Fem felfunktioner i en grupp

Senast uppdaterad

Fem felfunktioner i en grupp är en bok där vi får följa en ledningsgrupps utmaningar i ett företag. Boken är skriven som en form av fallstudie med reflektioner och diskuterar ledningsgruppens uppdrag och samarbetsformer.

Tack var det är boken lättläst och går, trots att det är en bok i ledarskap, att läsa från pärm till pärm.

Första gången jag hörde talas om boken så var det i slutet på ett nästan åtta timmar långt ledningsgruppsmöte. En av männen i mötet frågade när vi höll på att runda av: ”Har ni läst Fem felfunktioner i en grupp av Patrick Lencioni”?

”Det är en väldigt lättläst bok som handlar om det vi gör” tillade han.

Jag tyckte det verkade intressant och köpte boken.

Faktiskt hade tipsaren rätt, boken är lättläst och skrivet på ett sätt som gör att man gärna plöjer igenom den så fort som möjligt.

Jobbar du i en ledningsgrupp, eller är intresserad av gruppdynamik rent allmänt, så är det bara att köpa boken tycker jag. Kombinationen pris, tillgängligheten i materialet och det faktiska innehållet gör att rekommenderar köp.

Du hittar boken Fem felfunktioner i en grupp på Adlibris för dryga 250 kronor.

Om du vill läsa vidare så berättar jag om mina tankar när jag läste boken. Jag reflekterar lite kring det jag läst, men du får samtidigt veta mer om boken. Det blir som recension – kanske lite annorlunda men dock – av Fem felfunktioner i en grupp.

Reflektion 1 – Vem är chef och för vad?

Boken beskriver ett start-up bolag i Silicon Valley. Det är ett sammanhang som ger en relativt enkel företagsstruktur. Ledningsgruppen leder så att säga verksamheten och fattar de avgörande besluten.

Så här enkelt är det nästan aldrig i de större bolag jag jobbat i, utan där är beslutsvägarna ofta mycket mer tillkrånglade. Det finns stora viktiga projekt som bildar egna strukturer. Det kan också finnas säljare, eller personer som har till uppgift att utveckla viktiga kontrakt, som har i uppdrag att anpassa delar av företaget för att passa vissa kundet, kontrakt eller affärer. Dessa personer kan ha helt andra drivkrafter än ledningsgruppen har.

Boken behandlar inte alls den typ av interna konflikter och den demoraliserande verkan det har på en ledningsgrupp. Många gånger har jag hört människor, utsedda att agera ledare i sammanhang, säga att ”mina viktiga frågor diskuteras och avgörs inte här” i olika ledningsgruppsdiskussioner.

Fem felfunktioner i en grupp
Fem felfunktioner i en grupp pratar om tråkiga möten. Jag kan allt om tråkiga möten! Jag har varit på och lett otroligt många tråkiga möten.

Parallella ledningsgrupper

Jag jobbade i ett start-up, i ett viktigt projekt som sedan blev ett eget affärsområde, och som ganska snabbt blev 90 procent av verksamheten i bolaget. Men trots att den del jag jobbade i växte och blev den totalt dominerande delen i bolaget så ändrade man inte ledningsstrukturen. Den ursprungliga ledningsgruppen, den som gällde företaget som helhet, fortsatte träffas och där var vår affärsområdesansvarige med.

Samtidigt hade affärsområdet sina egna ledningsgruppsmöten. Där hanterade vi frågor som hade relevans för företaget som helhet. I princip hade vi ett affärsområde som jobbade med en rad frågor av strategisk art. Samtidigt som vi hade en ledningsgrupp för företaget som hade befogenheterna.

Två parallell lednings- och beslutsstrukturer bildades.

Vi fick acceptera att vi i affärsområdet inte fick träffa vår styrelse. Att vi ofta jobbade i en sorts konfliktsituation med till exempel marknadsavdelningen. En grupp som vi aldrig träffade direkt då de inte ingick i affärsområdets ledningsgrupp.

Rörigt, och i boken Fem felfunktioner i en grupp så nämner författaren att när olika ledningsfunktioner inte kan samsas så blir det turbulent längre ner i hierarkin.

Det kan jag intyga var fallet, men affärsområdets ledningsgrupp verkade ändå relativt bra som beredningsgrupp för vår affärsområdeschef och de möten han medverkade i. Så funktionen var viktig. Det var naturligtvis också viktigt att företagets ledningsgrupp med sälj, marknad och finansfunktioner fick träffas.

Det som är lite märkligt så här i efterhand är att detta är förmodligen den ledningsgrupp som haft lägsta graden av befogenheter av alla jag varit med i, samtidigt som moralen kanske var som högst här.

