Är du ny på jobbet som projektledare? Kanske är du ny i så väl rollen som ny i ditt projekt? Ibland så är vi till och med nya som projektledare på företaget vi är! Alldeles oavsett hur mycket ny du är så är det här inlägget för dig!
I det här inlägget tar vi upp fem saker som du behöver förhålla dig till redan första veckan som ny projektledare.
1. Bli inte för operativ, du får många chanser till det
Vi kan komma in som projektledare i en rad olika sammanhang och projektfaser där det är mer eller mindre naturligt att hitta en bra startpunkt.
Du bör ganska snart försöka hitta en ingång till faktiska arbetsuppgifter där du får en naturlig introduktion till projektet och ledarskapet genom konkreta arbetsuppgifter.
Men välj rätt startpunkt!
Det finns en rad områden som du som projektledare ska bevaka och det finns en hel del att lära, både om organisationen, projektet och sättet det styrs på.
Det är klokt att börja med den kunskapsuppbyggnaden så snart som möjligt vilket måste göras parallellt med dina konkreta arbetsuppgifter.
Det kräver att du avsätter tid och energi på mer övergripande frågor.
Det är rimligt att du din första vecka skaffar dig en överblick över följande – givet att projektet inte är i sina absoluta startgropar:
- Vad är projektets omfattning och vilka är intressenterna.
- Vilka är arbetsformerna i såväl projektet som i ledningsarbetet?
- Vad som finns i form av styrdokument, så som projektplan och budget på övergripande nivå. Hur är status på styrdokument på underliggande arbetande nivå, exempelvis Software Development Plan, CM-plan, teststrategidokument etc.
Om projektet är igång och kör i full omfattning är det ofta bättre och viktigare att revidera planer och förstå vad som står i dem än det är att springa med kartonger eller hålla i möten om relativt triviala ting, även om det är väldigt enkelt att komma till den motsatta slutsatsen.
Vi kan sammanfatta den första punkten genom i den klassiska frasen: Nu har du möjlighet att göra det som är viktigt, men inte så bråttom.
Dra nytta av det som vi varit inne på och passa också på att läs tunga kontrakt och gå igenom tråkiga aktionslistor.
Se över projektets olika mål. Är det SMARTa mål? Om inte, vad kan du göra för att förtydliga och förbättra målen?
2. Försök förstå vad organisationen har för förväntningar på en projektledare
En projektledare ska leverera resultat men också företräda projektet i en rad olika sammanhang. Utifrån det kommer du möta och behöva förhålla dig till en rad olika förväntningar.
Det kan gälla klädsel, beteende och områden som behandlas.
Ju fortare du förstår det och kan fylla din roll som ny projektledare, ju bättre är det.
Det finns också individer runt om dig med olika beteenden och behov.
Försök tänka lite vidare runt dina möten den första veckan du arbetar som ny projektledare.
Kan du agera så du möter dina arbetskamrater på ett vinnande vis?
Ställ dig följande frågor redan första veckan då du börjar som ny projektledare:
- Var och när måste du, i rollen som projektledare, vara med?
- Hur förväntas du agera vid viktiga möten och sammanhang? Hur förberedd måste du vara och varför är vissa ting viktiga vid vissa tidpunkter?
- Vilka personer kan du ha som dina främsta allierade i ditt dagliga arbete?
Punkt två kan sammanfattas i: Lyssna och lär!
3. Utbilda dig själv!
Sällan har man lättare att ta sig tid för något viktigt, men mindre brådskande, än när man är ny en roll eller på en arbetsplats. Det var vi inne på redan i punkt ett.
Nyttja det genom att utbilda dig själv.
Ställ dumma frågor. Be att få se det som borde finnas på plats för att du ska lyckas.
Fråga vem inom företaget som kan hjälpa dig med viktiga projektledarsysslor, så som att hålla riskmöten eller lessons learned.
Boka möten med de som kan hjälpa dig att få struktur och planera upp just projektledararbetet, om du känner dig osäker. Förväxla inte din planering med projektplaneringen.
Gå och se. Titta i testriggar, var med på prov. Sitt bredvid när CM förbereder ett Change Board …
Planera in och genomför Lessons Learned kring något eller några kritiska och viktiga områden. Eller varför inte ha en SQAR inom projektet där du får hjälp att fånga viktiga frågor och värderingar som du ska föra vidare.
Punkt tre handlar om att du har en gyllene period som ny då det är ok att fråga, lära sig, informera sig och söka hjälp. Fånga de möjligheter de ger.
4. Känn efter i magen. Vill du göra det här? Skriv ner det som stör dig.
Verkar jobbet som projektledare tilltalade utifrån din första vecka?
Studier som gjorts vid svenska universitet pekar på att projektledarrollen är den typ av jobb som har högst omsättingshastighet – människor stannar helt enkelt inte speciellt länge i rollen – på svenska företag. Det är en tuff och utsatt roll.
Det är lätt att handla i kläm och tvingas göra en del av beställarens arbete samtidigt som vi som projektledare tvingas utför en del av projektmedarbetarnas sysslor. Då kan projektledarrollen snabbt bli ohållbar.
Min uppfattning är att många projekt har en projektledningsfunktion som är underbemannad.
Om ditt projekt har en viss omfattning så bör det finnas plats för inköpare, ekonomer/controller, projektkvalitésingenjörer, planörer och teamledare inom själva projektledarfunktionen.
En projektledare behöver inte göra allt själv.
Det är ditt jobb att se till att även projektledningsfunktionen är planerad och fungerar.
Du måste verka för att det finns en rimlig balans mellan vad du gör för andra och andra gör för dig.
Du ändrar vanligtvis inget första veckan du arbetar, du ska inte heller ta strid eller agera då du inte har tillräckligt med information. Men nu är dina intryck inte färgade av något.
Dra nytta av det för framtida arbete. Skriv ner det du ser och känner. De anteckningarna kan vara värdefulla om en månad.
Punkt fyra handlar om att du redan första veckan börjar planera för att göra en god projektledarinsats.
5. Ha kul som ny projektledare!
Det finns många belöningar i att vara projektledare. Se dem. Välkomna dem. Njut av dem.
Ha kul, själv och tillsammans med dina arbetskamrater.