Här kommer vi gå igenom hur du planerar ett projekt på ett effektivt sätt. Vi kommer att utforska olika strategier och tekniker som kan hjälpa till att säkerställa framgångsrika resultat.
Det vi presenterar här följer någon form av ”best-practice” när det kommer till att minimera risker och optimera resultat. Vi beskriver ett projekt i fyra faser.
- Det första steget är att tydligt definiera målen för projektet. Det är viktigt att ha en tydlig vision från början, så att hela teamet är inriktat på samma resultat.
- Steg två blir att ta fram en detaljerad plan som inkluderar tidslinjer, arbetsuppgifter och resursallokering. Här organiserar vi projektet och etablerar arbetsmetoder vi ska använda oss av.
- Efter planen är klar är det dags att gå till genomförande.
- När projektet når sitt slutförandestadium bör du noggrant utvärdera resultaten mot de ursprungliga målen.
Det här är ett vanligt upplägg, men det finns projektstyrningsmodeller som är mer anpassade till vissa tillämpningar och metoder. De kan ha fler faser.
Nu till detaljerna!
Steg 1: Definiera projektet
I starten av ett projekt är det viktigt att definiera målen och omfattningen tydligt. Vi kan inte skapa ett projekt om vi inte har den tydligheten på plats.
Först och främst bör du identifiera projektets mål och syfte. Därefter måste du definiera projektets omfattning och vilka resurser som behövs. Det här är ganska mycket jobb även om det ryms i men mening. Vi kan behöva skriva kravspecar, göra olika förstudier, riskanalyser och kostnadsuppskattningar för att komma i mål med arbetet.
Du behöver också fastställa tidslinjen för projektet, inklusive eventuella milstolpar och tollgates, eller motsvarande, enligt den projektstyrningsmodell som ska används.
Det är även viktigt att klargöra vilka intressenter som är involverade och deras förväntningar.
Utifrån det här arbetet så kan vi skapa ett projektdirektiv som ger stöd för fortsatt arbete.
Genom att definiera projektet ordentligt från början, framför allt gällande de effektmål som finns, hjälper du till att fastställa rätt riktning och minimera eventuella missförstånd eller hinder längre fram i processen.
Med det sagt så är det ett tidigt skede i projektet och det finns tid att utreda och jobba med det som är oklart.
Definiera projektets mål och syfte
Målet och syftet med projektet tas fram genom analys av de önskade resultaten – vi pratar ofta om effektmål som är det vi vill uppnå i grund och botten – och projektets ändamål.
Genom att skapa ett tydligt mål och syfte för projektet kan man undvika missförstånd, osäkerhet eller felaktig inriktning som kan påverka projektets framsteg eller resultat. Att fastställa målen ger också möjlighet att betona vikten av varje steg i planeringsfasen, vilket leder till effektivare användning av resurser och minskad risk för förseningar eller bristande kvalitet i projektresultatet.
Identifiera projektets omfattning och begränsningar
För att säkerställa ett framgångsrikt projektet måste projektets omfattning och begränsningar fångas noggrant.
Genom en grundlig analys kan projektteamet skapa en helhetsbild av vad som är möjligt att åstadkomma inom den tilldelade resursbudgeten och tidslinjen. Att identifiera områden där mer information behövs eller ytterligare klargöranden krävs, hjälper till att minimera osäkerhet och underlättar en smidig genomföring av projektet.
Utkomst av definiera fasen
Utgångskriterier
- Definierade mål: Alla projektets mål och syften är tydligt definierade och dokumenterade.
- Projektomfång: En klar bild av projektets omfång är fastställd, inklusive alla nödvändiga resurser och krav.
- Stakeholder-godkännande: Alla viktiga intressenter har granskat och godkänt projektdirektivet.
- Riskanalys: En första riskanalys har genomförts, och potentiella risker har identifierats.
- Budgetram: En preliminär budget har fastställts och godkänts av berörda parter.
- Tidsplan: En grov tidsplan för projektet har skapats, inklusive viktiga milstolpar och deadlines.
Leverabler
- Projektdirektiv: Ett dokument som innehåller detaljer om projektets mål, omfång, tidsplan, och budget.
- Stakeholderanalys: En lista över alla viktiga intressenter med detaljer om deras roller och ansvar i projektet.