Summering reflektion 1: Boken fem felfunktioner i en grupp utgår från ett ganska enkelt grundscenario. Om du letar efter en bok som beskriver mer komplexa företagsstrukturer och hur man kan tänka där så kommer inte boken ge dig allt du behöver veta. Men den är läsvärd trots det.

Reflektion 2 – Kultur : Sverige vs. världen

Boken har ett amerikanskt start-up bolag som referens och vissa saker känns lite annorlunda i svensk industri. Det finns dels skillnader som bottnar i ett svenskt synsätt, men vissa skillnader är kopplade till företagsstorlek och kulturen i en viss sektor.

I boken så nämner man exempelvis problematiken när människor prioriterar sitt eget CV framför gruppen och företagets bästa. Så var det under IT-eran under slutet av 90-talet på sina håll i Sverige och det finns säkert kvar inom vissa lättrörliga grupper på arbetsmarknaden även idag.

I de företag jag varit i de senaste tio åren så har det dock varit andra drivkrafter än ett ett fantastiskt eget CV som drivit människor att handla i egen vinning, i stället för gruppens bästa.

Det beror nog mycket på att i svensk industri så är inte ledningsgruppen en samling människor med hög rörlighet på arbetsmarknaden. Tvärtom oftast. Då uppstår en rad andra metoder att gynna sig själv.

Ibland undrar jag faktiskt om det inte är så att de utländska arbetsgivare jag haft, har haft större krav på sina chefer, än motsvarande svenska. Jag har sett amerikanska, svenska och franska strukturer och om jag gör det lite lätt för mig så har det sett ut så här:

  • I Frankrike är chefen (teknisk)specialist. Han eller hon ska ha åsikter och styra och ställa inom sitt område. Det är kravet från överordnade.
  • I det amerikanska företag jag jobbat så var chefen den som skulle åstadkomma resultat. Man fördelade ständigt över makt till de chefer som hade momentum och drev frågor man tyckte var viktiga här och nu.

Jag vet inte om jag föredrar det ena före det andra, men kan konstatera att den som lett ledningsgruppen i olika företag jag varit har haft lite olika bas för sitt agerande.

Utländska chefer kan ha högt ställda krav på sig. Svenska chefer kan ha löjligt låga krav på sig.

Summering reflektion 2: boken bygger på en företagskultur som är speciell. Dels är den enkel, start-up orienterad och amerikansk.

Reflektion 3 – Tråkiga möten

Stående möten, alltså stående bokningar så som ”varje tisdag förmiddag 8-12” , är något som är djupt rotat i svenska storföretag. Möteskulturen gör att man måste reservera utrymme för sina möten i god tid.

Med lite tur finns det en agenda utskickad innan mötet, annars är även agendan stående.

Ofta protokollförs mötet med tydlig aktionslista.

I Fem felfunktioner i en grupp så berör man att den tidigare chefens möten just tråkiga. Mycket ”ordning och reda” karaktär på mötena hade tagit udden av diskussionen och dödat mötet som arbetsmöte för ledningsgruppen.

Det är döda möten när information sprids, men där informationen inte hanteras i någon form på mötet.

Den som invänder här kan då säga ”utan ordning, agenda och tidsram så skulle varje möte bli skit”. Men det är i princip det boken Fem felfunktioner i en grupp handlar om. Den ställer frågan:

Vad måste till för att en ledningsgrupp ska kunna arbeta på och ha effektiva möten utan att det blir kaotiska möten? Vad är ledningsgruppens uppdrag?

Det intressanta är att agenda inte tas upp som den viktigaste delen i boken. Det är värt att reflektera över!

Ordning och reda aktionslista på fredag!

Jag funderat mycket på aktionslistans existens i ledningsgrupper och projekt.

Varför är ordningen så viktig, med dokumenterade beslut och aktioner?

Vad för den med sig?

Jag känner inte till någon ledarskapsteori som har ledaren som ordningsman.

Ändå är det snarare regel än undantag idag, i de företag och projekt jag jobbat i på senare år. Boken pekar på att ledningsgruppsmötet är arbetsforum för ledningsgruppen och sådana möten behöver inte nödvändigtvis vara strukturerade, förberedda och leda till aktioner.

Lite i konflikt med ”sunt förnuft kanske”.

Just aktionslistan är ett kapitel för sig när det gäller ledningsverksamhet.

Varför behövs den?

Varför måste en chef eller projektledare hålla reda på massa aktioner åt andra?

Vi tar ett exempel. Säg att VD i bolaget ska diskutera lokalfrågor med styrelsen nästa vecka. Därför vill personen att CFO sammanställer ett underlag och en prognos två år framåt. Samtliga deltagare i ledningsgruppen får då som uppdrag att revidera och leverera en plan för sitt lokalbehov.

