst osannolikt att nå målen.

Realistiskt men lagom utmanande är ett mycket bra råd. Läs gärna om Locke och Lathams teorier om att sätta mål. De lyfter fram just balansen mellan utmanande, ouppnåeliga och trivialt formulerade mål. Deras forskning visar att ett lagom utmanande mål kan ha mycket positiva effekter på trivsel och arbetsglädje.

Det kan också vara relevant att fundera på om det ska finnas en viss andel av målen som är mer ambitiösa än andra? Du kan läsa mer om nyttan med ambitiösa mål här.

Ibland kan skillnaden i SMART målformulering vara hårfin, men viktig. Att söka 100 jobb under ett år kan exempelvis vara ett realistiskt mål. Att få ett nytt jobb under året är inte självklart lika realistiskt.

Ett realistiskt mål bör du – eller gruppen det gäller för – kunna nå med egen kraft.

Frågor du kan ställa för att få mer realistiska mål

• Är målet genomförbart med nuvarande resurs och kompetens?
• Vad finns det för hinder på väg mot målet?
• Har vi gjort något liknande tidigare?
• Vilka risker finns förknippade med målet?
• Vad gör vi om saker och ting inte går som tänkt?

Tidssatta mål

Att ett mål är tidssatt innebär att det finns någon form av tidplan för målet. En sådan plan innehåller åtminstone ett start och slutdatum.

Men tidplanen får gärna vara tydligare än så och beskriva delsteg och delmål. Hur ni mäter är då en viktig del i detta.

Frågor du kan ställa för att få bättre tidssatta mål

Finns det specifika milstolpar eller delmål som bör uppnås vid en viss tidpunkt?

• Är tidsplanen realistisk?
• Hur håller vi koll på vår progress? Vem gör det?
• Kan vi justera våra tider och i så fall hur?
• Finns det någon buffer i vår planering?

Skillnaden mellan mål och vision

Innan vi går vidare så lägger vi en kort stund på att förstå skillnaden mellan mål och vision.

Vision

En vision är en övergripande bild av vad du eller din organisation strävar efter att uppnå på lång sikt. Den är bred, framåtblickande och fungerar som en källa till inspiration och vägledning.

En vision är ofta kopplad till era kärnvärderingar och svarar på frågan ”Varför finns vi?” eller ”Vad strävar vi efter att bli?”. Den är abstrakt och fungerar som en kompass som styr alla dina ansträngningar.

Exempel på en Vision: ”Att vara en ledande aktör inom hållbar teknologi och bidra till en grönare framtid.”

Mål

Ett mål, å andra sidan, är en konkret, mätbar och tidsbunden uppgift eller uppsättning uppgifter som hjälper dig att närma dig din vision steg för steg. Här har smarta mål sin plats.

Mål svarar på frågan ”Hur kommer vi att uppnå vår vision?” genom att bryta ner visionen i mindre, hanterbara bitar.

Rimligen bör vision och mål på något vis hänga samman i en organisation men det går inte alltid att nå dit då visionerna är övergripande och väldigt generella.

Låt AI hjälpa dig skapa SMARTA mål

AI tjänster som Chat GPT eller Bing kan hjälpa dig att sätta SMARTA mål. Så här kan du göra:

1. Börja med att klippa ut texten i blogginlägget från början fram till rubriken ”Skillnad mellan mål och vision”.
2. Berätta för AI-boten att du vill ”arbeta fram SMARTA mål” enligt beskrivningen du klistrar in (och så klistrar du in bloggens inledning).
3. Tryck enter eller motsvarande för att AI-boten ska kunna läsa in vad du vill göra och förstå vad du menar.
4. Nu kan du skriva ”Jag vill ”målbeskrivning”, hjälp mig göra målet mer specifikt.
5. Ställ de frågor du vill eller komplettera på lämpligt vis. När du är nöjd fortsätter du genom att säga
6. ”Jag vill säkerställa att mitt mål är accepterat, hur gör jag det?”
7. Fortsätt med resten av delarna i den SMARTA målformuleringen.

SMART målformulering – Exempel

Låt oss ta några exempel på SMART målformulering. I det första exemplet utgår vi från en personlig målsättning som är vanlig, nämligen att gå ner i vikt.

Exempel nummer 2 handlar är ett mål som är typiskt för ett projekt eller företag.

Sätta mål: Exempel 1 – Gå ner i vikt

Jag vill gå ner fem kilo i vikt – om det är mer så gör det inget – på två månader genom att använda en ketogen diet och räkna kalorier. Detta för att orka mer och bli mer hälsosam.

Invägning sker på morgonen den 1 februari (start) och sista vägningen sker den 1 april (slut). Totalt är detta en period på nio veckor.

Jag tänker använda mig av recept ur boken ”Bli smal utan kolhydrater”. Det är erfarenhetsmässigt, från läsare av boken, möjligt att minska något mer än 0,5 kg per vecka genom att använda recepten i boken.

