Ständiga förbättringar, alternativt kontinuerliga förbättringar, är en process som syftar till att förbättra effektiviteten och kvaliteten i verksamhetsprocess eller arbetsflöde.
Ständiga förbättringar handlar om att identifiera och eliminera ineffektiviteter, minska slöseri och hitta sätt att göra arbetsprocesser mer effektiva.
Det är en filosofi som bygger på principerna för Kaizen och Lean, där fokus ligger på att involvera alla medarbetare och främja en kultur av ständig inlärning och förbättring.
Kontinuerliga förbättringar är nödvändiga i dagens snabbrörliga och konkurrensutsatta affärsmiljö för att möta kundförväntningar, minska kostnader och öka företagets konkurrenskraft.
Effektivare processer minskar dessutom spill och sänker miljöpåverkan i verksamheten.
I korthet
- Ständiga förbättringar syftar till att maximerar effektivitet: Genom att kontinuerligt förbättra processer kan företag öka effektiviteten och minska slöseri, vilket leder till ökad produktivitet och konkurrenskraft.
- Ständiga förbättringar minimerar risker: Genom att ständigt förbättra processer och säkerhetsrutiner kan risker och felaktigheter minimeras, vilket leder till säkrare arbetsmiljö och minskad risk för skador och olyckor.
- Ständiga förbättringar främjar innovation: Genom att alltid sträva efter förbättring kan företag öppna upp för nya idéer och innovationer, vilket ger konkurrensfördelar och möjlighet till tillväxt och expansion.
Vad innebär det att jobba med ständiga förbättringar?
Att ha en förståelse för vad ständiga förbättringar innebär är viktigt för att kunna implementera dem inom ett företag eller myndighet.
Arbetet handlar om att kontinuerligt analysera och uppdatera arbetsprocesserna för att öka effektiviteten och kvaliteten i verksamheten. För att göra det krävs att vi har kontroll på vilka processer vi jobbar i och hur de fungerar.
Ständiga förbättringar kan bidra till att ett företag blir mer anpassningsbart och konkurrenskraftigt på marknaden.
Ständiga förbättringar är ett mycket kraftfullt verktyg som återkommer i en rad olika sammanhang så som Six Sigma och Lean.
För mig är det tankar och principer som kopplar rätt mycket till produktion men även inom produktutvecklingen ser vi att det kommer allt mer. Agila metoder har exempelvis som standard att ständigt reflektera över det man gjort och reflektera över vad som kan göras bättre.
Att jobba med ständiga förbättringar
I produktion
Punkterna nedan beskriver ett schema för hur arbetet med kontinuerliga förbättringar kan se ut, kanske främst i produktionssammanhang:
- Förstå verksamheten: Identifiera vilka processer ni jobbar enligt och reflektera över förbättringar. Om möjligt gör en plan och skapa mål.
- Datainsamling: Samla in relevanta data och information för att få en objektiv bild av nuläget.
- Analys: Analysera data för att identifiera möjliga förbättringsområden och problem.
- Åtgärder: Utforma och implementera åtgärder för att lösa problemen och förbättra processen.
- Utvärdering: Utvärdera resultaten av de implementerade åtgärderna och jämför med möjligheterna.
- Fortlöpande förbättring: Fortsätt att övervaka och justera processen för att uppnå ständiga förbättringar.
Om ni hittar många områden som kan förbättras så tänk på Pareto-principen som säger indikerar att vi kan få 80% av värdet ständiga förbättringar kan erbjuda genom att implementera 20% av förbättringarna som krävs.
I produktutveckling
I traditionella projekt så jobbar vi enligt vattenfallsmodellen. Det i sin tur innebär att det finns många processer som vi bara använder en gång, eller åtminstone ett fåtal gånger.
För att få tillstånd ständiga förbättringar i ett sådan sammanhang så gäller det att stor förståelse för vilka processer som finns och som man för tillfället jobbar i.
I slutet av en sådan process är det lämpligt att göra exempelvis en lessons learned och återmata kring processerna och kring de lärdomar man haft.
Inom agil projektledning så blir det här lite enklare eftersom ett scrum-team ofta genomlöper de flesta processerna som krävs för att kunna leverera en fungerande produkt i slutet på varje sprint.
På så vis så är cykeltiderna kortare och teamet utbildar sig själva på processerna samtidgt som de jobbar med processförbättring.
