Att vara projektledare och leda ett projekt och en projektgrupp betyder att man oftast har två uppdrag parallellt. Dels är vi som projektledare de som i slutänden är ansvariga för att leverera ett resultat, men vi är också ledare för de människor som ingår i vårt projekt.
Det här är två uppdrag som går hand i hand då det är människorna i projektet som skapar resultatet.
Värt att tänka på här är: När vi möter människor så leder vi individer, men i de flesta sammanhang formar och leder vi också en eller flera projektgrupper.
Det här kan vara en utmaning men också en möjlighet. Genom att känna dig själv så kan du komma långt med att använda det ledarskap du är duktig på och kanske få andra att hantera de delar du är mindre bekväm med och kapabel att hantera.
Att hitta rätt balans mellan projektledarskapets olika delar
Jag tror det första steget i att bli bättre projektledare är att acceptera bilden och resonemanget inledningsvis och att den beskriver hur det är att leda projekt.
Konsekvensen av den är att vi ska:
- Hantera tid, teknik och ekonomi (den så kallade projekttriangeln) – inom vårt område med de specifika utmaningar som finns där – samt
- leda individer och
- en eller flera grupper.
Första punkten lämnar vi därhän – du kan läsa mer om det praktiska hantverket i inlägget om projektledning – i det här inlägget och tittar i stället på punkt två och tre.
Att leda projekt handlar om att ta ansvar för ledarskapet
Om vi hade varit i skolan nu så hade vi säkert börjat med ”huret”. Vi hade alltså försökt beskriva hur vi leder individer, projektgrupper och hela projekt. Men nu räknar jag med att du som läser det här är i aktiv tjänst och då är det intressantare att börja med ”när”.
- Är du medveten om när du är ledare i ditt projekt?
- Hur mycket tid avsätter du för att förbereda och agera i ditt projektledarskap?
- När agerar du som ledare i vardagliga möten?
- Vem kan du stämma av med i ditt ledarskap innan du agerar?
Här är det nog lätt att gömma sig bakom ”jag har inte tid till …” men det är inte rätt svar, för om du är projektledare och leder ett projekt så är du ledare idag. Du agerar som ledare, eller förväntas agera som ledare, när du gör en hel del av de vardagliga projektledarsysslorna.
Att vara ledare handlar inte nödvändigtvis om att lära sig mer, eller tillbringa mer tid i ensamhet filandes på ett presentationsmaterial.
Inte heller behöver det handla om kunskap. Formella kurser som ska förstärka din förmåga att leda projekt, kan aldrig hantera den komplexitet som finns i ledarskapet, även om de naturligtvis kan öka din kunskapsbas.
Jag tror att det i många fall handlar om att våga säga – eller påminna sig om att – ”jag är ledare” och agera därefter.
När leder du individer?
Tyvärr – vi kommer aldrig undan vårt ledarskap – så är svaret ”alltid”. Så fort som du möter någon person som formell ledare så är du ledare i någon mening. Det är viktigt att förstå, men också lite opraktiskt för oss som vill resonera runt ledarskapet.
Personligen försöker jag hålla isär tre situationer:
- arbetsledande möten (prioriteringar, avvikelsehantering, beslut, kostnader, tid, …),
- arbetsplatsmöten – vi träffas som kollegor – (fika, lunch, kompetensgrupper, utbildningar, …) och
- arbetsmöten i projektet (gemensam problemlösning, diskussioner, kunskapsinhämtning, framtagning av material, …).
Det är när jag agerar som arbetsledare det är som viktigast att beakta ledarskapsfrågorna.
Individuella möten kommer ofta naturligt under hela arbetsdagen, men kan vara svårhanterliga.
När leder du projektgruppen?
På projektmöten kanske? Men du är inte ledare bara för att du presenterar en plan! Inte heller är du en ledare för att du skriver anteckningar från mötet som hålls.
Det här är svårare enligt min erfarenhet eftersom du för att lyckas med det här måste ha en plan för vad du vill åstadkomma som ledare.
Jag skulle vilja lyfta fram följande punkter som jag tycker är viktiga ur ett grupperspektiv:
- Vi hjälps åt i vårt gemensamma uppdrag.
- Vi pratar med varandra i syfte att lösa problem på en ingenjörsmässig nivå. Vi söker förankring och vägledning kring tid och ekonomi hos projektledaren.
- Vi har en gemensam bild av vad som ska göras när.
När vi träffar hela eller delar av projektgruppen så bör vi kommunicera våra viktigaste värderingar samt information som är grundläggande för att värderingarna ska kunna upprätthållas.
Tänk igenom syftet med ditt projektmöte. Dåliga projektmöten kan faktiskt göra mer skada än nytta och bör ifrågasättas.
Leda projekt – Det handlar om kommunikation
När vi leder vårt projekt så möter vi människor individuellt eller i grupp och på så vis har vi berört de olika delarna i ledarskapet i texten ovan, men vi har inte berört intressentperspektivet.
Det kan vara klokt att göra en intressentanalys för ett projekt för att förtydliga vilka intressenter som vi som projektledare ska interagera med och varför i ett projekt.
En väl utförd intressentanalys kan hjälpa dig som projektledare i just ledarskapsdelen när du leder ditt projekt.
Jag har skrivit ett inlägg om vad som är viktiga egenskaper hos en projektledare och där blir det väldigt tydligt att kommunikation är centralt i projektledarskapet. Läs gärna det inlägget, det passar bra i relation till detta inlägg!
Inspiration – leda individer i projekt
Det finns mycket material för den som vill lära sig mer om ledarskapet av individer, här är några lästips.
- Coachande ledarskap.
- Situationsanpassat ledarskap beskriver hur du som ledare bör agera i olika situationer. Länken tar dig till ett inlägg där du får en överblick över för- respektive nackdelar med metoden.
- Empowerment – egenmakt – är en del i den positiva psykologin som fångar och beskriver vår känsla av förmåga.Jag tycker det här är en av de mest centrala aspekterna att beakta i ett modernt ledarskap. Läs därför gärna länken!
- Formulera SMARTa mål och bli tydligare och kanske också mer motiverande.
- Pomodoro-metoden, ett sätt att öka personlig effektivitet
Utmana ditt synsätt på ledarskapet
Är du sur och grinig på arbetsplatsen? Säger du sanningar och utmanar människor som sitter fast i komfortzonen? I inlägget om tv-programmet Robinson som jag skrivit beskriver jag hur alfa-hanarna och honorna fastnat i en bild av att ledarskap handlar om att gnälla. Det är en vanlig fälla!
Det är också viktigt att förstå att många av oss relaterar till det transaktionella ledarskapet när vi tänker på ledarskapsfrågor, vilket gör att vi lätt hamnar i ett läge där vi ser på ledarskapet ur ett ganska snävt perspektiv. En lärare agerar ofta som en transaktionell ledare exempelvis, vilket kan jämföras med hur ledarskapet ser ut inom den moderna lagidrotten.