Om dieten inte räcker för att åstadkomma den viktminskning jag önskar så kommer jag lägga till kvällspromenader för att accelerera viktnedgången.

Min familj är informerad och har lovat att stödja mig i min satsning att minska i vikt.

Sätta mål: Exempel 2 – Sänka kostnaderna

Projektet ska sänka kostnaderna för produkten med tio procent är ett sätt – ett ganska vanligt sätt – att formulera mål. Men det är inget SMART mål!

Om vi i stället använder en SMART målformulering så får vi:

Projektet ska sänka kostnaderna på inköpta tjänster med tio procent genom att använda utländska leverantörer. För detta tillsätter inköpsavdelningen ytterligare en resurs till projektet under årets första kvartal. Arbetet leds och mäts på projektnivå och formuleras som ett projektmål. Projektledaren är ytterst ansvarig för att målet infrias.

Besparingen ska mätas över helåret 2020. Besparingen ska jämföras mot den summa som kalkylen visat att det skulle kosta att ha svenska leverantörer.

Målet är synkroniserat med inköpsavdelningens mål att hitta utländska tjänsteleverantörer och arbetet är redan inlett med två leverantörer i ett annat projekt. Det arbetet ser lovande ut och de två leverantörerna har svarat att resurser finns som kan börja arbeta i projektet redan första januari.

De två identifierade leverantörerna ger besparingar på 25%, relativt budgeterade siffror, men kan sannolikt inte täcka samtliga behov i projektet.

Arbetet är en viktig del i företagets arbete med att reducera kostnader och bredda sin leverantörsbas av tjänster då marknaden i Sverige har kapacitetsbrist.

Ska vi arbeta med SMARTa mål och SMART målformulering?

Ja, nej och kanske!

Förvånar svaret dig?

Det råder ingen tvekan om att mål har sin plats inom såväl personlig utveckling som inom utvecklingen och drivandet av organisationer där vi då ofta pratar om målstyrning.

Människor som sätta mål för sig själva och sin verksamhet, och faktiskt styra och arbeta mot målen, kommer med största sannolikhet att lyckas med mer saker oftare än de som inte gör det.

En stor del i ett projekts definition och framgång handlar om målen för ett projekt. En stor del i det en projektledare gör handlar om att sätta mål.

Och i det sammanhanget: Väljer man att sätta mål så bör det vara ett SMART mål.

Som grädde på moset visar Locke och Lathams teorier, som vi länkat till tidigare, på att mål kan höja arbetsglädjen, motivationen och prestandan hos individer och organisationer.

Så långt är svaret alltså enkelt. Ja, vi bör arbeta med att formulera och sätta mål genom SMART målformulering.

Men mål är inte nödvändigtvis den bästa metoden för att nå dit vi vill. Det finns många exempel där personer genom att formulera SMARTa mål på kort sikt helt missat huvudmålet på lång sikt.

Så att sätta mål och formulera SMARTa mål är självklart ett universalverktyg som ska användas till allt i alla sammanhang. Låt oss utveckla den tanken lite här nedanför.

Andra typer av naturliga målformuleringar

Den som jobbat med Agila metoder känner säkert igen begreppet sprintmål. Får många är det den vanligaste och vardagligaste sättet att sätta mål.

Andra har kanske stött på begreppet KPI – Key Performance Indicators – som kanske främst är ett verktyg i arbetet med kontinuerliga förbättringar men som trots allt faktiskt är en form av målformulering.

Sprintmål och stories – Ett annat sätt att sätta mål

Mycket av det som gör SMARTa mål till ett bra verktyg återfinns exempelvis i SCRUM-arbetet.

Användandet av sprintmål och hela arbetet vid en SCRUM-tavla i Agila projektmodeller vilar till stor del på att målen är SMARTa. Även om man inte använder terminologin.

• Sprintens längd gör att målen är tidssatta.
• Bra storiebeskrivningar ska gå att se resultatet av i en sprint – de är alltså mätbara och i någon mån också specifika.
• Accepterade blir SCRUM-aktiviteter i och med att någon tar till sig uppgiften vid tavlan.

Det som kan mätas kan styras

Det finns en annan insikt inom management och ledarskapslitteraturen som bygger på att det man studerar och mäter ofta går att förbättra.

Utan genomarbetade och SMARTa mål!

Det är mätningen och fokuset som driver förbättringen.

Det betyder att det viktiga i målformuleringen i så fall skulle vara vilken data man vill följa upp på, inte vilka mål man sätter för datan som så.

Nu kan man ju kombinera de två delarna så att man sätter ett mål för den data man använder, med ofta är inte målen tidssatta utan man mäter över tid.

Mål eller ständig förbättring – SMARTa mål är inte enda vägen framåt

Mål och processen att formulera mål – allra helst då SMARTa mål – har en nästan magisk innebörd för vissa. SMART målformulering kan bli som en ritual i sig.

