Ska vi ha projektmöten? Vad är syftet med projektmöten?
Är det att sprida information om företagets ekonomiska resultat och värdegrundsarbete?
Eller är det att sprida information om projektets ekonomiska situation och resultatet från provningen förra veckan?
Kanske är det ett sätt att sprida information om vad varje person gör just nu?
Vi ska lista det du behöver ta med dig in i ett projektmöte, sedan ska vi filosofera lite om hur du kan göra dina projektmöten bättre om du tycker att de inte är speciellt bra.
Därför ska du ha projektmöten
| Punkt | Beskrivning |
|---|---|
| 1 | Förbättrad kommunikation: Skapar en plattform där teammedlemmar kan kommunicera öppet och effektivt. |
| 2 | Uppföljning av mål: Ger möjlighet att följa upp framsteg och justera mål vid behov. |
| 3 | Problemhantering: Faciliterar tidig identifiering och hantering av potentiella problem och hinder. |
Det här ska du tänka på i projektmötet
| Punkt | Beskrivning |
|---|---|
| 1 | Tydlig agenda: Se till att mötet har en tydlig agenda som delas ut i förväg. |
| 2 | Rätt deltagare: Inkludera endast de personer som är direkt involverade i projektet eller ämnet som diskuteras. |
| 3 | Tidsram: Håll mötet inom en fastställd tidsram för att undvika att det drar ut på tiden. |
| 4 | Dokumentation: Se till att mötet dokumenteras, inklusive beslut och åtgärdsplaner. |
Så här ska projektmötet utformas
| Punkt | Beskrivning |
|---|---|
| 1 | Strukturerad inledning: Inled mötet med en kort sammanfattning av dagens agenda. |
| 2 | Aktiv deltagande: Uppmuntra aktivt deltagande från alla närvarande. |
| 3 | Konstruktiv feedback: Skapa en miljö där konstruktiv feedback är välkommen. |
| 4 | Tydlig avslutning: Avsluta mötet med en sammanfattning av vad som diskuterats och nästa steg. |
De tre tabellerna ger dig en bra startpunkt och struktur på projektmötet. Men jag vill också passa på att utmana tanken lite. Kan ditt projekt ha flera kortare möten, eller ska ni förtydliga syftet med de möten ni har?
Läs vidare så kan du få idéer som kan förnya ditt projektmöte, göra dig till en bättre projektledare, samtidigt som du kanske hittar nya sätt att ha möten på.
Kanske ställer du till och med in något möte!
Ska vi ha projektmöten?
Är något av det ovanstående viktigt eller borde vi prata om något annat på ett projektmöte?
Är det rätt information vid rätt tillfälle?
Eller är allt ovan exempel på punkter som fyller ett möte, bokat månader i förväg, en tisdag eftermiddag?
Jag har i princip sett alla varianter under mitt arbetsliv och insett att jag inte riktigt vet vad syftet med de projektmöten jag hållit varit. Inte heller kan jag se att de möten jag varit kallad till när jag själv inte varit projektledare haft något tydligt syfte.
Men nu är det dags att jobba bort dimman till förmån för klarhet. I det här inlägget ska vi diskutera vad som är syftet med ett projektmöte och vad vi som ledare bör bevaka för att hålla bra projektmöten.
Kan det finnas fler olika typer av projektmöten med olika syfte?
Jag antar att de flesta av oss skiljer på möten i projektet och projektmöten.
Projektmöten vänder sig till alla, eller åtminstone stora grupper, och har oftast en karaktär av informationsspridning. Möten i projektet har vi vid behov med gruppen som behöver träffas.
Om du är kallad till ett möte i projektet förväntas du bidra. På projektmöten förväntas du bli informerad.
Är det meningsfullt att boka möten månader i förväg?
Projektmöten är nästan alltid stående bokningar i kalendern.
Stående möten har jag lärt mig att det heter när ett möte återkommer regelbundet, på en fast tid och plats.
Det ska inte förväxlas med stå-upp möten där alla deltagare står upp på mötet för att hålla det kort.
Stående möten har en rad för- och nackdelar som enkelt kan sammanfattas med att enkelhet och förutsägbarhet prioriteras, medan mötets syfte lätt blir höjt i dunkel efter ett tag.
Om en agenda för projektmötet är med i ursprungskallelsen så är den väldigt allmän.
Om det inte är någon agenda med, utan att en unik agenda ska skickas ut i förhand före varje möte, så finns risken att det blir ett återkommande möte utan agenda.
Det absolut tråkigaste och mest ineffektiva man kan göra på ett projektmöte är att gå igenom aktionslistor. Det borde vara spöstraff på det!
Stående möten kan göra det svårt att ha effektiva projektmöten och risken är att de i slutänden, i stället för att vända sig till alla, inte vänder sig till någon.
Ha idén om syftet med ditt projektmöte levande
Då har syftet med projektmötet försvunnit.
Frekvensen varierar, vissa kör veckovis, andra mindre ofta och faktiskt har jag jobbat i ett antal projekt där man helt skippat den här typen av möten.
I något fall har man inte haft någon informationsspridning alls, medan vi i vissa projekt i stället valt att distribuera övergripande information skriftligt och där använt den managementrapportering, som projekten ofta gör, som grund för översikten.
Mer homogena projekt har oftast större naturligt informationsutbyte.
Ett rent mjukvaruprojekt kan kan via andra möten och kanaler redan bytt all information som naturligt finns i projektet vid en given tidpunkt.
Tvärfunktionella team där mekanik, elektronik och mjukvara tas fram som inom ramen för ett projekt har ofta en helt annan situation.
Det kan göra att det upplevda behovet av samlade möten ökar, samtidigt som informationen blir mindre specifik och varje punkt på agendan riskerar att tillföra väldigt lite då den antingen är känd bland de som är berörda, eller så har den väldigt lite värde för de som inte berörs.
Här har vi möten där vi får reda på vad andra gjort varje vecka, men det finns inget möte där jag jobbar med de frågor som berör mig!
— Trött ingenjör nära mig
Min erfarenhet är att klagomål på allmän informationsspridning är vanlig i alla typer av verksamhet, men att allmän information i själva verket gör väldigt lite nytta för verksamheten.
Ett projektmöte vars syfte är att sprida allmän information har inget relevant syfte.
I värsta fall så tar det tid i från andra viktigare mötesaktiviteter och orsakar på så vis mer skada än nytta.
Projektmötets syfte
Den som leder ett projekt måste ha en uppfattning om hur verksamheten leds och hur personen fungerar som ledare, samt vilket ansvar vi som ledare har för andras prestation på arbetsplatsen.
I det sammanhanget kan projektmöten fungera som inspirationsmöten; möten där individer lyfts fram och får ta ökat ansvar; som forum för att stärka det gemensamma åtagandet eller som ett kompetensutvecklingsforum.
Om det inte går att formulera ett sådant mer högvärdigt syfte med projektmöten utan att det blir ett ganska trist informationsmöte så tycker jag mötet kan strykas.
I stället läggs då informationsmöten i direkt anslutning till viktiga händelser och de ska då hållas korta i form av stå upp möten.
Det kan vara morgonen efter ett viktigt kundmöte; i samband med att en viktig milstolpeaktivitet genomförts – kanske i samband med en test rediness review – eller då innehållet för kommande release är beslutat.
Håller du med? Har du goda exempel på bra projektmöten?
Dela gärna med dig i så fall.