Komplett guide till Pomodoro-metoden (detta måste du veta)

Pomodoro-metoden är en teknik för tidsplanering, i syfte att öka den personliga effektiviteten, som har funnits sedan 80-talet.

Systemet, som utvecklades av Francesco Cirillo, går ut på att dela upp ditt arbete i intervaller på 25 minuter, med korta pauser emellan, och tanken är att du ska få saker gjorda utan att du känner dig överväldigad eller stressad!

Under de 25-minuter som du jobbar fokuserar du helt på uppgiften du har och stänger av alla distraktionsmoment så som mobiler, chat-program och email.

För att hålla tiden använder du en Pomodoro-timer – det är faktiskt timern formad som en tomat som gett metoden sitt namn – när du jobbar såväl som när du tar paus.

I praktiken så har det uppstått två varianter av Pomodoro-tekniken, där metod ett ligger nära det som Cirillo beskriver i sin bok The Pomodoro Technique vilket vi nog får betrakta som originalet.

Metod två fokuserar mindre på planering och reflektion och mer på att bryta ner arbetsdagen i mindre hanterbara delar.

Pomodoro-metoden har fått sitt namn från timern som är ser ut som en tomat.
Pomodoro-timern har gett namn till Pomodoro-metoden.

Metod 1: Pomodoro-metodiken ”By the book”

  1. Planera vad som behöver göras i en övergripande att-göra-lista. Bryt ned planeringen i 25-minutersintervaller vilket är längden på dina Pomodoro block. Den här kan vara en lång lista med saker att göra.
  2. Planera dagen – Prioritera i den stora att-göra-listan och se till att du har det som krävs för dagens arbete.
  3. Sätt din timer på 25 minuter och fokusera på din planerade uppgift.
  4. Ta pause, vanligtvis 5-10 minuter. Sätt din timer även för pausen.
  5. Sätt din timer på 25 minuter och fokusera på nästa uppgift.
  6. Genomför 3 st Pomodoro intervaller och ta en längre paus på upp emot en halvtimme efter det.

Notera gärna för dig själv vilka uppgifter du faktiskt genomfört och ta tid att utvärdera hur metoden fungerar för dig.

Har du uppskattat tiden fel? Blir du störd på den plats du är? Har du svårt att koncentrera dig?

Om det är något som hindrar dig från att vara hundra procent effektiv så försöker du förändra och förbättra ditt arbete inför varje Pomodoro-intervall.

Det här varianten av Pomodoro-metoden fungerar utmärkt för exempelvis studenter.

Metod 2: Pomodoro-tekniken light

I många sammanhang så upplever man nyttan med att planera som mindre viktig.

Vi kan ifrågasätta om det är ett klokt synsätt, men du kanske jobbar som programmerare och har en ganska bra bild av vad du ska göra och att tidsuppskatta uppgifterna kanske inte ger så mycket.

Eller så skriver du en bok där du redan gjort en out-line som beskriver innehållet ner på rubriknivå.

Kanske håller du på med en ekonomisk rapport där formatet talar om exakt vad du ska göra och om det tar 1 timme eller 1,5 spelar ingen roll.

Rapporten ska bli klar bara.

Utmaningen i ett sådant här sammanhang kan vara att:

  • Sluta prokrastinera och sluta skjuta på arbete.
  • Hitta flow och arbetsglädje.
  • Hantera stress och hitta tid för eget välmående.
  • Skapa tillräckligt långa tidsperioder av oavbrutet arbete.

I det här sammanhanget så kan en anpassad approach till Pomodoro-tekniken fungera kanon!

Den hjälper dig att konkret komma i arbete och sätta fokus på att göra och leverera, samtidigt som tiden du binder upp dig för varje gång du startar timern är synnerligen hanterbar.

Vi ska lite längre ner i inlägget ge dig konkreta tips om hur du kommer igång och jobbar med Pomodoro-metoden i din vardag, men först ska diskutera några viktiga koncept som ligger till grund för Pomodoro-metodens effektivitet.

