Hur blir ett företag, avdelning, projekt eller individ bättre på att leda projekt? Det finns massor av idéer kring det. I det här inlägget tänkt jag nämna några och kommentra de kort utifrån min erfarenhet, sedan tänkte jag föreslå ett sätt som inte används så ofta, inte som jag sett åtminstone, som handlar om projektgenomgång och projektgranskning.

Kurser och utbildningar: En bra metod att flytta positionerna kunskapsmässigt något. Ger energi och nya insikter men vänder sig främst till individer och sprider egentligen inte organisationens kunskaper, om inte kursen är utformad och genomförs av företaget själv.

Certifiering: Min personliga erfarenhet av PMP-certfieringen är att den är personlig medan IPMA genomgången mer öppnar för ett ökad spridning av kunskap i organisationen. Lärdomar formuleras – vilket är ett första steg för att de sedan ska kunna spridas – och det går att ha bisittare med vid genomgången som får höra och lära mer.

Lessons learned: I någon form så sammanfattar man lärdomar gjorda ur ett projektledarperspektiv och kommunicera dessa i organisationen. För den som medverkat i ett projekt, fas eller verksamhet och som kanske dessutom deltagit i arbetet med att sammanställa de lärdomar man gjort kan förstärka sin reflektion och inlärning avsevärt med den här metoden. Hur kunskapen når andra är mer oklart och väldigt personberoende. Det finns studier som visar på att dokument som lagras med lärdomar ”ruttnar fort”.

Arbeta tillsammans – mindre erfaren med erfaren: Mycket bra metod då det finns möjlighet att lära av varandra naturligt i arbetet. Denna metod kan dock lätt komma att handla om att man hjälps åt med ”volymarbetet” i projektet. Det är inte säkert att sammarbetet sker kring samtliga delar i hantverket ”projektledning” och spridningen av kunskap blir begränsad.

Intervjuer: Det här är en metod jag sett i praktiken inom bilindustrin. Inför en viss händelse eller fas i projektet så får ledaren på sig att intervjua utpekade nyckelpersoner i företaget. Det kan vara specialister, kvalitetspersonal eller projektledare med tidigare erfarenheter inom området. Det här är ett alternativ till Lessons learned på papper där dialogen och kontakterna gynnas till förmån för det skrivna ordet.

Audits, genomlysning eller projektgenomgångar: Jag har haft förmånen att bli tufft granskad av en mycket elak kvalitetsingenjör från en fransk biltillverkare. Förmånen säger jag med viss blandning av ironi och sanning. Att bli granskad är inte roligt, men det kan vara mycket lärorikt. Det kan dessutom göras betydligt mycket trevligare än vad man kanske först anar och fortfarande vara lika lärorikt. På ett ställe då jag var chef så samlade jag ledningsgruppen och så satte vi oss med respektive projekt och gick igenom en rad av projektets artefakter. Vi tittade på tidplan, risker, aktionslista, milstolpar och styrdokument. Vi pratade om dokumenten med projektledaren och hans teamledare. Projektkontorschefen lärde sig mer om sina projektledare och cheferna lärde sig mer om vad deras personal var tvungna att bli bättre på och stötta projektledaren inom.

Då vi gjorde det här med en rad projekt i rask takt såg vi också var de olika projekten hade best practices värda att sprida, var ökad överhörning mellan projekten skulle gynna oss som företag och samtliga inblandade fick möjlighet att diskutera frågeställningar i vardagen. Hur skriver man bra aktionslistor och vem följer upp aktionerna? Hur detaljerad ska planering vara och hur används den planering som görs? Hur styr projektledaren sin tid? Vem äger olika projektledningsdokument och projektets rutiner?

Det här synsättet kan naturligtvis tas längre men då börjar det allt mer påminna om projektkvalitetsarbete och då sticker omfattningen lätt iväg.

Har jag glömt någon bra metod för att sprida projektledarkunskap inom en organisation?