- Kravspecifikation: En detaljerad lista över alla krav som projektet måste uppfylla. Kanske finns också en övergripande designlösning om det är en produkt vi ska ta fram.
- Resursplan: En plan som beskriver vilka resurser som behövs för projektet, inklusive personal, material och teknik. Den här är ofta ett utkast i det här läget.
- Kommunikationsplan: En plan som beskriver hur kommunikationen inom projektet ska hanteras, inklusive möten och rapportering. Det här är ofta ett utkast i det här läget.
- Riskhanteringsplan: En plan som beskriver hur identifierade risker ska hanteras och minimeras under projektets gång. Det här är ofta ett utkast i det här läget.
Steg 2: Planera projektet
När vi går in i planerafasen så har vi rett ut många oklarheter men vi har inte gjort en plan för hur vi ska skapa vårt projekt, ta fram våra resultat, förankra dem hos omgivningen, säkerställa att vår kund är nöjd osv.
Vi har kanske inte heller rett ut vilka kvalitetsstandarder vi ska följa,hur saker och ting ska överföras till förvaltande enheter eller hur vi ska styra kostnaden på vårt projekt och produkt.
Att det och mycket mer jobbar vi med här.
Skapa en projektplan
När man planerar ett projekt är det viktigt att skapa en projektplan. Det är en direkt fortsättning på projektdirektivet.
I arbetet med projektplanen så måste ni fastställa prioriteringsordningen mellan tid, teknik och innehåll, den så kallade projekttriangeln.
Steg 1: Identifiera mål och syfte för projektet
Det första steget i att skapa en projektplan är att tydligt identifiera målen och syftet med projektet. Här jobbar vi vidare på projektdirektivet och blir mer specifika.
Steg 2: Definiera projektets omfattning och resurser
Förståelse för vad som ingår i projektets omfattning och tillgängliga resurser är avgörande för en framgångsrik planering. Det här måste nu göras så noggrant att vi kan ta fram en detaljerad plan och kalkyl för arbetet.
Ofta gör projektledaren någon form av nedbrytning av projektet i mindre – gärna oberoende – delar i form av en Work Breakdown Structure (WBS).
WBSen ligger sedan till grund för hur arbetet planeras, kostnadsuppskattas och resurssätts.
Steg 3: Skapa en tidslinje med milstolpar
En tidslinje med tydliga milstolpar hjälper till att organisera arbetet och möjliggör kontroll av projektens framsteg. Det ger också ett sätt att kommunicera deadlines och skapa engagemang.
Steg 4: Tilldela ansvarsområden och deleger arbetsuppgifter
Att definiera klarhet kring vem som ansvarar för olika uppgifter inom projektet är viktigt för att undvika missförstånd och säkerställa effektivitet. Delegera specifika arbetsuppgifter hjälper också till att balansera arbetsbelastningen mellan teammedlemmarna.
Steg 5: Upprätta en budget
En projektbudget hjälper till att hålla koll på kostnader och se till att de är inom rätt gränser. Detta inkluderar identifiering av alla kostnadsfaktorer, uppskattning av kostnaderna och fördelningen av budgeten på olika områden.
Steg 6: Riskhantering
För att minimera eventuella problem eller hinder under projektets gång är det viktigt att identifiera och hantera risker i förväg. Genom att utveckla en plan för riskhantering kan du vara bättre förberedd för oönskade händelser.
I tidiga faser pratar vi väldigt mycket om ”vad” ett projekt ska göra. Nu börjar vi närma oss frågor om ”hur” projektet ska arbeta vilket måste redas ut i den här fasen.
Bestäm projektets tidplan och milstolpar
Med WBSen som grund tar vi i det här läget fram detaljerade tidplaner ofta i form av Gantt-scheman.
Då är det viktigt att se till inneboende beroenden och externa leveranser.
Sätt upp projektets resurser och budget
För att genomföra ett projekt är det viktigt att planera och fördela resurser samt upprätta en realistisk budget. Det innebär att identifiera och tilldela lämpliga resurser såsom arbetskraft, material, provutrustning, produktionskapacitet och träningsdata.
En tabell kan användas för att visa de olika resurser som behövs för projektet, inklusive deras kostnader och tidsåtgång. Genom att tydligt organisera projektets resurser och budget kan man effektivt hantera och följa upp kostnader samt säkerställa att projektet genomförs framgångsrikt.