Pomodoro-metoden kombinerar en rad kända knep som gör dig effektivare.
Pomodoro-tekniken bygger på ett koncept som kallas time-boxing och en rad andra tekniker som används för att öka den personliga effektiviteten.

Därför fungerar Pomodoro-metoden!

Den kanske viktigaste delen i Pomodoro-metoden är fokus på att ”få skit gjort”.

Här blir Pomodoro-timern en sorts startskott som markerar att du bestämt dig och att det nu är dags att gå från ord till handling!

Välj en aktivitet, starta timern och gör inget annat under 25 minuter.

Du kan enkelt använda den här timern, eller ladda hem en mer eller mindre avancerad app till din mobil.

Det är allt som krävs.

Det är ganska lite som faktiskt ändrar synen på arbets- eller skoldagen rätt rejält för många.

Men det sagt, det finns andra faktorer än att starta en timer i Pomodoro-tekniken som du bör känna till.

Att göra vs. att planera

Den ursprungliga Pomodoro tekniken bygger på att du har en övergripande och relativt detaljerad planering.

Nedbrytningen av dina uppgifter ska vara så att de passar i ett Pomodoro-intervall.

Sedan gör du ytterligare en planering på dagsnivå där du väljer och prioriterar utifrån dagens sammanhang.

Erfarenhet och forskning visar att det finns två beteenden här, som om du är medveten om dem, kan göra livet mycket lättare.

  1. Att detaljplanera kan minska stress då det ofta ökar känslan av att situationen är hanterbar.
  2. Att skilja på aktiviteten ”att göra” och ”att planera” är centralt, både ur ett stresshanteringsperspektiv som effektivitetsperspektiv.

Pomodoro-metoden tydliggör behovet av att planera – och förstå vad vi ska göra – och behovet av att sluta planera och jobba med det vi har planerat att göra.

Att vi inte låter tanken vandra till vad vi ska göra, hur vi ska prioritera eller vad som är oklart i helheten, när vi väl startat vår Pomodoro-timer och fokuserar gör oss effektivare och minskar vår mentala börda.

Det är just den mentala bördan som vi känner när vi känner oss överväldigade av något som ofta skapar stress.

Fokus och Flow

Tanken med 25-minutersintervallen är att du börjar dem med en tydlig uppgift.

Antingen har du uppgiften från din övergripande planering, eller så tydliggör du för dig själv vad du ska göra under de kommande 25 minuterna utifrån ditt huvud.

Oavsett metod så startar du inte timern innan du vet vad du ska göra.

När timern sedan väl är igång så fokuserar du enbart på uppgiften.

Det här skapar goda förutsättningar för fokus.

Det visar sig också att det kan skapa goda förutsättningar för att du snabbt ska kunna känna en känsla av flow.

Själva upplägget snabbar på processen för dig att nå dit.

Att känna och uppleva flow är en viktig del i att kunna arbeta länge utan att bli uttröttad psykiskt.

Det finns undersökningar som pekar på att flow kan vara den enskilt viktigaste komponenten i att trivas på sin arbetsplats.

Människor som jobbar med intellektuellt utmanande jobb som aldrig upplever flow har helt enkelt mycket svårt att trivas.

Lästips: I inlägget om Positiv Psykologi så pratar vi mer om flow.

Att reflektera och förstå vad som skadar din effektivitet

När du ”committar” dig till dina 25-minuter och din uppgift så blir det också väldigt tydligt när du inte når ditt mål eller tappar fokus.

Det ger dig goda förutsättningar att reflektera över din effektivitet och ditt arbetssätt och på så sätt utveckla din förmåga att fokusera och koncentrera dig på enskilda uppgifter.

Vi ska pratar mer om hur du kan jobba och agera om du har svårt att få metoden att fungera längre ner i inlägget.

Se vad du gör!

