Vad gör en projektledare? Det är en fråga som vi kan ställa oss första gången vi ska ta jobb som projektledare, såväl som när vi arbetat och drivit projekt länge. En projektledare driver en tillfällig verksamhet – ett projekt – med tydligt mål och har där ansvar för tidplaner, leveranser och ekonomiska ramar. Projektledaren är den som är högst ansvarig för att projektets leveranser sker med rätt kvalité, vid rätt tidpunkt, till budgeterad kostnad.

Vad gör en projektledare? Att bevaka tid och pengar i projektet är projektledarens viktigaste uppgift.

Vad gör en projektledare? Oftast är frågeställningar kring tid och pengar viktiga delar i en projektledares arbetsuppgifter.

Projektledarens arbetsuppgifter

Vad en projektledare faktiskt gör under sin arbetsdag beror på projektets storlek och organisation; verksamhetsområde; företagets kultur och organisationsform och på hur projektet utvecklas. Det är vanligt att projektledaren är aktiv i projektets planering; riskarbete; resurssättning; ekonomisk prognosläggning och prioriteringsfrågor. Ofta har också projektledaren det högsta ansvaret för att hantera kunder och underleverantörer när sådan finns i projektet.

Ett av projektledarens viktigaste ansvar är att se till att projektet fungerar väl. Det innebär att gruppen, inklusive underleverantörer och kunder, ska fungera och prestera för att möta sina mål på ett sätt som är såväl hållbart samtidigt som relationer bibehålls och vidareutvecklas. Detta kräver att projektledaren kan, vill och har förmågan att agera som ledare. Det är just denna delen av projektledaransvaret som är en, av två, huvudsakliga intresseområden.

 

En projektledares personliga egenskaper

En projektledares personliga egenskaper och kraven på en projektledare är väldigt beroende på sammanhanget projektet genomförs i. Min erfarenhet är dock att det oftast är så att en projektledare måste kunna kunna kombinera en känsla för:

  • god ordning,
  • intresse för att driva verksamhet,
  • affärsmässighet och
  • respekt för intressenternas önskningar

med en vilja och förmåga att göra ett åtagande. I det sammanhanget måste projektledaren naturligt kunna ta plats. Engelsk litteratur nämner ofta begreppen: empowered and accuntability för att försöka fånga några önskvärda egenskaper hos en ledare.

Vad gör en projektledare – Utmaningar

Det är vanligt att ett företag har spänningar mellan olika verksamheter, exempelvis genom att säljsidan vill starta nya kundprojekt; utvecklingssidan vill göra klart pågående projekt och ekonomiavdelningen vill säkra betalningsmilstolpar och god ekonomi. Projekt är inget undantag i det sammanhanget en projektledare måste därför vara beredd på att hamna i situationer där projektet och dess högste företrädare hamnar i en konfliktsituation med personer eller konkurrerande åtaganden i företaget. Det är också vanligt att det finns spänningar i relationen till kunder och leverantörer.

En annan del av ledarskapets utmaningar finns naturligtvis också i relationen till de människor som vi som projektledare verkar med. Det är människor som kan vara arga, ledsna, trötta, omotiverade eller splittrade på tusen och en ting i företaget.

Vad gör en projektledare – Glädjen i att leda

Det som är utmaningar för en projektledare kan också vara det som ger den absolut största glädjen och belöningen i jobbet. Att samverka med andra, lösa problem, möta människor och få företräda projekt som fungerar, som levererar och som överträffar förväntningarna hos omgivningen, och kanske projektet själv, är fantastiskt belönande. I min mening är projektledarens ansvar att sträva efter en organisation som fungerar och presterar över tid, och få säger säkert emot, men det är sällan något som står i projektledarens rollbeskrivning eller något som riktigt går att förstå eller lära sig förrän man sett och upplevt ett projekt som verkligen fungerar.

Det finns många olika typer av projekt

Ett stort mjukvaruprojekt med 100 personer som innehåller samtliga kritiska kompetenser är väldigt annorlunda i sin karaktär jämfört med ett litet projekt som ska konstruera mekaniska lösningar, elektronik och mjukvara. Det påverkar också projektledarens arbetsdag; behov av teknisk eller ämnesområdesspecifik kompetens och behovet av att ha en förmåga att vägleda och hjälpa människor i sin roll och rollbeskrivning. Att leda projekt som hela tiden skapar, levererar och hamnar i nya utmaningar kräver ofta av projektledaren att den kan inta en arbetsledande roll, i någon form.

I projekt som handlar om verksamhetsutveckling så kan projektledaren bli förändringens viktigaste missionär och vara den som kanske förstår helheten bäst. I ett sådant sammanhang är det ofta önskvärt att projektledaren kan utveckla en förmåga att stå för uppdraget och företräda det inför olika intressenter.

En speciell typ av projekt är de jag skulle kalla integrationsprojekt. Det är projekt som är vanliga inom exempelvis offentlig upphandling samt bil- och flygindustrin och handlar ofta om omfattande verksamhet som i huvudsak bedrivs hos underleverantörer. Huvudprojektet – det som blir integrationsprojektet – ägnar sig då främst åt upphandling, uppföljning och koordinering av underleverantörer och säkerställer att leveranserna som görs provas, godkänns och integreras i den verksamhet eller produkt som är beställare. Projektledarens roll i denna typ av projekt är ofta centrerad kring avtal; avtalsförhandlingar; projektavslut; risk- och ändringshantering och här är det önskvärt att projektledaren har sådan personliga egenskaper att personen kan bygga en viss auktoritet och beslutsfähighet i sin roll.

Projektledarbloggens syn på projektledarens roll

Att vara projektledare kan vara det roligaste arbete som finns, men det är också utmanande. Undersökningar på svenska universitet visar att projektledaren omsätts mycket snabbare än övriga projektmedlemmar på många företag och sällan kan projektledarens chef faktiskt förklara för en av sina projektledare vilka förväntningar som finns och i det och coacha sina ledare till att bli bättre. Senare års trend med agila metoder skapar nya roller och behov samtidigt som den aktive och ledande chefen återkommit i många organisationer.  Det finns exempel på där organisationer försökt skapa starka linjeorganisationer, starka projekt och införa agila arbetssätt samtidigt. Det gör att behovet av stöd; kontinuerlig kompetensutveckling och coachning av projektledare i själva hantverket ökat på senare år. Frågan ”Vad gör en projektledare” är lika relevant för de som jobbat som projektledare länge, som det är för den som börjar sitt första projektledarjobb. Det är i det sammanhanget Projektledarbloggen skapades. Du kan läsa mer om synen på projektledaren här.