Vad är viktiga egenskaper hos en projektledare? Statistik | Erfarenhet

Frågar du någon vad som är viktiga egenskaper hos en projektledare så varierar nog svaret.

Här är några exempel på faktorer som påverkar individers och organisationers syn på projektledaren:

• Storleken på projektet
• Företagskultur
• Projektets utmaningar
• Driftsformer

Ska vi vara lite mer korrekta och vetenskapliga så kan vi säga att synen på vad en projektledare ska hantera, och vilka viktiga egenskaper projektledaren ska ha, är kända och allmänt accepterade.

Men vikten och prioriteringen mellan vad som är viktigt och önskvärt varierar från projekt till projekt och från företag till företag.

I det här inlägget tittar vi på två olika sammanställningar, och två olika källor, över vad som viktiga egenskaper hos en projektledare.

Den första genomgången bygger på en sammanställning av platsannonser och den andra bygger på ett mer erfarenhetsmässigt och akademiskt resonemang.

Titta gärna på inlägget där jag försöker besvara frågan vad gör en projektledare om du vill sätta kraven på egenskaper i ett sammanhang.

Olika fokus när det gäller egenskaper hos en projektledare

Vi gå igenom och analysera två undersökningar och jämföra resultaten med varandra.

Tyvärr blir det lite som att jämföra äpplen med champinjoner då den första undersökningen är allmän och bred medan den andra fokuserar på mjuka egenskaper hos en projektledare.

Men trots att det haltar lite mellan underlagen så tycker jag jämförelsen är intressant. Hur många viktiga mjuka ledaregenskaper hos projektledare tror ni platsannonserna innehåller exempelvis?

Med mjuka egenskaper menar vi viktiga förmågor hos en projektledare som används i relationen relativt andra människor.

Du får svar på frågan längre ned!

Jag tycker mjuka förmågor är viktiga egenskaper hos en projektledare.

Som ledare är vi också ansvariga för att leda oss själva. Den aspekten är det är ytterligare en aspekt i det mjuka ledarskapet men den utelämnar vi här. Du kan läsa mer om att leda sig själv som ledare om du följer länken.

Finns det mjuka delar i ledarskapet så finns det rimligen ”hårda” delar också. Det är domänkunskap, erfarenhet, projektcertifieringar och formell utbildning.

Att leda projekt och utvecklas i det handlar mycket om att hantera och utveckla både hårda och mjuka delar.

Vad säger platsannonserna om en projektledares viktiga egenskaper

Materialet i tabellen här nedanför kom kommer från olika undersökningar som utbildning.se genomfört under åren. Datan kommer ifrån att man studerar platsannonser under året och analyserar viktiga kunskaper eller egenskaper som lyfts fram där.

	Egenskap som efterfrågades i annons	2019 (600 studerade)	2018 (400 studerade)
–	1. Examen	42,0 %	39,5 %
⇑	2. Självständig	33,5 %	15,1 %
⇑	3. Effektiv	28,9 %	–
⇓	4. Strukturerad	27,2 %	24,9 %
⇑	5. Positiv	26,7 %	–
⇑	6. Strategisk	25,9 %	–
⇓	7. Pedagogisk	23,9 %	18,4 %
⇑	8. Självsäker	23,7 %	12,8 %
⇓	9. Driven	21,4 %	27,0 %
⇓	10. Budgetansvar	19,8 %	15,1 %
⇑	11. Nyfiken	17,6 %	–
⇑	12. Kreativ	17,5 %	12,3 %
⇑	13. Samarbetsvillig	17,1 %	12,1 %
⇓	14. Flexibel	16,8 %	17,9 %
⇓	15. Social	16,8 %	14,9 %
⇑	16. Ansvarsfull	16,4 %	–
⇓	17. Detaljmedveten	11,5 %	11,3 %
⇑	18. Inspirerande	11,5 %	8,3 %
⇑	19. Relationsskapande	11,5 %	–
⇓	20. Lyhörd	11,3 %	12,1 %

Ut från 2018 års lista åkte: Agil, flexibel, initativtagande, lättlärd, resultatinriktad och office-paketet.

Av de första 10 egenskaperna listade i tabellen ovan så hittar jag endast en ledaregenskap och det handlar om att ledaren ska vara pedagogisk. I det kan vi – kanske lite elakt – tolka in att projektledaren vet mer och fungerar som någon sorts handledare och mentor i organisationen.

Det är en väldigt snäv syn på projektledarskapet om så är fallet.

De övriga 10 punkterna handlar om formell utbildning eller allmänt positiva egenskaper hos de flesta människor i arbeteslivet: Du ska vara positiv, effektiv, strukturerad och självständig.

Lite längre ner på listan, mot slutet, kommer önskade egenskaper hos moderna ledare i de flesta organisationer.

11 egenskaper en projektledare ska ha – Lite mer erfarenhetsmässigt och vetenskapligt

Ledarskap

Projektledaren ska personifiera uppdraget och ena gruppen kring den uppgift projektet har. Egentligen är den här egenskapen överordnad de som kommer nedan. Övriga rubriker är exempel på ledarskapsförmågor.