Pomodoro-tekniken uppmuntrar dig att planera och sedan tydliggöra vad du faktiskt gjort och genomfört.

Det är ett klassiskt upplägg som ger en form av direkt belöning och som ofta hjälper till att höja motivationen något.

Det är helt enkelt fantastiskt skönt att se att man kan beta av svåra uppgifter och lägga dem på hög!

Varför ska vi använda Pomodoro-metoden?

Eftersom vi gick rakt på sak i inledningen så sammanfattar vi diskussionen så här långt innan vi går vidare.

Pomodoro-tekniken är för dig som vill:

  • Öka din effektivitet
  • Minska känslan av stress
  • Säkerställa hållbart arbetstempo med omväxlande fokus på arbete med tydligt inslag av återhämtning

Metoden fungerar också väldigt bra för att hantera människors önskan att prokrastinera och hjälper dig att flytta tanken från allt annat till den uppgift du bestämmer att du ska göra.

Metoden passar i sammanhang där löser komplexa problem, lär dig nya saker eller skriver.

Men kan också användas om du gör något väldigt repetitivt och önskar hitta ett hållbart upplägg på arbetsdagen.

Uppdelningen av arbetsdagen i olika Pomodoro-intervall, med vila mellan, kan exempelvis användas för att säkerställa att vi regelbundet gör någon övning eller ändrar något i en statisk arbetsställning för att undvika obehag eller arbetsskador.

När ska vi inte använda Pomodoro-metoden?

Det finns många tillfällen då det inte finns något värde i att planera eller sätta 25-minutersintervall i arbetslivet eller skolan.

Det kan handla om att du inte styr din tid, du kanske sitter i möten, eller så avsätter du tid för att interagera med andra.

Det får inte bli så att det bara finns en sanning för hur arbetet ska göras och det är att du sitter i ett tyst rum med avstängd telefon utan kontakt med omvärlden.

Så Pomodoro-metoden har sin plats när vi måste fokusera och få egen tid inte annars.

Många har också perioder då de kan låta tankarna rinna iväg samtidigt som man gör mycket av sitt kreativa arbete.

Den typen av tid ska inte tryckas in i Pomodoro-intervall.

Däremot kan det finnas stora poänger i att skriva ner det man kommer fram till och sedan föra in det i Pomodoro-planeringen.

Sist men inte minst: Om du har saker du gör där du naturligt hamnar i flow enkelt och du effektivt kan göra massor av arbete så är det inte där du ska börja med Pomodoro-teknikens strukturerade appraoch.

Så här kommer du igång med Pomodoro-tekniken

Pomodoro-tekniken är väldigt enkel att ta till sig rent idémässigt men kan ta tid att få till i praktiken.

Så om du känner att Pomodoro metoden inte fungerar för dig efter några försök så ska du inte ge upp utan ge metoden lite tid.

Vad måste du då ha för att komma igång?

  1. Någon form av planering där du bryter ner uppgifterna i mindre sysslor. Allra helst ska aktiviteterna vara nedbrutna i 25-minuters block.
  2. En plats och tidpunkt som tillåter dig att jobba ostört i 25 minuter.
  3. En timer. Traditionell äggklocka eller flashigt digital spelar ingen roll. Men den ska ge en tydlig signal!

Som du ser så är det inte så mycket, men om inte planeringen är på plats till rimlig nivå så kan det vara svårt att få Pomodoro-metoden att fungera.

Det känner du genom att du egentligen inte vet vad du ska göra när klockan startar och du vet inte riktigt om du är klar när tiden är slut.

Ett tips är att avsätta ett Pomodoro-intervall till att planera om det är något som inte kommer naturligt.

En annan vanlig utmaning handlar om att man inte kan jobba 25 minuter utan att bli störd eller själv tappa fokus.

Första steget här är naturligtvis att minska störningarna från det du själv styr över.

