I det här arbetet ska vi diskutera något som kallas Risk Breakdown Structure (RBS), vilket är ett sätt att strukturera risker och riskarbetet på.
En RBS gör du i din risk management plan, om projektet motiverar en egen plan för riskarbetet, eller så gör du ett kapitel i din projektplan som handlar om projektets riskarbete.
Vad är en Risk Breakdown Structure?
En Risk Breakdown Structure är ett sätt att beskriva hur ett projekt kategoriserar risker.
Ofta görs en första nivå av nedbrytning i stora grundläggande kategorier och när så krävs kan dessa brytas ner vidare.
Metodiken har stora likheter med hur arbetet i ett projekt bryts ned i form av en Work Breakdown Structure och bilden nedan visar ett exempel på hur nedbrytningen kan se ut.
I exemplet ovan så har finns sex stycken huvudkategorier i form av: teknik, extern, organisation, ekonomi, management och planering.
Teknikkategorin är i sin tur nedbruten i fyra underkategorier.
Hur du väljer kategorier smart är lite upp till vad du vill uppnå och hur projektet ser ut.
Min erfarenhet säger att ovanstående upplägg, där man på något vis väljer kategorier som känns naturliga, är det vanligaste angreppssättet.
Men i det projekt jag jobbar i idag så har vi valt att göra vår Excel-lista som vi använder i riskarbetet så att vi kan välja ut risker beroende på hur de slår om de faller ut.
Där har vi två kategorier som går på ”tvärsen” mot våra huvudkategorier:
- Kostnad – Om risken faller ut så blir det en kostnad
- Försening – Om risken faller ut så blir det en försening
Vad är fördelarna med en Risk Breakdown Structure?
En bra RBS gör det lättare att arbeta med och kategorisera risker.
En bra RBS kan hjälpa dig att se lite vidare och kanske hitta nya områden med risker som du annars hade missat.
En bra RBS kan också hjälpa dig att förstå vilka risker projektet äger och vilka risker som kan anses ligga hos någon annan.
Ett produktutvecklingsprojekt kanske ska vara observant på miljölagstiftningen och ändringar i den, men ska kanske strunta i hur marknaden utvecklas.
Exakt hur ni gör bör naturligtvis diskuteras med exempelvis projektets styrgrupp men en RBS kan ligga till grund för den typen av diskussion.
Om du ritar din RBS som i exemplet ovan så är det också väldigt lätt för utomstående att ta till sig hur riskarbetet är strukturerat vilket underlättar riskarbetet.
Vad är syftet med riskarbete?
RBSen ritar du sannolikt i ett projekts planeringsfas då du tittar på hur riskarbetet ska se ut samtidigt som du gör ditt inledande riskarbete.
I det läget är det bra om du också tänker igenom vad ni har för mål med riskarbetet.
Min erfarenhet säger att det finns två vanliga, och helt olika, mål med riskarbetet i en organisation. Det handlar om att:
- Riskarbetet ska leda till en förståelse för hur riskerna ser ut så att en komplett bedömning kan ske avseende tid och kostnad.
- Riskarbetet ska göra det möjligt att jobba med risker proaktiv.
I fallet 1. så kan risker som inte projektet kan påverka vara väldigt viktiga, eftersom de kan medföra stora ekonomiska konsekvenser för ett företag eller organisation, medan de projekt jag jobbar i oftast helt bortser från den typen av risker när vi jobbar med att mitigera risker.