Så här blir du effektivare på jobbet och stressar mindre!

Har du för mycket att göra på jobbet och för lite tid att utföra jobbet på?

Kanske beror det här på att du blir ständigt avbruten i ditt jobb, eller så gör inflödet av arbetsuppgifter – som omedelbart kräver din uppmärksamhet – det omöjligt att fixa någon form av prioritering och struktur?

Det här är ingen ovanlig situation och det finns massor av idéer om hur vi kan bli effektivare på jobbet och på hur vi kan eller ska planera vårt arbete.

Tyvärr så finns det ingen mirakellösning som passar alla som vill bli effektivare på jobbet, utan olika system eller tips och tricks försöker hantera olika aspekter när det kommer till begreppet personlig effektivitet.

I det här inlägget ska vi diskutera vad du kan göra för att du ska blir mer effektiv på jobbet men vi ska också lägga rätt mycket tid på att diskutera vad som gör dig mindre effektiv.

Det är en minst lika viktig aspekt!

Sammantaget kan vi säga att den som vill bli mer effektiv på jobbet bör titta på:

1. Vilka faktorer påverkar mig negativt och gör mig mindre effektiv.
2. Vilka förändringar och förbättringar kan jag göra hos mig själv och i mitt egna beteende för att bli mer effektiv?
3. Vad menar jag med, och hur mäter jag, min effektivitet?
4. Hur ökar jag min förmåga att lösa komplexa uppgifter genom att bredda mitt nätverk och öka min egenmakt.

I det här inlägget fokuserar vi på punkt 1. och 2.

Vad är det som gör att du inte är effektiv på arbetet?

Jag brukar dela upp de faktorer som påverkar min effektivitet på arbetsplatsen i två olika delar.

1. Externa faktorer eller faktorer i arbetsmiljön som gör mig mindre effektiv.
2. Min förmåga att styra och prioritera min arbetsdag, vi kan kalla det vår (o)förmåga till självledarskap.

Den första punkten handlar naturligtvis väldigt mycket om hur din arbetssituation ser ut i din omedelbara närhet, men de flesta av oss påverkas mer av kulturen och det outtalade på arbetsplatsen än vi kanske anar.

Här är några exempel:

• Hur är de möten du deltar i utformade?
• När på dagen är dina möten?
• Hur kommunicerar verksamheten ut information, kan du läsa den när det passar dig eller blir du kallad till möten?
• Hur är ni organiserade, är möten och diskussioner relevanta för dig och underlättar ditt jobb?

Under punkt två – vår förmåga att styra och prioritera – så hittar vi vanor och beteenden vi har på arbetsplatsen, som gör oss mer eller mindre effektiva i arbetet, men här måste vi också förhålla oss till vår egna personlighet och personliga förutsättningar.

Klassiska fällor i arbetsmiljön som gör dig mindre effektiv

Om du har skrivbordsarbete så måste du kunna arbeta ostört under längre tidsperioder, annars är det inte sannolikt att du lyckas göra det som du förväntas utföra.

Det spelar ingen roll om du skriver programvara, kontraktstext eller rekryterar personer; oavsett vilket så måste du ha längre sammanhängde ostörda perioder av tid då du kan arbeta.

Dessutom öppnar längre tidsperioder av ostört arbete för att du ska hamna i ”zonen”, eller uppleva flow, vilket forskning visar är mycket positivt.

Dels för du kan jobba mer effektivt utan att bli mentalt utmattad, men också för att de flesta upplever arbetet betydligt trevligare när de upplever flow.

Vi mår bra av att uppleva känslan av vara i zonen vilket är ett alternativ beskrivning till just flow.

Öppna kontorslandskap, trängsel och en arbetsmiljö där människor kan avbryta dig när som helst bidrar till att sänka din effektivitet och garanterar i princip att du inte ska uppnå en önskvärd känsla av att vara i zonen.

Vill du bli effektivare på arbetsplatsen så ska du naturligtvis försöka ta bort eller minimera störande faktorer, för att du blir effektivare, men nyttan kan alltså vara större än så och innefatta allmänt välmående.

Så här kan du anpassa din arbetsmiljö för att bli mer effektiv på jobbet

Som tur är så kan en del saker vara enklare att förbättra, när vi vill göra arbetsplatsen mer effektiv, än vad vi kanske först kan tro.