Viktiga principer – Ständiga förbättringar
Oavsett område så finns det viktiga principer inom ständiga förbättringar som du bör ta med dig i förbättringsarbetet.
| Nyckelprincip | Beskrivning |
|---|---|
| Fokus på kunden | Identifiera och åtgärda brister eller ineffektiviteter genom att förstå kundens behov och förväntningar. |
| Bryta ner arbetsprocesser | Förenkla och effektivisera processer för att förbättra arbetsflödet och produktiviteten. |
| Involvera och engagera medarbetare | Skapa en kultur av ägande och kontinuerligt lärande genom att aktivt inkludera medarbetare i förändringsprocessen. |
| Använda data för beslutsfattande | Fatta faktabaserade beslut för att säkerställa effektiva och riktiga förändringar. |
| Kontinuerligt implementera förändringar | Ständigt söka och införa nya förbättringar för att upprätthålla och förbättra organisationens effektivitet. |
Metoder som används vid kontinuerligt förbättringsarbete
Det finns flera klassiska metoder som ständigt återkommer när vi pratar om ständiga förbättringar.
Här är några tips på sådana:
- Identifiera problemområdet: Utvärdera och analysera befintliga processer för att hitta områden som behöver förbättras.
- Använd PDCA-cykeln: PDCA-cykeln (Planera, Göra, Kontrollera, Åtgärda) är en systematisk metod för att planera, genomföra, utvärdera och förbättra processer.
- Använd Lean-metodik: Implementera lean-principer som syftar till att eliminera slöseri, öka effektiviteten och förbättra kvaliteten.
- Tillämpa Six Sigma: Använd Six Sigma-metoder för att minska variation och skapa stabila och förutsägbara processer.
- Använd kontinuerlig feedback: Skapa en kultur där kontinuerlig feedback och lärande är en viktig del av förbättringsprocessen.
PDCA-cykeln (PGSA-cykeln på svenska), även känd som Deming-cykeln eller Plan-Do-Check-Act, är en iterativ metod med fyra faser för kontinuerlig förbättring av processer och produkter.
Här är en generell översikt av varje steg i cykeln:
- Plan: Identifiera ett problem eller en möjlighet för förbättring. Utveckla hypoteser om vad som behöver ändras och planera nödvändiga åtgärder.
- Do: Implementera den planerade åtgärden på en kontrollerad och begränsad skala.
- Check: Utvärdera effekten av åtgärden mot de förväntade resultaten. Samla in data och analysera den för att se om förbättringen har haft önskad effekt.
- Act: Om åtgärden var framgångsrik, implementera den i full skala. Annars, om det inte gav önskad effekt, börja om processen med ny information.
Ständig förbättring innebär sedan att vi gör detta om och om igen.
Finns det nackdelar med ständigt förbättringsarbete?
Jag har inte lyckats hitta något som tyder på att ständiga förbättringar skulle vara ett problem i sig.
Men det finns en hel del som är värt att reflektera över när det kommer till förbättringsarbete. Det handlar främst om tidshorisonten vi jobbar med och vilken typ av resultat vi kan förvänta oss.
Utforskande verksamhet
Inom det vi kallar transaktionellt ledarskap – tänk dig traditionellt hierarkiskt ledarskap lite förenklat – så betonas vikten av processuppfyllnad och effektivitet.
Modernare ledarskap, så som transformativt ledarskap, är inte motståndare till effektivitet men anser att ett företag aktivt måste söka nya vägar framåt att göra saker och ting på.
Effektiviteten offras till viss del till förmån för ifrågasättande och ständig utveckling av arbetssätt och metoder.
Ett annat sätt att se detta på är att kontinuerliga förbättringar kan förbättra befintliga processer och metoder, men är inte självklart bästa metoden när det kommer till att utforska nya metoder.
Ju oftare en process upprepas ju mer finns det att vinna i ständiga förbättringar men det finns alltså risk för att vi cementerar ålderdomliga processer och tillvägagångssätt. Därför bör ständiga förbättringar kompletteras med annan verksamhetsförbättring.
Förbättringar vs. innovation
Det här blir ännu tydligare när vi pratar om större steg eller innovation inom ett företag. Ständiga förbättringar kan ge oss förståelse och data för att kunna våga och se nyttan i större förändringar, men bidrar inte självklart själv till så radikal förändring som vi pratar om då.
Vanliga frågor
Vad innebär begreppet ständiga förbättringar?
Begreppet ständiga förbättringar handlar om att kontinuerligt utveckla och förbättra sina metoder och arbetssätt för att nå bästa möjliga resultat. Det innebär att vi regelbundet utvärderar och justerar det vi gör för att bli mer effektiva, uppnå våra mål och tillfredsställa både kunder och ägare.
Hur kan man skapa en kultur av ständiga förbättringar och uppnå bättre resultat?
För att skapa en kultur av ständiga förbättringar och uppnå bättre resultat är det viktigt att uppmärksamma och uppskatta de kontinuerliga förbättringar som sker. Det gäller att fira framgångar och förbättringar för att generera mer positiv energi. Att regelbundet utvärdera det som görs och involvera alla berörda parter är också viktigt.