  • Det innebär att telefonen läggs åt sidan på tyst läge.
  • Mail och chat-tjänster stängs av tillsammans med alla icke absolut nödvändiga notifieringar.

Personligen så lyssnar jag inte på musik men kan tycka att det är ok med en kopp kaffe med till arbetsplatsen.

Att göra en personlig planering

Det här är ett område som egentligen kräver ett eget inlägg, men i korthet så måste du hitta sätt att fundera över vad du ska göra, vilken ordning saker och ting behöver göras och hur lång tid det kan ta.

Ofta är det här inte så svårt men det kan vara väldigt utmanade att göra det här jobbet för vissa personer.

Tänk om jag hade förstått att jag som student behövde klargöra för mig själv vad jag behövde lära mig innan jag började tentaplugga! 🤭

Om det är svårt att uppskatta tiden för en viss syssla så är det oftast lättast att bryta ner aktiviteterna för mycket, och få tid över i Pomodoro-intervallet, än tvärtom.

Historiskt så har jag använt gula notisar för att skriva ner mina aktiviteter men numera använder jag gärna digitala applikationer så som Trello eller Notion.

Att fokusera i 25 minuter

Om du har svårt att fokusera under 25 minuter, vilket faktiskt är ganska vanligt i arbetslivet idag, så har du andra utmaningar.

Du kan bli distraherad av saker runt omkring dig – som att höra barn leka i närheten eller se en fågel utanför.

Det är exempel på externa distraktioner.

Du kan också bli distraherad av saker som dyker upp i ditt huvud, som en sångtext eller minnen från din barndom.

Det är en inre distraktion.

I takt med att du blir bättre på att fokusera och hitta flow under dina 25 minuter så kommer distraktionerna minska, men de kommer aldrig försvinna helt.

Istället handlar personlig effektivitet mycket om att hantera olika distraktioner klokt.

  1. Lär dig se och förstå när du tappar fokus och blir distraherad
  2. Lär dig att släppa distraktionen
  3. Återgå till det du höll på med
  4. Är det något viktig som dök upp? Skriv ner det på en lapp och återgå till det du höll på med.

Det här bör du kunna göra på några sekunder!

Vanliga anpassningar av Pomodoro-metoden

För många fungera Pomodoro-metodens 25 minuter långa arbetspass mindre bra.

Det går att använda andra tidsperioder, eller använda tiden mellan två möten, på Pomodoro-vis.

Personligen föredrar jag lite längre tidsintervall exempelvis.

Men det går inte att helt bortse från idén om att vi tar med oss en uppgift in under en tidsbegränsad period och bara fokuserar på den för att sedan ta paus.

Pausen fyller en funktion, dels ur effektivitetsperspektiv men också för att upplägget ska bli långsiktigt hållbart.

Som vi var inne på så är det många som använder Pomodoro-metoden som tonar ner själva planeringen för att man tycker att man har bra koll på vad som ska göras.

När jag ska skriva det här inlägget exempelvis så gör jag planeringen när jag planerar inläggets rubriker och innehåll, men jag bryter inte ner vilka delar jag skriver under 25 minuter.

För mig blir då Pomodoro-tekniken klassisk time-boxings upplägg där jag under 25 minuter fokuserar på att skriva text för att därefter ta en kort paus.

Efter mitt korta break fortsätter jag med texten om jag inte är klar.

Jag behöver inte vara tydligare i planeringen eller jobba mer med att definiera mitt mål.

Det fungerar bra när man skriver kortare inlägg, men jag skulle inte närma mig ett lite mer komplext projekt på samma vis.

Vanliga frågor om Pomodoro-metoden

Måste man ha 25 minuters intervaller i Pomodoro-metoden?

Nej, även om tidsintervallet 25 minuter är valt med omsorg så kan du göra anpassningar utifrån dina förutsättningar. Tiden det tar mellan laddningen av två tvättmaskiner, eller perioden mellan morgonmötet och nästa möte kan vara utmärkta tidpunkter att köra en Pomodoro-sittning.