Exempel på det är:

• Kom överens om att prova pomodor-metoden i ett team där ni synkar er arbetstid och rast.
• Kom överens om tidsperioder då ni jobbar ostört och perioder då det är ok att störa.
• Lägg möten vid tider då människor inte är speciellt produktiva och undvik möten, i synnerhet längre möten, då människor känner sig som mest är produktiva.
• Se över mötesformer, måste ni sitta vid ett bord eller kan ni ta en lunchpromenad?

Ett eget stängt rum där du inte blir distraherad, som jag lätt blir hemma exempelvis, fungerar bäst för den som vill få ut maximal personlig effektivitet vid intellektuellt arbete.

Den forskning jag läst visar tydligt detta.

Men allt arbete handlar inte om att jag agerar i min ensamhet.

Inte heller är det självklart att utdelningen på varje arbetad minut för min del är den enda aspekten på effektivitet i ett lite större sammanhang.

När jag jobbar som ledare så kan en viktig del i min effektivitet vara kopplad till hur snabbt jag kan få tag på människor och lösa en uppgift i samarbete med någon annan.

Och det omvända kan gälla för någon annan.

Team som sitter gemensamt i en viss area vara väldigt effektiva när det kommer till att säkerställa kommunikation inom gruppen.

En arbetsmiljö måste kunna erbjuda lösningar på båda aspekterna och du som person måste jobba med att hitta rätt balans mellan samarbete och egen tid med hög kvalité då du kan arbeta ostört.

Att förstå det och jobba med det, i din arbetsgrupp och/eller i dialog med din chef, innebär ofta att du kan jobba mer effektivt på din arbetsplats.

Klassiska beteenden som gör dig mindre effektiv

De flesta som tänker att de ska bli effektivare på arbetet tänker sig nog att de ska ändra något hos sig själva, kanske i sitt egna beteende, och det är ofta här böcker som handlar om personlig effektivitet börjar.

Klassiska beteenden som gör dig mindre effektiv på arbetsplatsen är:

• Du jobbar hårt men med fel saker.
• Du får inget klart och det är svårt att se att den tid du är på jobbet ger något resultat.

Den första punkten handlar om att styra, planera och prioritera arbetet.

Det kan vara extremt utmanande, dels för att din arbetsmiljö inte tillåter det utan du blir avbruten och inkastad i något helt nytt efter någon timme, dels för att du som person inte kan hålla fast vid den plan och prioritering som du gjort.

Kanske är det så att du prokrastinerar, vilket innebär att du mer eller mindre avsiktligt skjuter på viktiga arbetsuppgifter!

Eller så prioriterar du hela tiden det som är bråttom men mindre viktigt, istället för det som är viktigt men mindre bråttom.

Chefer i lägre befattningar tillhör väldigt ofta syndarna här.

Min personliga uppfattning är att du bör vara medveten om Eisenhowerprincipen, se bilden ovan, men att det oftast inte hjälper att bara prioritera i en verksamhet som är överhopad av arbete.

En ökad effektivitet bidrar nämligen till att behovet av att prioritera minskar och det är ofta nyttigt att jobba med såväl prioritering som effektivitetsaspekter!

Nyttan är dessutom betydligt mer långvarig än priroriteringsbeslut som alltid måste revideras.

Att aldrig bli klar – Känslan av att vara i en ständig röra

När jag som ledare och chef mött stressade människor på arbetsplatsen så har de antingen tillhört gruppen högpresterande unika kompetenser, som slits mellan arbetsuppgifter och projekt, eller relativt lågpresterande personer som inte hittar sin roll.

Den sista gruppen hamnar inte sällan i ett läge där de inte får något ur händerna och arbetsuppgifterna bara bygger på.

Beteenden som gör att vi hamnar här kan vara:

• Oförmåga att koncentrera sig och jobba igenom en frågeställning tillräckligt djupt.
• Ostrukturerat sätt att arbeta.
• Mer fokus på aktionslistan än att göra, vilket bland annat leder till att man själv gör ständiga omprioriteringar och förändringar av sina arbetsuppgifter.
• Oförmåga att freda tid och istället tackar jag till exempelvis möten som har låg prio.
• Socialt och inbjudande beteende. Människor kommer hit för att prata!
• Oförmåga att fatta egna beslut.

