Jag och många av mina arbetskamrater har svårt att hinna göra de vi vill göra under en arbetsvecka.
Det är vi långtifrån ensmamma om och det finns många som tänkt och funderat kring hur vi kan bli effektivare på vår arbetsplats.
En av dem är Cal Newport som har något han kallar Time Block eller tidsblock på svenska.
Här ska vi titta mer på vad Cals ideér innebär och hur vi kan använda dem.
Vad är tidsblock?
När vi jobbar med tidsblock så schemalägger vi block av tid där vi gör en uppgift eller aktivitet.
Till skillnad från traditionella att-göra-listor tilldelar tidsblockering fasta tidsperioder för varje uppgift.
Det finns flera skäl till att använda tidsblock.
Tidsblock styr fokus så att vi planerar tid för att utföra uppgifter, gärna så effektivt som möjligt. Det är en skillnad i fokus jämfört med att-göra-listor som fokuserar på vad som ska göras.
Att planera in uppgifter gör att du måste ta ställning till vad som är viktigt och hur mycket tid du har för att utföra olika uppgifter under dagen.
Glöm inte bort att prioriter det som är viktigt men som kanske inte är så bråttom.
Exempel
Föreställ dig att du har en att-göra-lista med 10 uppgifter och du siktar på att slutföra dem under dagen.
Utan tidsblockering kanske du arbetar med uppgifter sporadiskt och växlar mellan dem.
Om du jobbar i tidsblock skulle du ge tidsluckor för varje uppgift. Inom den tiden ska uppgiften vara klar.
Det ger en tydlig struktur i och med att du planerar in aktiviteter och tidssätter dem. Det hjälper dig också att fokusera på en uppgift i taget samtidigt som det anger en viss ambitionsnivå.
Så här börjar du jobba med tidsblock
- Sätt tydliga mål: Börja med att identifiera dina främsta prioriteringar och uppgifter. Vad behöver du uppnå? Var specifik när det gäller dina mål.
- Boka/skapa tidsblock: Sätt specifika tidsintervall i din dag för varje uppgift eller mål. Gör rimliga planer men ge dig inte mer tid än nödvändigt. Ta gärna hänsyn till dina energinivåer och när du presterar som bäst för att nå högsta möjliga effektivitet.
- Använd en app eller kalender: Välj ett verktyg som passar för att boka in tider i. För de flesta av oss är detta vår vanliga kalender.
- Dela upp uppgifterna: Dela upp större uppgifter i mindre, hanterbara delar. Det gör det enklare att fördela tid och följa framstegen.
- Följ planen: Gör det du skapat tidsblock för att göra. Fokus! Skifta inte mellan olika aktioner eller aktiviteter.
- Var flexibel: Livet kan vara oförutsägbart. Tro inte att hela arbetsdagen går att boka, eller att du aldrig blir störd i dina block.
- Granska och justera: Utvärdera regelbundet din tidsblocksstrategi. Uppnår du dina mål? Om inte så gör du mindre justeringar.
Vad vi vill fånga med tidsblock?
- Tidsblock tvingar oss att planera vår dag.
- Tidsblock tvingar oss att fokusera på en sak när vi jobbar med den.
- Tidsblock gör att vi styr vår insats för att bli klara inom den tidsperiod som är tillgänglig.
Alla tre punkterna ovan är exempel på sådant som vi som människor normalt sett har svårt att hantera utan styrning.
Vi kommer inte igång med uppgifter, vi fokuserar inte och vi låter saker och ting ta för lång tid.
Här hittar du mer material som hjälper dig att bli effektivare på jobbet:
- Effektiv arbetsdag – 5 tips för dig som vill bli effektivare på arbetet
- Så här blir du effektivare på jobbet och stressar mindre!
