En risk är en potentiell negativ händelse som kan leda till skada, förlust eller annat negativt resultat. Vi använder begreppet risk när det finns stora osäkerheter kring om den negativa händelsen faktiskt inträffar.
I projektsammanhang så pratar vi om att risker som faller ut – ett annat ord för att säga att det som man varit rädd för ska hända faktiskt händer – orsakar ekonomisk skada (merkostnader eller minskade intäkter) och/eller förseningar.
En möjlighet är en potentiellt positiv händelse som kan leda till positiva ekonomiska konsekvenser och/eller tidsmässiga vinster.
Om vi i vår projektplanering planerar för att en risk ska inträffa – vi är helt enkelt lite problemfokuserade och konservativa i vår planering – så är det inte längre en risk eftersom vi planerat att hantera ett eventuellt riskutfall i projektet.
Det är då en del av vårt planerade arbete.
Risken har då blivit en möjlighet istället eftersom vi kommer spara tid och pengar om den inte faller ut.
Exempel på hur risk blir möjlighet
Ett konsultbolag vet att man vanligtvis behöver två till tre revisioner av sina kretskort innan elektroniken är fullt utvecklad.
Bolaget kan då välja att planera och räkna på ett projekt utifrån att man gör två revisioner av sitt kretskort, och peka på att det finns en risk att ytterligare en revision av kretskorten behöver göras.
Eller så utgår bolaget från att man gör tre revisioner av kretskortet i sin planering och budget och pekar på möjligheten att man klarar sig med två när man presenterar upplägget för sin kund.
Exakt hur vi i ett projekt bestämmer om något ska ses som risk eller möjlighet finns inget exakt svar på.
Erfarenheten säger dock att de flesta projekt har en acceptans för riskbudget på 10-15% av sin totalbudget.
Avviker ett projekt kraftigt från det så finns det skäl att se över hur planeringen är gjort.
Riskarbete i projekt
Inom projektledning så jobbar vi vanligtvis med risker och möjligheter på samma sätt – det är två sidor av samma mynt – och riskarbetet är en viktig del i projektplaneringen.
Ett projekt ska ha en etablerad riskhantering på plats, i form av ett strukturerat arbetssätt, för att identifiera, förtydliga, värdera, prioritera och hantera projektets risker.
Hur detta görs kan variera. I mindre projekt så beskrivs hur projektets riskarbete sker i projektplanen.
I större projekt så kan det finnas en risk management plan som beskriver arbetet.
Oavsett var så beskrivs hur riskarbetet ska gå till, vilka kategorier av risker man tittar på (exempelvis i form av en RBS) och hur riskerna bryts ner och värderas.
Hur definierar vi en risk eller möjlighet i ett projekt?
När vi börjar vårt riskarbete i ett projekt så kan vi kanske formulera något i stil med att ”allt kan gå fel”.
Även om det är sant så är det ingen bra risk. En bra risk är beskriven så att vi:
- Tydligt förstår om risken faller ut, när den riskerar att göra det och vad konsekvensen blir.
- Kan beskriva en mitigeringsåtgärd som minskar risken för utfall eller helt tar bort risken.
- Kan prioritera, kategorisera och välja vilka risker vi jobbar med.
Så en viktig del av projektets riskarbete är att jobba med vaga riskbeskrivningar inledningsvis och omsätta dem i mer konkreta nedbrutna risker.
Att sätta pris på en risk
När vi har en tydlig riskbeskrivning så försöker vi uppskatta sannolikheten för att en risk faller ut.
Det här är inte alldeles lätt men uppskattningen ska löpande ses över i projektet och i takt med att kunskapen i projektet växer och mognar så blir uppskattningarna bättre.
Ofta sätter vi sannolikheten för att något inträffar mellan 0-1, eller mellan 0-100%.
Den potentiella kostnaden för en risk är den kostnad som krävs för att hantera risken då den fallit ut.
Genom att multiplicera sannolikheten med den uppskattade kostnaden så kan vi ge risken ett viktat värde som vi sedan kan använda i våra kalkyler.
Om vi nu har en risk med en uppskattad sannolikhet på 10% och den potentiella kostnaden för den risken är 100 000 kronor så sätter riskens uppskattade pris till 10 000 kronor.
Det här upprepar vi för samtliga risker och när vi sedan adderar samman alla risker så har vi en uppskattad riskkalkyl.
Möjligheter hanteras på samma sätt men kostnaden blir då negativ.
