I det här inlägget ska vi förklara vad ett program är för något. Vi menar då program som komplement till projekt. Ibland används till och med program och projekt som synonymer, vilket är tveksamt som du kommer se om du läser vidare.
Vad är ett program?
Definition av program
Ett program är en del i en organisation som samordnar och styr flera projekt – eller motsvarande verksamhet – för att uppnå gemensamma övergripande mål. Program finns ofta under en längre tid än projekt och styrs oftast av en strategisk inriktning.
Program kan exempelvis ha som strategisk inriktning att växa affären hos en viktig kund, driva förändringsarbete i en viss riktning eller samordna aktiviteter mot en viss marknad.
Ett program leds av en programchef eller programledare. En programledare kan använda olika verktyg för att prioritera, budgetera och samordna sina olika delar i portföljen. Vi pratar då om programhantering och programplanering.
Program följer upp och planerar ekonomi, resurser och progress med liknande verktyg som projekt gör. Ofta kan vi därför använda samma verktyg, kanske med något tillägg, som projektledare använder.
Skillnaden mellan projekt och program
Ett stort projekt med många delprojekt kan se ut som, eller kallas för, program. Som vi var inne på här ovan som finns det dock en principiell skillnad mellan program och projekt när det kommer till hur syfte, innehåll, omfattning och mål hanteras.
Tydliga mål och tydlig beskrivning av omfattningen för en verksamhet är grunden för projekt.
Program är inte så tydligt definierade och det påverkar i sin tur hur ekonomi och resurshantering ser ut. Ofta säkrar program ekonom och resurser löpande, exempelvis genom årsvis budgetering, i takt med att programmen utvecklas.
I tabellen finns en sammanställning över skillnaderna mellan projekt och program.
| Program | Projekt | |
|---|---|---|
| Syfte | Uppnå en övergripande vision och strategi. Det kan finnas tidsramar i programdirektivet men det är inte självklart så. | Uppnå specifika mål inom en given tidsram |
| Omfattning | Större och mer komplexa. Inte tydligt avgränsade. | Avgränsad och tydligt definierad |
| Tidsram | Längre tidsperiod | Specifik tidsram |
| Resurser | Hanterar och planerar ofta nyttjandet av begränsade nyckelresurser. Resurser finns ofta inte tilldelade när programmet inleds utan måste säkras. | I den bästa av världar så är resurshantering enklare. |
| Ledning | Programchef eller programledare | Projektledare |
| Integration | Samordnar flera projekt och verksamheter | Inget behov av integration |
| Mål | Övergripande mål – Vision | Specifika mål |
| Riskhantering | Komplex riskhantering som spänner över samtliga ingående delar i programmet | Hantering av projektrelaterade risker |
| Ekonomihantering | Budget måste hanteras löpande beroende på utveckling i programmet. | Budgethantering inom ramen för projektbudgeten. |
Varför är program viktiga i ett företag?
Några enskilda projekt kan vi ett företag eller organisation hålla samman och koordinera. Men då företag och organisationer växer så kan det bli övermäktigt att leda och styra verksamheten.
Ett sätt att anpassa verksamheten då är att bryta sönder organisationen i mindre enheter och/eller införa program.
Ett program ska hjälpa ett företag att:
- Hantera komplexiteten i verksamheten och underlätta koordinering, lösa resurskonflikter samt optimera resursanvändningen.
- Bidra till att forma, utveckla och säkerställa progress inom viktiga strategiska områden och initiativ.
- Optimera resurshantering, speciellt inom kritiska resurser och kompetenser. Detta leder till jämnare resursutnyttjande och högre effektivitet.
- Säkerställa att riskanalys och riskhantering sker över samtliga projekt och initiativ.
- Samordna olika delar inom verksamheten för att uppnå större effekt än vad varje enskilt projekt kan.
Vad gör en programledare?
En programledares vardag ser ganska mycket ut som projektledarens, men arbetet utförs ofta på en annan nivå då mycket av verksamheten sköts av de projekt som finns i programmet.
- Här är några exempel på vad en programledare ägnar sig åt:
- Strategisk planering
- Programstyring och samordning
- Intressenthantering
- Resurshantering
- Riskhantering
Ofta är programledare erfarna projektledare med ett bredare ansvar. Programledare kan dessutom sitta högre upp i företagets organisation och på så vis ha tillgång till högre chefer.
Programledare i organisationen – Ett företag i företaget
Att införa begreppet program i en organisation kan innebära en hel del utmaningar.
Fördelarna är ofta uppenbara, exempelvis i form av förbättrad koordinering och styrning av verksamhetens olika projekt och verksamhet.
Fullt utvecklad portföljhantering innebär dock ett ganska stort delegerat ansvar. Det är ett ansvar som kan påverka, och vara i konflikt med, andra mål och tankar i verksamheten.
Personligen har jag arbetat i, och har erfarenhet av, två olika driftsformer med sina för- respektive nackdelar.
- Företag A hade en säljverksamhet som endast arbetade med nykundsförsäljning. Ny kund var bolag som inte hade en tilldelad programledare. Alla företag som hade kontrakt med oss hade en tilldelad programledare.
- Företag B hade en säljverksamhet som delade sin tid mellan befintliga kunder och nya kunder. Alla större kontraktsuppdateringar skulle hållas samman av säljorganisationen.
I Företag A var allt relativt enkelt. När det fanns ett grundkontrakt och etablerade gränssnitt mellan företagen så jobbade programledaren med att växa affären och utveckla den på bästa sätt. Programledaren var den som hade lönsamhetsansvar för kunden och den som skrev på offerter.
Problem uppstod när programledaren hade för mycket att göra eller om vi behövde växa affären utanför programledarens naturliga kontaktytor. Programledaren var dessutom ofta ingenjör och hade en förmåga att fastna i ”sitt” område i stället för att företräda företaget i sin helhet.
I Företag B var koordineringen mellan sälj- och programledningen extremt rörig och beslut fick fattas högt upp i organisationen. Vi sprang på samma kund, i samma gränssnitt, i samma frågor.
Fördelen var att säljsidan kunde utföra ett mer kontinuerligt säljarbete mot hela den organisation som vi hade som kund. Det innebar att de ordnade management-avstämningar, ordnade marknadsaktiviteter mm som gynnade vår verksamhet.
De träffade löpande viktiga delar i företaget som vi inte hade naturlig kontakt med.
Vilka är de viktigaste ansvarsområdena för en programledare?
En programledare jobbar för att möta strategiska mål. Det innebär bland annat att man skapar förutsättningar för nya projekt och ser till att de kan starta upp. Programmet samordnar också pågående projekt.
Vad är skillnaden mellan projekt och program?
Program är en grupp av projekt. Program har ofta en något otydligare kravbild och tidsram än projekt och styrs främst genom strategiska mål.
Vad är en projektportfölj?
Projektportfölj och portföljhantering används ofta synonymt med program och programhantering. En projektportfölj består av flera projekt som på något vis hänger samman.