Här nedan ser du ett exempel på en tabell som visar projektets resurser och tillhörande kostnader:
| Resurs | Beskrivning | Kostnad (SEK) |
|---|---|---|
| Arbetskraft | Anställda personer som utför projektuppgifter | 500 000 |
| Material | Råmaterial som krävs för produktion av produkter | 200 000 |
| Utrustning | Maskiner eller verktyg som används i produktionsprocessen | 300 000 |
| Tekniksupport | Extern hjälp med tekniska problem eller utveckling av programvara | 100 000 |
Genom att ha en detaljerad översikt över alla resurser och deras tillhörande kostnader kan man noggrant planera sin budget, undvika överkostnader eller brist på resurser under projektets gång.
Organisera projektet
När du kommit en bit in i planeringsfasen så måste du ha en idé om hur du ska organisera ditt projekt.
När vi tittar övergripande, och kanske utifrån, på ett projekt så ser vi olika faser i projektet, på det sätt vi beskriver här. Men nu börjar vi närma oss frågor kring projektets inre liv. Det vi kallar projektmetodik.
Ett projekt som använder scrum-metodik kommer inte organisera sig om ett mer traditionellt projekt, för att nämna ett exempel.
Så nu är det dags att reda ut hur ni inom projektet ska jobba!
Vill du ha inspiration till vad projektledaren ska göra och hur projektledningen ska formas så föreslår jag att du följer länkarna.
Utse projektledare och möjliga teammedlemmar
Att utse en projektledare och teammedlemmar är ett viktigt steg i projektplaneringen. För att säkerställa effektiv genomförande av projektet är det avgörande att ha rätt personer på rätt plats.
Utöver detta är det också viktigt att tydligt definiera rollerna och ansvarsområdena för både projektledaren och teammedlemmarna. Detta bidrar till att undvika missförstånd och säkerställa effektiv kommunikation inom gruppen.
Fördela uppgifter och ansvar
Uppdelning av arbetsuppgifter och ansvar är viktigt för att säkerställa projektets framgång. Det är nödvändigt att skapa tydliga roller och ansvar för varje medlem inom projektet. Utifrån individuella styrkor och kompetensområden bör specifika uppgifter fördelas. För att hantera arbetsprocessen effektivt behövs en övergripande struktur. Det är också viktigt att kommunicera ansvarsfördelningen tydligt till alla berörda parter.
Skapa kommunikationskanaler och rapporteringsstrukturer
Skapa kommunikationskanaler och rapporteringsstrukturer handlar om att skapa effektiva metoder och strukturer för att kommunicera och rapportera i ett projekt. Det är avgörande för att säkerställa tydlig kommunikation, samarbete och effektiv återkoppling.
| Guide: |
| 1. Definiera kommunikationskanaler: Identifiera vilka kanaler som ska användas för intern och extern kommunikation i projektet. Exempel på kanaler kan vara e-post, videomöten eller projekthanteringsverktyg. |
| 2. Skapa en rapporteringsstruktur: Fastställ hur rapportering ska genomföras genom att definiera vilken information som ska rapporteras, till vem och med vilken frekvens. Det kan inkludera vecko- eller månadsrapporter eller statusuppdateringar. |
| 3. Se till att kommunikationen är öppen och transparent: Säkerställ att alla projektmedlemmar har tillgång till en gemensam plattform eller verktyg där all kommunikation dokumenteras. På så sätt kan alla ha insyn i vad som diskuteras och beslutas. |
Se även till att dokumentera alla viktiga möten och beslut för framtida referens, samt möjliggör att teammedlemmarna kan ge feedback eller ställa frågor under hela projektets gång.
Förbättra kommunikationsflödet genom att använda professionella språkkunskaper i skriftlig korrespondens och genomföra regelbundna möten för att kontinuerligt utvärdera kommunikationsprocessen. Det är viktigt att skapa en trygg och respektfull atmosfär där alla känner sig bekväma med att dela sina åsikter och tankar.
I det här arbetet så ska intressentanalysen färdigställas och intressenterna ska grupperas och kopplas till olika informationskanaler så att alla får rätt information vid rätt tillfälle.
Utkomst av planeringsfasen
Utgångskriterier
- Detaljerad projektplan: En omfattande projektplan med specificerade aktiviteter, tidsramar och ansvariga har utarbetats.
