I det här inlägget ska vi prata om hur du kan göra en intressentanalys och ge dig tips på hur du kan använda den för att kommunicera mer strukturerat och strategiskt.
Jag har själv lång erfarenhet av olika typer av intressentanalyser och kan se såväl värde som utmaningar med att jobba med intressenter. Mer om det senare!
Men först ska vi börja med att definiera vad en intressent är!
Vad är en intressent?
En intressent är en person, grupp eller organisation som påverkas av, eller har förmågan att påverka, ett projekt, en process eller en beslutsfattande aktivitet. Intressenter kan vara interna, som anställda och ledare inom en organisation, eller externa, som kunder, leverantörer och myndigheter.
På engelska används begreppet ”stakeholder” som spritt sig till svenskan och är en synonym.
Vad är en intressentanalys?
En intressentanalys är en process där man identifierar och analyserar de olika intressenterna som kan påverka eller påverkas av en organisation, ett projekt eller ett beslut. Genom att kartlägga och bedöma intressenternas intressen, behov, makt och inflytande kan man skapa strategier för att hantera relationerna mellan organisationen och dess intressenter.
En viktig del i intressentanalysen är att förstå ”what is in it for them”, alltså att förstå intressenternas sanna motiv till att vara en intressent.
Genom att förstå vilka som är berörda och hur de kan påverka verksamheten kan man fatta bättre informerade beslut och bygga upp hållbara samarbeten.
En intressentanalys hjälper till att identifiera potentiella konflikter och samarbetsmöjligheter samt utforma en effektiv kommunikationsstrategi.
Genom att regelbundet utföra en intressentanalys kan organisationen upptäcka förändringar i sin omgivning eller bransch som potentiellt kan påverka deras verksamhet. Med denna insikt kan organisationen anpassa sina strategier, policys och rutiner för att möta nya krav från sina intressenter.
Det är vanligt att projektledningen i ett projekt gör en första intressentanalys i samband med att man gör projektplanen.
Att göra en intressentanalys
Det är viktigt att inkludera så många relevanta parter som möjligt och samla in data genom olika metoder, såsom intervjuer, enkäter eller observationer.
För att genomföra en framgångsrik intressentanalys kan följande förslag vara till hjälp:
| Steg | Beskrivning |
|---|---|
| 1 | Identifiera och kartlägg alla tänkbara intressenter, oavsett om de är interna eller externa. |
| 2 | Analysera deras makt och inflytande över organisationens verksamhet. |
| 3 | Bedöm deras intressen och behov samt hur de kan påverkas av organisationens beslut. |
| 4 | Prioritera intressenternas betydelse och engagemang i förhållande till organisationens mål och strategier. |
| 5 | Utveckla en kommunikationsstrategi som tar hänsyn till varje intressents unika behov och preferenser. |
Så här kan en intressentanalys se ut:
| Intressent | Typ av intressent | Intresse i projektet | Kommunikationsstrategi |
|---|---|---|---|
| Projektledare | Intern | Projektets framgång | Veckomöten, E-post |
| Anställda | Intern | Arbetsmiljö, arbetsbelastning | Månadsmöten, Intranät |
| Kunder | Extern | Produktkvalitet | Nyhetsbrev, kundundersökningar |
| Leverantörer | Extern | Långsiktiga affärsrelationer | Årliga översyner, kontraktsmöten |
| Myndigheter | Extern | Regel- och lagöverensstämmelse | Årsrapporter, regelbunden uppdatering |
| Investerare | Extern | Ekonomisk avkastning | Kvartalsrapporter, årsstämma |
| Lokalsamhälle | Extern | Miljöpåverkan, jobbskapande | Öppna hus, samhällsmöten |
Varför är en intressentanalys viktig?
En noggrann intressentanalys ger insikt om vilka intressenter som har makt, inflytande eller starka åsikter inom det aktuella området. Detta möjliggör skapandet av hållbara och effektiva kommunikations- och samarbetsstrategier med dem.
En annan fördel med intressentanalys är att den hjälper till att identifiera potentiella risker och utmaningar i samband med projektet eller verksamheten. Genom att förstå de olika intressenternas perspektiv och intressen kan man bättre förutse eventuella problem och vidta åtgärder för att minimera deras påverkan på framgången.
Vilka verktyg kan användas vid en intressentanalys?
För produktutvecklingsprojekt där vi i huvudsak jobbar inom organisationen, eller inom förändringsledning som också är internt fokuserad, så kan vi samla en grupp och brain-storma fram en rimlig första version av en intressentanalys.
Men för projekt som påverkar omgivning, samhälle och en rad olika partners och konkurrenter så kan det krävas betydligt mer arbete för att få till en korrekt och relevant intressentanalys och kommunikationsplan.