Konflikthantering

I de flesta grupper finns konflikter. Gott ledarskap kan minska konflikterna men det går aldrig att helt bortse från att en ledare måste kunna hantera konflikter i en grupp.

Team building

Att skapa en grupp och gruppkänsla bland de man leder gynnar alla. Men en god ledare bidrar inte bara till att projektets innersta grupp är sammansvetsat och väl fungerande. En duktig projektledare bygger ett team som är större och inkluderar kund, styrgrupp, chefer och andra intressenter i arbetet.

Coachning

En duktig projektledare utför inte bara uppgiften med de resurser som ges utan bygger kunskap, kompetens och duktiga människor genom sitt ledarskap.

Förhandling

En projektledare förhandlar hela dagarna. Det är linjechefer, styrgrupp, kund, teammedlemmar, underleverantörer och en rad olika aktörer som projektledaren måste hantera och komma till olika uppgörelser med.

Det leder oss in på nästa del!

Beslutsfattande

En projektledare måste kunna fatta beslut. Ofta på ofullständiga grunder. Då är erfarenhet en viktig del. En annan viktig del är att projektledaren kan skapa sig en plattform där besluten accepteras och inte rivs upp av andra.

Politisk och kulturell medvetenhet

Räkna med att du som projektledare måste hantera såväl internpolitik som svåra situationer gentemot underleverantörer och kunder. En del i det är att ha förståelse för, och en förmåga att jobba med, olika kulturer inom företag och i internationella sammanhang.

Motivation

En effektiv grupp eller person måste ha en viss nivå av motivation för att prestera väl på arbetsplatsen. Projektledaren är fokuspunkten i projektet när det kommer till att se och motivera andra.

Metoderna för det här kan variera. En metod är att formulera SMARTa mål. En annan metod kan handla om val av ledarskapsstil (transformativa ledarskapet ger ofta mer motiverade medarbetare som är drivs av intern motivation).

Förtroendeskapande

En projektledare måste kunna skapa förtroende hos den eller de som man jobbar med. Går inte det så är projektledarjobbet otroligt svårt. Vissa har en naturlig möjlighet att skapa förtroende hos sin omgivning, andra har inte den förmågan. Då får vi som projektledare hitta andra metoder att skapa förtroende.

Min personliga uppfattning är att en av de saker som indirekt skapar stort förtroende för projektledare är välfungerande team.

Kommunikation

När vi som projektledare gör fel så handlar det väldigt ofta om kommunikation. Det här är något man är mer eller mindre bra på naturligt, men medvetenhet om att detta är viktigt räcker långt. Om du tycker det är viktigt så lägger du naturligtvis ner tid på att säkerställa kvalitén.

Påverkan

Som projektledare måste du kunna interagera och påverka din omgivning. Det handlar mycket om social förmåga och självförtroende. Sedan skadar det inte om du är duktig på nästan allt annat vi nämnt ovan.

Vad är då bra egenskaper hos en projektledare?

Som ni ser i sammanställningarna ovan så går det att ha många krav och höga förväntningar på en projektledare.

Kanske skulle det gå att rangordna dem lite men jag vet inte om det går att göra en kort lista med exempelvis tre punkter som sammanfattar vad som är bra egenskaper hos en projektledare.

Det beror väldigt mycket på sammanhanget helt enkelt. Med det sagt så skulle jag, trots allt, vilja lyfta fram två väldigt övergripande saker som jag tycker är viktigt:

• En duktig ledare har självinsikt och kan med det kompensera för sina mindre goda sidor.
• En duktig projektledare har en kunskap och ett medvetande om vad som krävs för att ett projekt ska fungera bra.

Ett sätt att skapa den förståelsen är att certifiera sig som projektledare.

Finns det ett facit?

IPMA, som är ett av certifieringsorganen för dig som vill bli certifierad projektledare, lyfter fram tre övergripande områden som projektledaren ska bevaka enligt nedan.

1. People & Purpose
2. Processes & Resources
3. Project Results

Även om IPMA-certifieringen är väldigt bra så lyfter den inte direkt fram personliga egenskaper och mänskligt beteende. Den är mer teoretiskt orienterad och beskriver vilka områden ett projekt, och en projektledare, ska hantera.

Jämförelser mellan listorna – Slutsatser

Om vi jämför den första undersökningen med den mer akademiska listan som följer så ser vi skillnader som är intressanta att reflektera kring.

Den första listan är ganska allmän, utom möjligtvis mot slutet då vi kommer till ledarskapsfrågor.

Den senare beskriver en ganska senior roll, som kanske ställer allt för höga krav på många teamleaders eller projektledare i mindre interna projekt.

Kanske är vi då tillbaka till att önskade egenskaper hos en projektledare beror mycket på sammanhanget.

Saknas några viktiga egenskaper hos en projektledare?

Vad säger du. Har jag fått med alla viktiga egenskaper hos en projektledare ovan?

Jag funderade om jag kunde göra mer med materialet här.

Gick det att rangordna och bestämma vad som är den viktigaste egenskapen för en projektledare exempelvis.

Men jag tror att projektledarskapet är alldeles för omfattande för att man ska kunna göra något sådant. Eller?