Andra är mycket mer tveksamma, inte minst för att de flesta mål som sätts inte nås.

Eller så når man målet, men missar det övergripande syftet.

Det finns exempelvis undersökningar som visar att de som sätter mål för sin träning exempelvis tränar mindre än de som tränar utan mål – mätt över längre tidsintervall.

En förklaring skulle kunna vara att mål uppnår man och sedan faller strukturen och det som följer med det. I och med det så blir inte arbetet beständigt.

Många sätter ett mål att exempelvis springa en halvmara, för att aldrig mer springa efter det.

Så om det övergripande målet var att motionera mer och leva hälsosammare, så var det kortsiktiga målet att springa en halvmara inte speciellt bra val, sett ur ett längre perspektiv.

SMART målformulering har egentligen bara bidragit till kortsiktiga vinster, sannolikt på bekostnad av något annat.

Det finns liknande lärdomar om mål inom näringslivet. Ta exemplet på kostnadssänkning vi hade ovan. Kanske har man i sitt val att nyttja utländska tjänsteleverantörer fokuserat för mycket på timkostnad och för lite på totalkostnad.

Det finns också gott om exempel inom näringslivet och myndigheter där mål och målstyrning blivit så viktiga att organisationen tappat bort orsaken till varför målen finns från första början.

Det är alltså en uppenbar risk med SMARTa mål, att vi i ett försök att göra dem specifika och mätbara driver bort från huvudmålet och fokuserar på enklare delmål som inte bidrar till helheten.

Livet är ett maraton – inte olika sprintar

Till sakens natur hör också att mål bör sättas med viss nivå av utmaning. Om inte blir de triviala och tappar sin effekt. Men vad gör vi när mål inte uppnås?

Undersökningar visar att ett allt för stort fokus på mål kan vara demoraliserande om målen inte nås.

Och att driva en verksamhet helt uppsatt kring mål kan kännas som att hoppa från tuva till tuva utan sammanhang.

Så varför sätter vi mål? I vilket sammanhang sätter vi målen? Finns det några alternativ?

I ett transaktionellt ledarskap med management by exception som en komponent så är mål centrala och naturliga. De sätts då av chefen.

I organisationer som fokuserar på ett transformativt ledarskap är det inte lika självklart med tydliga mål. Där söker man andra metoder för att uppnå innovation, motivation, energi och lönsamhet.

I en sådan organisation kommer man ha en mycket större acceptans för luddiga mål och visioner än i en organisation med mer traditionellt ledararbete.

Människor ser på mål på olika vis

Inom psykologin finns en insikt som handlar om att människor ser på, och söker mål utifrån, sin personlighet och sin allmänna situation.

Vissa söker belöningar och mål. Andra gör det inte.

SMARTa mål i en organisation hamnar alltså i ett sammanhang där ledar- och företagskultur påverkar synen på mål som så. Dessutom ser olika personer på mål på olika sätt.

Räkna därför med att synen på, och mottagande av, dina SMARTa mål kan variera.

Undvika eller eftertrakta – Piska eller morot

Mål kan formuleras på olika vis även om de alla är SMARTa mål. Dels kan de formuleras som att vi ska uppnå något, eller undvika något. Ett exempel på det är att säga att mer en 95% av våra produkter ska vara av rätt kvalité när de lämnar produktionslinan.

Det kan också formuleras som att mindre än 5% av produkterna som lämnar produktionslinan ska ha defekter.

På samma sätt kan man formulera sina mål utifrån perspektivet om vi söker något eller försöker undvika något.

Jag vill gå ner i vikt för att må bättre och höja min livskvalité, är ett mål. Att i stället vända på det och säga: Jag vill gå ner i vikt för att inte bli sjuk, är ett annat synsätt.

Det här beror på om man utgår från positiv eller negativ motivation när man sätter mål.

Sammanfattning SMARTa mål

Att använda SMART målformulering hjälper dig att skapa mål som är tydligare och erfarenhetsmässigt sannolikt ”bättre”.

Att använda och formulera mål har sin plats i de flesta sammanhang, men är långtifrån det enda verktyget som kan åstadkomma de effekter man söker när man sätter mål.

En viktig egenskap hos en projektledare är att hitta rätt balans mellan de olika verktyg och metoder som finns. Bruka SMARTa mål, men gör det klokt!

Vanliga frågor

Vad är SMARTa mål?

SMARTa mål är mål som är utformade utifrån idéerna om SMART målformulering. SMART förordar att mål ska vara Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidssatta. Begynnelsebokstaven i respektive del bildar ordet SMART!

Kan SMARTa mål användas för personliga mål?

Ja, det är till och med ett av de vanligaste användningsområdena för SMARTa mål.

Är SMARTa mål de bästa målen?

SMART målformulering hjälper dig med struktur och lyfter fram en rad områden som erfarenhetsmässigt är viktiga när vi pratar om att skapa mål. Men det finns alternativa metoder så som CLEAR och FAST.