- Godkänd budget: En detaljerad och godkänd budget som omfattar alla projektets kostnader finns på plats.
- Resursallokering: Alla nödvändiga resurser, inklusive personal och material, har identifierats och tilldelats.
- Klara kommunikationsvägar: Tydliga kommunikationsvägar och rapporteringsstrukturer har etablerats.
- Riskhanteringsstrategier: Strategier för att hantera identifierade risker har utvecklats och godkänts. Läs gärna mer om risk management här.
- Godkända Leveransmål: Alla leveransmål har granskats och godkänts av projektets intressenter.
Leverabler
- Detaljerad Projektplan: Ett dokument som innehåller en detaljerad plan för projektets genomförande, inklusive aktiviteter, tidsramar och ansvariga.
- Budgetdokument: Ett dokument som detaljerat beskriver projektets budget, inklusive kostnadsuppskattningar och finansieringskällor.
- Resursplan: En uppdaterad resursplan som detaljerat beskriver tilldelningen av resurser till olika aktiviteter och uppgifter.
- Kommunikationsplan: En detaljerad kommunikationsplan som beskriver hur information ska delas mellan projektets medlemmar och intressenter.
- Riskhanteringsplan: En detaljerad plan som beskriver hur projektets risker ska hanteras, inklusive förebyggande åtgärder och svarstrategier.
- Kvalitetsplan: En plan som beskriver hur projektets kvalitetsmål ska uppnås, inklusive kvalitetskontroll och kvalitetssäkring.
Steg 3: Genomför projektet
Med planeringen som grund så fattar intressenterna ett beslut om att genomföra projektet och projektet går in i en annan fas.
- Här blir det viktigt att följa och styra arbetet.
- Arbeta med hinder och avvikelser.
- Riskhantering.
- Beslutsfattande.
- Omplaneringar för att möta nya förutsättningar.
Vi utvecklar inte detta mer då det ligger utanför det tänka innehållet i det här inlägget.
Steg 4: Avsluta projektet
Här finns möjligheten att dra lärdomar från projektet och också kontrollera hur väl man lyckades med sina mål. Inte minst vad gäller mjuka värden som kommunikation.
Sammanfattning
Vi har gett en översikt i hur du kan planera ett projekt och vilka viktiga delar du måste beakta. Vi har gjort en stor skillnad mellan projektramverket med fyra olika faser och projektmetodiken som används i projektet.
Den senare har vi knappt diskuterat. Det kan kännas märkligt och ovant om du är relativt ny som projektledare men i större organisationer och sammanhang så är det väldigt vanligt att dela upp projekten på detta vis.
Vanliga frågor
Fråga 1: Vad är det första steget i att planera ett projekt?
Svar: Det första steget i att planera ett projekt är att definiera målen och syftet med projektet. Det är viktigt att ha en klar bild av vad du vill uppnå och varför.
Fråga 2: Vilka är de viktiga elementen i en projektplan?
Svar: En projektplan bör innehålla en tydlig projektbeskrivning, mål och delmål, tidslinje, resursplanering, riskhantering och kommunikationsstrategi.
Fråga 3: Hur skapar jag en tidslinje för mitt projekt?
Svar: För att skapa en tidslinje för ditt projekt behöver du identifiera alla aktiviteter och deras beroendeförhållanden. Använd en tidslinje verktyg, som Gantt-diagram, för att visualisera aktiviteternas ordning och tidsramar.
Fråga 4: Vad är en resursplan och varför är den viktig?
Svar: En resursplan identifierar de resurser som behövs för att genomföra projektet, till exempel personal, verktyg och utrustning. Det hjälper till att säkerställa att resurserna är tillgängliga när de behövs för att undvika förseningar.
Fråga 5: Hur kan jag hantera risker i mitt projekt?
Svar: För att hantera risker i ditt projekt bör du först identifiera potentiella risker och deras påverkan. Skapa sedan en riskhanteringsplan som inkluderar förebyggande åtgärder och en plan för att hantera riskerna om de uppstår.
Fråga 6: Hur kan jag kommunicera effektivt med mitt projektteam?
Svar: För att kommunicera effektivt med ditt projektteam behöver du etablera en tydlig kommunikationsstrategi. Använd regelbundna möten, projektplattformar och digitala verktyg för att hålla alla informerade och engagerade i projektets framsteg.