Beteenden som hjälper dig jobba mer effektivt?

Jag har fokuserat mycket av det här inlägget på att beskriva vad som gör oss ineffektiva istället för att fokusera på saker som gör oss mer effektiva.

Skälet till det är att vi ofta kommer långt med att öka vår medvetenhet om vad som gör oss mindre effektiva på jobbet.

Jag skulle säga att medvetenhet om vad du kan förbättra, och en vilja att hela tiden försöka jobba mer effektivt, är det första steget mot en effektivare arbetsdag.

Hur du sedan går vidare från det beror naturligtvis på vad du väljer att fokusera på, men här ska du få lite allmänna tips och tricks som du kan ta med dig i ditt jobb med att bli mer effektiv.

1. Planera din kommande arbetsdag eftermiddag eller kväll dagen innan. Planera inte om – du ska inte ge planen någon tid alls mer än vad som krävs för att läsa nästa aktion – utan försök följa din plan näst arbetsdag!
2. Pröva Pomodorometoden, eller motsvarande metod, som gör att du avsätter tid för eget arbete och säkerställer att tiden blir av god kvalité.
3. Sluta lura dig själv och organisationen att allt blir bättre av att du gör allt samtidigt och ständigt ändrar arbetsuppgifter. Säkerställ istället att du möter kraven på dig genom att klara av arbetsuppgifterna för att därefter gå vidare till nästa uppgift.
4. Bli duktig på att hantera dina verktyg. Det här är en lågt hängande frukt för de flesta som brottas med Word, Excel eller konstiga affärs- och/eller PLM-system.

Summering – Så blir du effektivare på arbetsplatsen

Ska vi sammanfatta det vi pratat om ovan så skramlar det ner till följande:

1. Sluta slösa bort tid under dagen och se till att du säkerställer att du går från ord till handling och startar med viktiga arbetsuppgifter.
2. Säkerställ att du inte blir avbruten i tid och otid när du väl kommit igång med det som ska göras.
3. Se till att göra rätt saker.

Planering och rutiner för hur du hanterar aktivitetslistor är en del i det här.

En annan viktig del är att se till organisationen och arbetssätt.

Sist men inte minst så är du ju en central spelare här och du måste utveckla din förmåga att styra dig själv och din kunskap kring exempelvis verktyg för att bli mer effektiv på jobbet.

Boktips – För dig som vill bli effektivare på jobbet eller fritiden.

De 7 goda vanorna: Grunden för personlig utveckling och hållbart ledarskap av Stephen Covey.

En av de mest klassiska böckerna som finns när det kommer till begreppet personlig effektivitet och vår förmåga att styra, prioritera och forma vår dag.

Lättläst och kortfattad, samtidigt som den introducerar dig till en rad tankar som säker kommer göra dig mer effektiv på jobbet.

Den här boken är läsvärd för alla, men personligen så tänker jag att den främst vänder sig till dem som har ganska stora möjligheter att styra stor del av sin tid själva.

Om ditt arbetsliv är lite mer inrutat och uppstyrt så kan nästa bok vara ett alternativ.

Få det gjort! : svart bälte i vardagseffektivitet av David Allen

Den här boken för dig som vill ha handfasta råd om hur du får saker och ting gjorda.

Du lär dig hur ska hantera alla dina aktioner och hur du kan sortera och prioritera det som måste göras i alla delar av livet.

Det du kan lära dig i den här boken passar sig väldigt bra att kombinera med verktyg för planering och aktionlistor, som Notion.io eller Todoist.

Jag tycker boken är lite långrandig och du behöver inte läsa hela för att förstå principerna.

Tvärtom så är de lätt greppbara och du kan på någon timme sätta dig in i samtliga delar i boken!

På engelska så heter boken Get Things Done, vanligtvis förkortat GTD, och du kan hitta massor av stöd, hjälp, råd kring verktyg och förslag på lämpliga anpassningar om du söker på GTD på exempelvis Youtube.

Metoderna i den här boken, om de används rätt, minskar stressnivån rejält hos mig och många andra.