Ska något av detta med i ledningsgruppens aktionslista? VD har sin plan och ett behovsdatum. CFOn kommer dra in och sammanställa materialet. Om någon inte levererar underlag i tid kommer det framgå där.

När aktionslistan växer är det nästan alltid två saker som går fel. Det ena är att ledaren övertar trivialt ansvar från deltagarna i gruppen. Exempelvis ”kom ihåg att nyckeln till möteslokalen ska hämtas innan mötet”.

Eller så används aktionslistan för att sätta en aktivitet på pränt som ingen annars följer upp om inte ledningsgruppen gör det i sina möten.

Aktionslistan är alltså listan för saker att göra som ingen efterfrågar naturligt, eller?

Varför gör man en sak om det inte är någon som tar emot den eller efterfrågar resultatet vid ett visst tillfälle?

Om du invänder här och säger ”strategiskt arbete är viktig och får ofta låg prio, det har ofta ingen mottagare” så kan du ha en poäng, men tänk igen. Om det du gör är viktigt, är det något som fångas vid genomgången av en aktionslista?

Summering reflektion 3: Boken berör en mycket intressant aspekt på möten och vårt behov av att samarbeta. Även ledarens roll berörs ur samma perspektiv.

Jag har funderat mer kring vad syftet med projektmöten är i det länkade inlägget.

Reflektion 4 – Informationsträsket! Har du funderat på varför människor skvallrar?

Har du någonsin hört något i stil med:

  • Chef x var mycket bättre på att informera än chef y!
  • Förr fick vi mer information om marknadsaktiviteter än vi har nu.
  • Det bästa med att vara chef är att man har all information.
  • Vi får aldrig någon information av vår projektledare om vad som händer i projektet.

Jag har lärt mig genom åren att människors känsla av ”brist på information” lika väl kan vara brist på information, som brist på tid att bearbeta den information man faktiskt får. Men det finns mer än så att hämta här.

Varför efterfrågar människor information?

Tänk om du som ledare säger ”fan, det är ditt jobb att söka rätt på den info du behöver för ditt jobb, det är inget du får på gruppens möten”. Det är lite hårddraget men poängen är att den information man eftersöker – när man säger att någon är dålig på att informera eller svepande beskriver brist på information – är ofta inte den man direkt behöver för sitt jobb.

Det kan vara ok – alla vill vi ha ett sammanhang – men det finns chefer och medarbetare som blir informationsknarkare i informationsträsket. Att få information är ett mål i sig! Oavsett om den behövs eller inte.

Människor som känner sig välinformerade har större egenmakt – empowerment – och kommer sannolikt att uppfattas som viktigare av omgivningen.

Information är alltså värdefull. Men när en ledningsgrupp blir en grupp informationsknarkare, ja då har man gått vilse. Men det är inga speciellt dåliga människor som hamnar där.

Det finns mycket starka krafter som driver människor dit. Information är hårdvaluta, när vi skvallrar så byter vi information och det beteendet är djupt rotat i oss människor sedan årtusenden.

Överdrivet behov av information kan också vara ett utslag av osäkerhet.

Den osäkre har alltid ett informationsunderläge enligt sig själv.

Summering reflektion 4: Ledningsgruppsmöten kan inte ha som främsta syfte att sprida information. Det räcker inte – boken belyser samarbete – och det kan dessutom bli självförstärkande. Ett rimligt krav på en organisation är att vi som jobbar där ska kunna ha vissa områden som är vår ”area of concern”. Resten ska vi inte behöva ha så mycket kunskap om.

Vad jag tar med mig från att ha läst Fem felfunktioner i en grupp

Boken är läsvärd och lyfter fram en idé om att en ledningsgrupp, som just grupp, ska jobba tillsammans för att nå gemensamma mål och utveckla verksamheten. På så sätt definierar den ledningsgruppens uppdrag. Den visar också på hur man som ledare kan förbättra arbetet i sin ledningsgrupp utifrån fem typfall.

Fem felfunktioner i en grupp kan du hitta på Adlibris.

Fem felfunktioner i en grupp

Fem felfunktioner i en grupp är en bok där vi får följa en ledningsgrupps utmaningar i ett företag. Boken är skriven som en form av fallstudie med reflekti

URL: http://projektledarbloggen.se/fem-felfunktioner-i-en-grupp

Författare: Patrick Lencioni

Utgåvor:

Format : Hardcover

Betyg:
4

Lämna en kommentar

Genom att fortsätta använda denna webbplats godkänner du användandet av cookies. Mer information

Dina cookie-inställningar för denna webbplats är satt till ”tillåt cookies” för att ge dig den bästa upplevelsen. Om du fortsätter använda webbplatsen utan att ändra dina inställningar för cookies eller om du klickar ”Godkänn” nedan så samtycker du till detta.

Stäng