Varför använder Pomodoro-metoden 25-minutersintervaller?

Det är en avvägning mellan att skapa tillräckligt långa perioder så att vi ska kunna fokusera tillräckligt och känna känslan av flow, samtidigt som man vill hitta ett hållbart upplägg där vi kan ta paus, lösa en definierad uppgift, hantera akuta situationer på mejlen eller planera in ett telefonsamtal. Blir tidsintervallet för långt så är risken att idén bakom Pomodoro-tekniken snabbt rinner ut i sanden.

Fungerar Pomodoro-tekniken?

Ja. Det finns två olika förhållningssätt till Pomodoro-tekniken. Den bokstavstrogna som följer boken The Pomodoro Technique skriven av Francesco Cirillo och den populära tolkningen som i grunden vilar på Pomodoro-teknikens traditionell time-boxing. Boken beskriver en ganska invecklad metod där delar kan ifrågasättas, men att time-boxing fungerar för att höja den personliga effektiviteten råder det inget större tvivel om.

Varifrån kommer namnet Pomodoro?

Pomodoro betyder tomat på Italienska och kommer från en viss typ av äggklockor – ni vet sådan där man har i köket och som ringer efter en viss tidsperiod – som ser ut som tomater. De är delade på mitten och så ställer man in tiden genom att vrida överdelen och underdelen mot varandra.

Hur många Pomodoro-intervall bör jag göra per dag?

Med bra fokus så bör du klaraa 8-10 25-minuterssittningar per 8-timmars arbetsdag. Med träning kan du klara några sittningar till, men i praktiken så svarar 10 intervall ganska väl mot en 8-timmars arbetsdag om du måste göra lite annat som att svar i e-mail, planera resor och kommande möten.

Fungerar Pomodoro-tekniken bra för studenter?

Ja, metoden fungerar väldigt bra för den som studerar.

Fungerar Pomodoro-tekniken bra för programmerare?

Ja, metoden fungerar mycket bra för den som vill bryta ner en arbetsdag i hanterbara delar, samtidigt som man får tillräckligt med tid att tränga in i problem och frågeställningar.

Finns det nackdelar med Pomodoro-tekniken

Pomodoro-tekniken ökar den personliga effektiviteten men behöver inte självklart öka ett teams produktivitet om den hårdras. Det beror på att det i många sammanhang är viktigare att teamet som helhet fungerar bra och hjälps åt än det är att enskilda individer är optimalt effektiva.

Vad gör jag om jag är klar med uppgiften innan 25 minuter gått?

Ska du följa Pomodoro-tekniken ”by the book” så ska du hänga kvar vid uppgiften. Gör en sista kvalitetskontroll av det du gjort, eller repetera något en extra gång. Personligen gör jag så om det bara är några minuter kvar, för att jag ska känna att jag fokuserar hela tidsperioden. Om det är mycket tid kvar så avslutar jag och börjar direkt en helt ny period utan paus emellan.


Flera inlägg i samma kategori

Välkommen till Projektledarbloggen!

Jag som skriver här heter Anders Gustafsson och jag har ett stort intresse för ledarskap och projektledarhantverket. Jag har alltid varit mer intresserad av komplexa funktioner och övergripande frågeställningar i produktutveckling än jag varit för detaljer. Den bilden har förstärkts när jag alltmer börjat intressera mig för människorna runt om mig och hur jag påverkar dem.

Min utbildningsbakgrund är en Civilingenjörsutbildning på Y-linjen i Linköping, doktorandstudier - som aldrig avslutades - och på senare år har jag läst ledarskap och psykologi på universitetsnivå.

Du hittar mer om mig om du följer länken till LinkedIn precis här nedanför.

Idag jobbar jag som projektledare hos en teknikkonsult i Stockholmsregionen och där jobbar jag, som jag gjort i många år, med produktutveckling.

Lämna en kommentar