Stående möten har jag lärt mig att det heter när ett möte återkommer regelbundet på en fast tid och det ska inte förväxlas med stå-upp möten där alla deltagare står upp på mötet för att hålla det kort. Stående möten har en rad för- och nackdelar som enkelt kan sammanfattas med att enkelhet och förutsägbarhet prioriteras medan mötets syfte lätt blir höjt i dunkel efter ett tag. Det i sin tur påverkar effektivitet och arbetsglädje negativt.

Ett av de vanligaste stående mötena som finns i projekt av olika former är projektmötet, ett sorts allmänt informationsmöte som regelbundet återkommer. För mig är ett projektmöte ett typiskt exempel på ett möte dit projektets medlemmar kommer med kaffemuggen som enda verktyg och på sin höjd förväntar sig att bidra med en kort rapportering om något från sitt eget verksamhetsområde. I stället är det projektledaren som drar en hög med slides som hanterar allt från ekonomi till närstående aktiviteter i tidplanen. Det är inte ovanligt att mötet också innehåller en genomgång av projektets aktionslista. Trötta och oinspirerade lämnar sedan projektets medlemmar möteslokalen efter ungefär en timme.

Frekvensen varierar, vissa kör veckovis, andra mindre ofta och faktiskt har jag jobbat i ett antal projekt där man helt skippat den här typen av möten. I något fall har man inte haft någon informationsspridning alls, medan vi i vissa projekt i stället valt att distribuera övergripande information skriftligt och där använt den managementrapportering, som projekten ofta gör, som grund för översikten.

 

 

Mer homogena projekt har oftast större naturligt informationsutbyte. Ett rent mjukvaruprojekt kan kan via andra möten och kanaler redan bytt all information som naturligt finns i projektet vid en given tidpunkt. Tvärfunktionella team där mekanik, elektronik och mjukvara tas fram som inom ramen för ett projekt har ofta en helt annan situation. Det kan göra att det upplevda behovet av samlade möten ökar, samtidigt som informationen blir mindre specifik och varje punkt på agendan riskerar att tillföra väldigt lite då den antingen är känd bland de som är berörda, eller så har den väldigt lite värde för de som inte berörs.

Här har vi möten där vi får reda på vad andra gjort varje vecka, men det finns inget möte där jag jobbar med de frågor som berör mig!

— Trött ingenjör nära mig

Min erfarenhet är att klagomål på allmän informationsspridning är vanlig i alla typer av verksamhet, men att allmän information i själva verket gör väldigt lite nytta för verksamheten. Ett projektmöte vars syfte är att sprida allmän information har inget relevant syfte. I värsta fall så tar det tid i från andra viktigare mötesaktiviteter och orsakar på så vis mer skada än nytta.

Projektmötets syfte

Den som leder ett projekt måste ha en uppfattning om hur verksamheten leds och hur personen fungerar som ledare, samt vilket ansvar vi som ledare har för andras prestation på arbetsplatsen. I det sammanhanget kan projektmöten fungera som inspirationsmöten; möten där individer lyfts fram och får ta ökat ansvar; som forum för att stärka det gemensamma åtagandet eller som ett kompetensutvecklingsforum.

Om det inte går att formulera ett sådant mer högvärdigt syfte med projektmöten utan att det blir ett ganska trist informationsmöte så tycker jag mötet kan strykas. I stället läggs då informationsmöten i direkt anslutning till viktiga händelser och de ska då hållas korta i form av stå upp möten. Det kan vara morgonen efter ett viktigt kundmöte; i samband med att en viktig milstolpeaktivitet genomförts – kanske i samband med en test rediness review – eller då innehållet för kommande release är beslutat.

Håller du med? Har du goda exempel på bra projektmöten? Dela gärna med dig i så fall.