Det kan också krävas att vi prioriterar mellan olika intressenter beroende på hur inflytelserika och viktiga de är i projektet.
Vid mera komplexa intressentanalyser kan flera verktyg användas för att få insikt i vilka personer eller grupper som påverkar en viss verksamhet eller ett projekt. Här är fem sådana verktyg:
| Verktyg | Beskrivning |
|---|---|
| Mindmaps | Rita upp intressenter i form av ”bubblor” och skapa en bild av deras interna relationer och eventuell hierarki. |
| SWOT-analys | Genom att analysera styrkor, svagheter, möjligheter och hot hos olika intressenter kan man få en helhetsbild av deras position och potentiella påverkan. |
| Stakeholder-matris | Genom att kategorisera intressenterna utifrån deras inflytandegrad och engagemangsnivå får man en översiktlig bild av hur man bör kommunicera och samarbeta med dem. |
| Sociala medier-analyser | Genom att undersöka hur olika intressenter uttrycker sig i sociala medier kan man få inblick i deras åsikter, förväntningar och eventuella konfliktpunkter. |
Vanliga utmaningar i arbetet med intressenter
Intressentanalysen hjälper oss att hitta intressenterna men det hjälper oss inte att hantera om det finns intressekonflikter mellan dem.
En väl genomförd intressentanalys hjälper oss förstå om det finns konflikter men sedan får vi jobba med mer traditionella metoder för att hantera situationen.
Intressenter ändras över tid, vi behöver därför uppdatera vår intressentanalys, men deras intresse varierar också starkt över tid. Det kan göra det svårt att nå viktiga beslutsfattare i viktiga skeden i ett projekt.
Hur används resultatet av en intressentanalys i beslutsfattande och strategisk planering?
Intressentanalysresultat är avgörande för att prioritera åtgärder och resurser, hantera risker, skapa relationer med viktiga parter och uppnå övergripande mål.
Genom att förstå vilka som är mest relevanta och inverkar mest på företagets prestation kan organisationen rikta sina insatser mot att möta deras behov och förväntningar. På detta sätt främjar resultatet av en intressentanalys effektiviteten i beslutsprocessen och bidrar till en mer framgångsrik strategisk planering.
Hur uppdateras och utvärderas en intressentanalys över tid?
Att uppdatera och utvärdera en intressentanalys över tid är avgörande för att behålla dess relevans och effektivitet. Det innebär att kontinuerligt samla in och analysera information om intressenternas behov, preferenser och beteenden.
En annan aspekt av denna process är att kontinuerligt övervaka marknadsförhållanden och trender som kan påverka intressenterna. Genom att hålla sig uppdaterad om aktuella händelser, konkurrentaktivitet och branschförändringar kan man anpassa intressentanalysen efter rådande situationer.
Vanliga frågor
Fråga: Vad är intressentanalys?
Svar: Intressentanalys är en metod för att identifiera och analysera de olika intressenterna som påverkar eller påverkas av en organisation eller ett projekt. Syftet är att förstå vilka intressenter som är viktigast att samarbeta med eller ta hänsyn till.
Fråga: Varför är intressentanalys viktigt?
Svar: Intressentanalys är viktig eftersom den hjälper organisationer att förstå vilka intressenter som kan påverka deras verksamhet och vilka behov dessa intressenter har. Det kan hjälpa till att skapa bättre strategier, lösa konflikter och förbättra relationerna med olika intressenter.
Fråga: Vilka metoder kan användas för intressentanalys?
Svar: Det finns olika metoder som kan användas för intressentanalys, till exempel intervjuer, enkäter, workshops och observationer. Det viktigaste är att samla in relevant information om intressenterna och deras behov, vilket kan göras genom att använda en eller flera av dessa metoder.
Fråga: När bör man genomföra en intressentanalys?
Svar: En intressentanalys kan genomföras vid olika tillfällen, till exempel när en organisation startar ett nytt projekt, när det finns förändringar i företagsstrukturen eller när det uppstår konflikter med intressenter. Det är också en bra idé att regelbundet uppdatera intressentanalysen för att säkerställa att den är aktuell.
Fråga: Vilka fördelar kan man få genom att göra en intressentanalys?
Svar: Genom att göra en intressentanalys kan man få en bättre förståelse för de intressenter som påverkar ens verksamhet. Det kan hjälpa till att identi ficera nya affärsmöjligheter, minska risken för konflikter och öka chanserna för framgångsrika samarbeten.
Fråga: Vilka verktyg kan användas för att utföra en intressentanalys?
Svar: Det finns olika verktyg och modeller som kan användas för att utföra en intressentanalys, till exempel SWOT-analys, PEST-analys och Power/Interest Grid. Dessa verktyg kan bidra till att strukturera och analysera informationen om intressenterna på ett effektivt sätt.