Vilka är kraven för att bli projektledare?
Vilka färdigheter krävs för att bli projektledare?
Här är en bra projektledare?
Det är frågor vi ska titta på utifrån tre olika perspektiv:
- Strukturkompetens – kompetensen att använda sig av metoder, verktyg och modeller samt att kunna strukturera arbetet och ansvara för planering och organisation.
- Ledarkompetens – kompetensen att möta medarbetare och intressenter på bästa vis, skapa starka relationer och samtidigt ha förmågan att kommunicera tydligt och effektivt.
- Hur agerar en bra projektledare – Vad är rollen, vad är viktiga nyckelbeteenden och vad är det som gör att vi en projektledare går från att vara en projektadministratör till att vara en nyckelperson i verksamheten?
Strukturkompetens – Färdigheter, verktyg och erfarenheter
En bra projektledare har stor förståelse för vad som är viktigt i ett projekt, vad som är projektledarens ansvarsområden, vilka verktyg och metoder som kan användas och hur den samlade kunskapen ska används och anpassas i sitt sammanhang.
Den här kunskapen kan vi skaffa oss genom erfarenhet eller genom utbildning och certifiering.
Att vara projektledare är utmanande, ofta agerar projektledaren i en utsatt roll under relativt hög stress, vilket kan göra det svårt att faktiskt använda den kompetens man har som projektledare.
En bra projektledare styr sin och sina medarbetares tid så att projektet kan arbeta med hur man arbetar, vilka verktyg man använder och ser till att verksamheten bedrivs ordnat och strukturerat.
Vi har diskuterat strukturkompetens hos projektledare i flera andra inlägg här på bloggen:
De två certifieringsorganen – IPMA och PMP – beskriver väl kompetenskraven på en projektledare och i inläggen ovan kan du läsar mer och teorier om projektledarskapet och de kompetenskravs som följer med teorierna.
Ledarkompetens – Att kunna möta och leda människor i olika sammanhang
Lite beroende på sammanhanget som ett projekt finns inom och företagskulturen som råder så är behovet av att projektledaren agerar som ledare mer eller mindre uttalat.
Men det är aldrig någon nackdel att som projektledare ha förmågan att kommunicera, möta människor och bygga relationer.
En bra projektledare agerar som ledare och ser sina medarbetare som människor och vänner. En bra projektledare förstår också människors och intressenternas behov av god och tydlig kommunikation.
Vi har skrivit mycket om ledarskap här på bloggen och rekommenderar att du startar här:
Vissa uppfattas som, och agerar som ledare helt naturligt, medan de flesta av oss måste jobba med ledarskapet.
Även om vi saknar en naturlig fallenhet för ledarskapet så kan vi komma mycket långt genom att studera och vidareutbilda oss.
Hur agerar en bra projektledare?
Trots att det forskas på såväl projektledarens roll och kompetensområden, som på alla möjliga och omöjliga aspekter på ledarskapet, så är det massor av saker man inte lätt fångar i forskning eller kurser.
Mycket av det som skiljer en bra projektledare från en mindre bra handlar om hur vi agerar i olika situationer.
Här ska vi diskutera de punkter som vi på bloggen tycker är viktigast när det kommer att vara en bra projektledare
Att aktivt delta istället för att distanserat övervaka
En dålig projektledare är i ett projekt för att delta inte för att leda.
Ledaren ser till att människor förstår hur de ska bidra i projektet och på vilket vis, samtidigt som det finns en aktiv dialog om vad som är viktigt och hur uppgifter kan lösas effektivt och rationellt.
Den bra projektledaren tar ansvar över sin tidplan och ser till att projektet levererar resultat. I detta har personen en start bild av vad som ska prioriteras när.
Den ”deltagande” projektledaren prioriterar inte uppgifter, tar inget ansvar för projektet och lider ständigt av brist på resurser och tid.
Den ”deltagande” projektledaren anser att han eller hon lika fri från skuld, om något går snett, som den är när projektet levererar ett resultat.
Känner du inte riktigt igen dig i beskrivningen? Läs då gärna artikeln om hur en matrisorganisation fungerar. Där diskuterar vi bland annat hur en svag matrisorganisation har en svag projektledare, med då finns det sannolikt andra ledare som täcker upp för detta.
Effektivitet – Personlig så väl som organisation
En bra projektledare hushållar med sin och organisationens tid och energi. Några exempel på detta är:
- Projektledaren har bra möten. Det är väl förberedda möten med tydlig agenda som människor ser fram emot och som fyller ett tydligt syfte och behov hos de som deltar.
- Projektledaren tar stort ansvar för att styra sin egna tid.
- Projektledaren öppnar för feedback i syfte att förbättra verksamheten och jobbar aktivt med ständiga förbättringar.
En bra projektledare är proaktivt inte reaktiv
En bra projektledare tänker framåt, försöker förutse hur olika händelsescenarion kan utveckla sig.
En projektledare ser också vilken information som behövs när, och av vem, vilket gör att man alltid är på framkant med dokumentation, rapporter och underlag.
Det aktiva arbetet med att förstå och identifiera vad som krävs innebär att projektet bedriver stor del av sin verksamhet i form av planerad verksamhet istället för att ständigt jaga fram leveranser, rapporter och information i form av brandkårsutryckningar.
En bra projektledare är en fantastisk förhandlare
En bra projektledare förstår hur försäljning och förhandling fungerar vilket innebär att personen strävar efter att hitta win-win lösningar. Det kan gälla såväl internt som externt.
En bra projektledare ser också till att vara förankrad i organisationen, hos höga beslutsfattare, hos såväl den egna organisationen som hos leverantörer och kunder.
Personen filtrerar också det som händer i projektet och väljer att lyfta och eskalera det som krävs, till styrgrupp och högre management, samtidigt som personen strävar att lösa så mycket han eller hon kan på sin nivå.
Detta bygger förtroende hos samtliga inblandade och bidrar till att göra projektledaren mer trovärdig som förhandlingspartner vilket i sin tur förstärker förmågan att förhandla fram bra lösningar.
Sammanfattning – Hur är en bra projektledare?
Det är inte enkelt att slå fast hur en bra projektledare agerar och fungerar i sitt sammanhang då svagheter kan uppvägas av styrkor och behoven varierar kraftigt beroende på förutsättningarna i varje projekt.
Med det sagt så kan vi säga att det går att läsa sig till vad för ansvarsområden och kompetenser som är viktiga hos en projektledare i exempelvis IPMAs och PMPs översikter. Ingen blir en sämre projektledare för att han eller hon har den kunskapen!
Vi har också diskuterar att det med projektledarskapet kommer ett ansvar att leda. Även här går det att utbilda sig och utveckla sin förmåga.
Men till syvende och sist så är det hur vi faktiskt agerar i våra projekt som avgör om vi gör ett bra jobb som projektledare eller inte.